Hồ sơ khách hàng

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Hồ sơ khách hàng trên KiotViet Salon không chỉ là nơi lưu trữ thông tin liên lạc mà còn là “bệnh án” chi tiết của khách hàng. Tại đây, bạn có thể quản lý toàn diện từ Hình ảnh trị liệu (Album ảnh), Tài sản của khách (Thẻ/Gói) đến Lịch sử tài chính (Công nợ/Điểm thưởng).

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Kho dữ liệu hình ảnh chuyên nghiệp: Theo dõi sự thay đổi trước, sau.
• Quản lý tài sản minh bạch: Trả lời ngay lập tức câu hỏi “Chị còn bao nhiêu tiền/buổi?” của khách.
• Theo dõi lịch sử: Nắm bắt chi tiết từng lần khách đến làm dịch vụ hoặc mua hàng.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Thêm hình ảnh liệu trình cho khách

• Tình huống: Sau khi hoàn thành buổi chăm sóc da hoặc làm xong một bộ nail cầu kỳ cho khách, bạn muốn chụp và lưu lại hình ảnh vào hệ thống để theo dõi kết quả cho lần hẹn sau.
• Điều kiện: Khách hàng đã có thông tin trên phần mềm và có lịch hẹn cụ thể.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Thu ngân, bạn chọn nhấn vào biểu tượng tùy chọn (3 dấu gạch ngang/bánh răng).
  2. Chọn Thêm hình ảnh.

3. Trên pop-up Thêm hình ảnh khách, bạn thực hiện:
   • Kiểm tra và chọn đúng thông tin: Khách hàng, Ngày sử dụng và Lịch hẹn cần lưu ảnh.
   • Nhấn Thêm ảnh để tải ảnh lên từ máy tính hoặc thiết bị.

• Nhập Ghi chú nếu cần (Ví dụ: “Ảnh sau buổi điều trị thứ 3”, “Màu nhuộm nâu tây ánh rêu”).
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện thao tác thêm hình ảnh ngay khi xem chi tiết khách hàng trên màn hình Thu ngân bằng cách chọn tab Lịch làm DV và nhấn +Thêm ảnh.

2. Quản lý Thẻ tài khoản & Gói liệu trình

• Tình huống: Bạn cần trả lời câu hỏi: “Chị còn bao nhiêu tiền trong thẻ?” hoặc “Gói chăm sóc da của chị còn mấy buổi?”.
• Thao tác thực hiện:
  • Cách 1: Trên màn hình Thu ngân

1. Tìm kiếm và nhấn vào tên khách hàng cần xem.
2. Chọn Thẻ & Gói DV.
3. Xem chi tiết: Hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin gồm Mã thẻ/Gói, Giá trị ban đầu, Giá trị còn lại và Ngày hết hạn.

4. Điều chỉnh (Khi cần thiết):
   • Kích trực tiếp vào mã thẻ hoặc mã gói cụ thể.
   • Chọn Điều chỉnh để sửa lại số dư tiền/số buổi (nếu có sai sót nhập liệu).
   • Chọn Gia hạn để kéo dài ngày sử dụng cho khách.
   • Chọn Bảo lưu nếu khách đi công tác xa dài ngày và muốn tạm ngưng sử dụng gói.

• Cách 2: Trên màn hình Quản lý → Khách hàng → Khách hàng

1. Tìm kiếm khách hàng đang cần xem thông tin
2. Chọn tab Gói dịch vụ, liệu trình → hệ thống hiển thị thông tin gói dịch vụ, liệu trình của khách.

3. Bạn chuyển sang tab Thẻ tài khoản nếu muốn xem thông tin tương ứng.

3. Xem Lịch sử Giao dịch

• Tình huống: Bạn cần tra cứu lại các hoạt động mua bán và sử dụng dịch vụ của khách.
• Thao tác thực hiện: Tại chi tiết khách hàng, trên màn hình Quản lý hoặc màn hình Thu ngân, chọn các tab tương ứng:
  • Tab Lịch sử bán/trả hàng (Lịch sử bán/trả/dùng): Để xem toàn bộ danh sách hóa đơn khách đã mua (gồm mua lẻ, mua gói, mua thẻ…).

• Tab Lịch làm dịch vụ: Để xem chi tiết từng lần khách đến trừ buổi trong liệu trình (Check-in). Hệ thống sẽ hiển thị rõ ngày giờ, dịch vụ đã làm và nhân viên thực hiện.

III. Các tính năng nâng cao

1. Xem, cập nhật và quản lý hình ảnh

• Tình huống: Khách hàng quay lại sau 1 tháng, bạn cần xem lại hình ảnh cũ để so sánh mức độ cải thiện của làn da hoặc xem lại mẫu tóc cũ khách đã cắt.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Thu ngân, Tìm kiếm và chọn tên khách hàng cần xem.
  2. Vào tab Lịch làm DV (Lịch sử làm dịch vụ).
  3. Tại danh sách các buổi làm dịch vụ, bạn có thể:
     • Xem chi tiết: Kích trực tiếp vào hình ảnh để phóng to.

• Cập nhật: Kích vào biểu tượng cây bút để thêm ảnh mới hoặc sửa ghi chú.

• Xóa ảnh: Nhấn vào biểu tượng thùng rác để xóa toàn bộ ảnh của buổi sử dụng.

2. Quản lý Công nợ & Tích điểm

Giúp Salon quản lý minh bạch tiền nợ và chương trình khách hàng thân thiết.

• Quản lý Công nợ:
  • Tại màn hình Quản lý → Khách hàng → Khách hàng → tìm kiếm và xem chi tiết khách hàng.
  • Vào tab Nợ cần thu từ khách để theo dõi số tiền khách còn nợ.

• Khi khách đến trả nợ, nhấn Thanh toán → nhập số tiền → Tạo phiếu thu để ghi nhận và trừ nợ.

• Khi cần điều chỉnh lại công nợ, nhấn Điều chỉnh → nhập Giá trị nợ điều chỉnh tại thời gian đã chọn → nhấn Lưu.

• Quản lý Tích điểm:
  • Tại màn hình Quản lý → Khách hàng → Khách hàng → tìm kiếm và xem chi tiết khách hàng.
  • Vào tab Lịch sử tích điểm để xem quá trình tích và tiêu điểm của khách.

• Nhấn Điều chỉnh nếu bạn cần tặng/giảm điểm thưởng thủ công cho khách (Ví dụ: Tặng điểm nhân dịp sinh nhật hoặc đền bù khiếu nại).

IV. Thao tác trên Điện thoại

Ứng dụng KiotViet Salon trên di động cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý hồ sơ khách hàng tương tự như trên máy tính, giúp bạn linh hoạt quản lý và chăm sóc khách hàng mọi lúc mọi nơi.

1. Xem thông tin khách hàng

Tính năng này cực kỳ hữu ích cho nhân viên tư vấn. Ngay trong quá trình tạo hóa đơn hoặc đặt lịch, bạn có thể nắm bắt nhanh toàn bộ thông tin quan trọng của khách để tư vấn tiếp mà không cần chuyển màn hình.

• Thao tác:
  • Khi Tạo hóa đơn/ Tạo lịch, bạn chạm vào tên khách hàng đã chọn.
  • Hệ thống hiển thị thông tin:
    • Thông tin chung: Tên khách hàng, nhóm khách hàng, điện thoại.
    • Tài chính & Tài sản: Số dư thẻ, Tổng nợ, Tổng điểm, số buổi còn lại của Gói DV, liệu trình.
    • Lịch sử mua sắm: Số lần Ghé thăm, Tổng bán.
    • Bạn nhấn vào từng thông tin để xem chi tiết.

2. Thêm nhanh hình ảnh khách hàng

• Tình huống: Bạn vừa làm xong mẫu tóc mới cho khách hàng Minh Anh và muốn chụp ảnh lưu lại ngay để làm tư liệu so sánh hoặc mẫu tham khảo.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên menu ứng dụng, chạm Thêm mới.
  2. Chọn Hình ảnh khách hàng.
  3. Tìm kiếm và chọn tên khách hàng.
  4. Chạm vào biểu tượng máy ảnh để chuyển đến màn hình Thêm ảnh khách hàng.

5. Tiếp tục chạm vào biểu tượng máy ảnh →  tải ảnh từ thư viện hoặc chụp ảnh trực tiếp.
6. Nhập Ghi chú (nếu cần) để mô tả chi tiết về ảnh.
7. Chạm Lưu để hoàn tất.

3. Xem lại lịch sử hình ảnh

• Tình huống: Trước khi bắt đầu làm dịch vụ mới, bạn muốn xem lại các kiểu tóc hoặc tình trạng da của khách ở những lần thực hiện dịch vụ trước để tư vấn phù hợp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập vào menu Nhiều hơn → chọn Khách hàng.
  2. Tìm kiếm và chạm vào tên khách hàng cần xem.
  3. Nhấn vào Quá trình sử dụng.
  4. Tại đây, danh sách các lịch hẹn cũ sẽ hiển thị kèm theo hình ảnh chi tiết (nếu có).

5. Bạn có thể chạm vào ảnh để xem rõ hơn.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!