Phát hành Hóa đơn điện tử trên KiotViet

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Phát hành Hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên KiotViet là giải pháp hỗ trợ salon, spa, cơ sở dịch vụ làm đẹp phát hành HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, tuân thủ theo các quy định pháp lý hiện hành. KiotViet cho phép kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp HĐĐT lớn (như KiotViet KV-EINVOICE, MISA, VIETTEL, VNPT), giúp quy trình thanh toán và xuất hóa đơn trở nên liền mạch và hiệu quả.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Chủ động và linh hoạt 24/7: Giúp chủ salon, spa chủ động trong việc lập hóa đơn hoặc xử lý các sai sót ngay khi có phát sinh giao dịch (thanh toán bill), bất kể thời gian nào.
• Xử lý triệt để độ trễ: Hỗ trợ giải quyết vướng mắc về khoảng cách thời gian giữa lúc khách hàng thanh toán và thời điểm lập hóa đơn, đảm bảo tính tức thời.
• Thao tác đơn giản: Hỗ trợ nhân viên thu ngân thực hiện quy trình phát hành hóa đơn từ máy tính tiền một cách đơn giản và không yêu cầu chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn.

II. Các thao tác cơ bản

Phần này sẽ hướng dẫn các thao tác cơ bản của tính năng, được trình bày qua các tình huống nghiệp vụ thực tế dưới đây:

1. Phát hành HĐĐT tự động tại màn hình Thu ngân

• Tình huống: Khi bạn đang thực hiện giao dịch tại màn hình Thu ngân, bạn muốn hệ thống tự động phát hành hóa đơn điện tử cho khách ngay sau khi thanh toán thành công để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hóa đơn được xuất tức thì.
• Điều kiện:

1. Bạn cần tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên Màn hình bán hàng khi thiết lập kết nối hóa đơn điện tử.

2. Tài khoản của bạn cần được cấp quyền Phát hành HĐĐT (trong mục Đơn hàng → Hóa đơn).

• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Thu ngân, bạn bật chế độ Tự động phát hành hóa đơn điện tử.

2. Khi bạn thực hiện thanh toán thành công cho một hóa đơn, KiotViet sẽ tự động gửi thông tin sang hệ thống của nhà cung cấp HĐĐT để phát hành hóa đơn.
3. Danh sách hóa đơn điện tử sau khi đã thanh toán được hiển thị trong pop-up Xử lý hóa đơn điện tử ở góc dưới màn hình để bạn theo dõi trạng thái, bao gồm:
   • Đang xử lý: Hệ thống đang gửi dữ liệu.
   • Đã phát hành: Hóa đơn đã được phát hành thành công.
   • Phát hành lỗi: Hệ thống không phát hành được hóa đơn do có lỗi.

4. Tại đây, bạn có thể In hóa đơn (bao gồm mã QR và mã tra cứu).

• Lưu ý: Sau khi phát hành thành công, bạn cần đăng nhập vào phần mềm của nhà cung cấp HĐĐT để thực hiện thao tác gửi thông tin đến Cơ quan Thuế. (Riêng với nhà cung cấp KV-EINVOICE, bạn có thể thiết lập để hệ thống tự động gửi đi ngay khi phát hành).

2. Phát hành hoặc Chuyển HĐĐT hàng loạt trên trang Quản lý

• Tình huống: Khi bạn không sử dụng tính năng phát hành tự động, hoặc bạn muốn cuối ngày/cuối ca xử lý (phát hành/chuyển) đồng thời nhiều hóa đơn cho các giao dịch đã hoàn tất.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn truy cập vào màn hình Quản lý, vào menu Đơn hàng → Hóa đơn.
2. Tích chọn các hóa đơn cần xử lý với điều kiện: hóa đơn có trạng thái Hoàn thành hoặc Đang xử lý và trạng thái HĐĐT là trống hoặc Phát hành lỗi.
3. Bạn nhấn Thao tác và chọn Chuyển (không áp dụng với nhà cung cấp Misa) hoặc Phát hành hóa đơn điện tử (tối đa 50 hóa đơn/lần) trên nhiều chi nhánh với nhiều nhà cung cấp khác nhau.

III. Các tính năng nâng cao

• Tình huống: Sau khi đã phát hành hoặc chuyển hóa đơn, bạn cần theo dõi trạng thái của các HĐĐT, xem lại bản thể hiện hóa đơn, hoặc lấy mã tra cứu để gửi cho khách hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Theo dõi trạng thái: Trên danh sách tại Giao dịch → Hóa đơn, KiotViet có thêm cột Trạng thái HĐĐT để bạn theo dõi tình trạng (Chưa phát hành, Đã phát hành, Phát hành lỗi, Đang xử lý, Đã chuyển nháp, Chuyển nháp lỗi)

• Xem và tra cứu: Trong chi tiết của một hóa đơn đã phát hành, bạn có các tùy chọn trong 3 chấm:

• Xem hóa đơn điện tử: Xem bản thể hiện của hóa đơn, có thể tải về hoặc in ra.

• Cách tra cứu hóa đơn điện tử: Sao chép mã tra cứu và đường link để gửi cho khách hàng tự tra cứu trên cổng của nhà cung cấp HĐĐT.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại hỗ trợ cửa hàng thực hiện thao tác phát hành tự động ngay khi hoàn thành hóa đơn và xem hóa đơn điện tử trên trang tra cứu HĐĐT của nhà cung cấp.

• Tình huống: Khi bạn đang sử dụng ứng dụng di động KiotViet Salon để tạo đơn và thanh toán cho khách, bạn muốn hóa đơn điện tử được phát hành tự động ngay khi giao dịch hoàn tất.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi bạn thực hiện thanh toán cho một hóa đơn, bạn chỉ cần tích Phát hành HĐĐT và mẫu in hợp lệ → ngay sau khi nhấn Hoàn thành, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin để phát hành hóa đơn.

2. Bạn chọn Xem ngay trên thông báo Đã phát hành HĐĐT hoặc vào chi tiết hóa đơn để xem thông tin. Tại đây, bạn sao chép và nhấn vào mã HĐĐT để chuyển đến trang tra cứu của nhà cung cấp để bạn tìm kiếm và xem thông tin hóa đơn.

3. Ngoài ra, khi xem chi tiết hóa đơn chưa được phát hành hóa đơn điện tử, bạn cũng có thể phát hành hóa đơn điện tử ngay tại đây.

• Lưu ý quan trọng: Để sử dụng được tính năng này, các thiết lập ban đầu (như kết nối với nhà cung cấp HĐĐT) và việc phân quyền cho nhân viên vẫn cần được thực hiện trên giao diện web của máy tính.

V. Thao tác trên Máy POS

Tính năng Phát hành Hóa đơn điện tử trên KiotViet Salon POS hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác phát hành tự động ngay khi hoàn thành hóa đơn.

• Tình huống: Khi bạn đang sử dụng KiotViet Salon POS để thanh toán đơn hàng cho khách, bạn muốn hóa đơn điện tử được phát hành tự động ngay lập tức.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi bạn thực hiện thanh toán cho một đơn hàng trên máy POS, bạn bật chế độ Tự động phát hành hóa đơn điện tử.

2. Ngay sau khi giao dịch được Hoàn thành, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin để phát hành hóa đơn.

• Lưu ý quan trọng: Để sử dụng được tính năng này, các thiết lập ban đầu (như kết nối với nhà cung cấp HĐĐT) và việc phân quyền cho nhân viên vẫn cần được thực hiện trên giao diện web của máy tính.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!