Quản lý Gói, thẻ đã bán

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Trong ngành làm đẹp, việc phát hành Gói dịch vụ (liệu trình tắm trắng, triệt lông, combo gội đầu…) và Thẻ tài khoản (thẻ trả trước, thẻ hội viên nạp tiền) là chiến lược quan trọng để giữ chân khách hàng và tăng dòng tiền. Tính năng quản lý Gói, thẻ đã bán giúp chủ Spa/Salon theo dõi chi tiết tình trạng sử dụng, hạn dùng và thực hiện các nghiệp vụ quản lý linh hoạt đối với các loại thẻ này sau khi đã bán cho khách.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Theo dõi chặt chẽ: Nắm bắt chính xác khách hàng nào còn bao nhiêu buổi liệu trình, số dư tiền trong thẻ là bao nhiêu để nhắc khách đến sử dụng.
• Linh hoạt hạn dùng: Dễ dàng gia hạn thêm thời gian sử dụng cho khách hàng thân thiết hoặc bảo lưu gói dịch vụ khi khách đi công tác xa.
• Quản lý tập trung: Tìm kiếm và lọc nhanh danh sách các thẻ sắp hết hạn hoặc đã dùng hết để có kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

• Tình huống: Một khách hàng tên Hà Thu đến Spa và hỏi: “Chị còn bao nhiêu buổi chăm sóc da chuyên sâu trong gói đã mua?”. Bạn cần kiểm tra nhanh thông tin này trên hệ thống để trả lời khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Xem thông tin tại màn hình Gói, thẻ đã bán

1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Khách hàng → chọn Gói, thẻ đã bán.

2. Hệ thống mặc định hiển thị danh sách Gói dịch vụ bán trong tháng này. Bạn có thể thay đổi bộ lọc để tìm kiếm chính xác:
   • Loại hàng: Chọn Gói dịch vụ (để tìm liệu trình) hoặc Thẻ tài khoản (để tìm thẻ tiền).
   • Tìm kiếm: Nhập tên khách hàng “Hà Thu” hoặc số điện thoại của khách.
3. Kết quả hiển thị sẽ cho bạn biết tên gói, số lượng buổi còn lại và hạn sử dụng của khách hàng Hà Thu.

• Cách 2: Xem thông tin tại màn hình Khách hàng

1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Khách hàng → chọn Khách hàng.

2. Tìm kiếm khách hàng đang cần xem thông tin → chọn tab Gói dịch vụ, liệu trình → hệ thống hiển thị thông tin gói dịch vụ, liệu trình của khách. Bạn chuyển sang tab Thẻ tài khoản nếu muốn xem thông tin tương ứng.

• Cách 3: Xem thông tin tại màn hình Thu ngân

1. Tại màn hình Thu ngân, bạn chọn vào tên Khách hàng.
2. Hệ thống hiển thị thông tin thẻ và gói tại tab Tổng quan và tab Thẻ & Gói DV.

III. Các tính năng nâng cao

1. Gia hạn sử dụng Thẻ dịch vụ

• Tình huống: Khách hàng sở hữu “Gói liệu trình chăm sóc da chuyên sâu 5 buổi” sẽ hết hạn vào ngày mai, nhưng do bận việc gia đình nên tháng qua không đến được. Spa hỗ trợ gia hạn thêm 1 tháng để tiếp tục sử dụng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Gia hạn cho từng thẻ, gói:
    • Cách 1: Trên màn hình Quản lý → Khách hàng → Gói, thẻ đã bán

1. Tại danh sách Thẻ & gói đã bán, tìm và kích vào mã thẻ/gói dịch vụ của khách hàng.
2. Tại thông tin chi tiết thẻ/ gói, bạn đưa chuột đến ô Hạn sử dụng → nhấn biểu tượng bút chì.

3. Chọn một ngày cụ thể trong tương lai hoặc chọn Vô hạn.
4. Nhấn Lưu để cập nhật.

• Cách 2: Trên màn hình Thu ngân

1. Nhấn vào tên khách hàng → chọn tab Thẻ & Gói DV.
2. Nhấn vào dòng gói/thẻ cần thay đổi thời gian.

3. Cập nhật thông tin → nhấn Lưu.

• Gia hạn hàng loạt (Ví dụ: Sự kiện tri ân, gia hạn cho toàn bộ khách)
  • Trên màn hình Quản lý → Khách hàng → Gói, thẻ đã bán → tích chọn vào ô vuông trước các mã thẻ cần gia hạn trên danh sách.
  • Chọn nút Thao tác → Chỉnh sửa HSD.

• Thiết lập hạn sử dụng mới và nhấn Lưu.

2. Bảo lưu và Kích hoạt lại Thẻ dịch vụ

• Tình huống: Khách hàng sắp đi công tác nước ngoài 3 tháng và muốn tạm dừng (bảo lưu) “Gói liệu trình chăm sóc da chuyên sâu 5 buổi” (đang có hạn dùng) để không bị trôi ngày sử dụng lãng phí. Sau khi về nước, khách hàng sẽ kích hoạt lại để dùng tiếp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Tại màn hình Quản lý → Khách hàng → Gói, thẻ đã bán
    • Bảo lưu gói/thẻ:

1. Tìm và kích vào mã thẻ của khách hàng.
2. Tại chi tiết gói/thẻ, nhấn nút Bảo lưu.
3. Xác nhận Bảo lưu.

4. Trạng thái thẻ sẽ chuyển sang “Đang bảo lưu” và thời gian hiệu lực sẽ tạm ngừng đếm ngược (chỉ áp dụng với thẻ có thời hạn).

• Kích hoạt lại:

1. Khi khách hàng quay lại, bạn tìm đến gói/thẻ đang bảo lưu.
2. Nhấn vào gói/thẻ → chọn Kích hoạt.
3. Xác nhận Kích hoạt

4. Thẻ sẽ hoạt động trở lại và khách có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ.

• Cách 2: Trên màn hình Thu ngân

1. Nhấn vào tên khách hàng → chọn tab Thẻ & Gói DV.
2. Nhấn vào dòng gói/thẻ cần thay đổi thời gian.

3. Nhấn Bảo lưu gói → chọn Xác nhận.

4. Để kích hoạt lại gói, thực hiện thao tác tương tự → chọn Kích hoạt gói → nhấn Xác nhận.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý Gói, thẻ đã bán trên ứng dụng di động hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: xem thông tin gói, gia hạn sử dụng, bảo lưu và kích hoạt lại gói dịch vụ.

1. Xem thông tin gói

• Tình huống: Bạn đang tư vấn trực tiếp tại giường spa và muốn kiểm tra nhanh khách hàng còn bao nhiêu buổi trong liệu trình mà không cần quay lại quầy thu ngân.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên ứng dụng KiotViet Salon, khi xem chi tiết khách hàng → ứng dụng hiển thị thông tin Gói dịch vụ, liệu trình và Thẻ tài khoản.

2. Chạm vào tên gói/thẻ để xem chi tiết.

2. Gia hạn sử dụng

• Tình huống: Khách hàng đến làm dịch vụ và thông báo gói sắp hết hạn, bạn đồng ý gia hạn thêm ngay trên điện thoại để khách yên tâm sử dụng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình chi tiết khách hàng → chọn gói/ thẻ cần gia hạn.
  2. Tại thông tin Hạn sử dụng → chạm Sửa.
  3. Chọn Vô hạn hoặc Ngày cụ thể.

3. Bảo lưu và kích hoạt

• Tình huống: Nhận được tin nhắn của khách xin bảo lưu gói do đi công tác, bạn thực hiện thao tác ngay trên ứng dụng điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình chi tiết khách hàng → chọn gói/ thẻ.
  2. Chạm Bảo lưu.
  3. Xác nhận Đồng ý.

4. Để kích hoạt lại khi khách quay về, bạn tìm đến gói đó, thao tác tương tự và chọn Kích hoạt → xác nhận Đồng ý.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!