Xuất hủy

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Đối với các Spa, Salon tóc hoặc Nail, trong quá trình vận hành sẽ không tránh khỏi việc các sản phẩm (mỹ phẩm, thuốc nhuộm, dầu gội…) bị hư hỏng, đổ vỡ, hết hạn sử dụng hoặc tiêu hao mà không thể trả lại nhà cung cấp. Hệ thống hỗ trợ chức năng Xuất hủy giúp bạn ghi nhận việc giảm trừ kho hàng thực tế và hạch toán chi phí này vào báo cáo tài chính.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý kho chính xác: Đảm bảo số lượng tồn kho trên phần mềm khớp với thực tế tại cửa hàng sau khi loại bỏ hàng hư hỏng.
• Hạch toán minh bạch: Giúp chủ salon/spa ghi nhận chính xác khoản lỗ do hàng hỏng, hàng hết hạn để tính toán hiệu quả kinh doanh thực tế.
• Kiểm soát thất thoát: Theo dõi được lịch sử, nhân viên thực hiện và lý do hủy hàng để có biện pháp quản lý phù hợp.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Tạo phiếu xuất hủy hàng hóa

• Tình huống: Trong quá trình dọn kho cuối tháng tại Salon, bạn phát hiện 02 chai serum bị vỡ do va đập và 01 chai nước hoa hồng đã hết hạn sử dụng. Bạn cần tạo phiếu xuất hủy để trừ kho các mặt hàng này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Hàng hóa → chọn Xuất hủy.

2. Trên màn hình Xuất hủy, kích chọn + Tạo phiếu.

3. Tại màn hình tạo phiếu, bạn tìm kiếm và chọn hàng hóa cần hủy (ví dụ: “serum”, “nước hoa hồng”) vào ô Tìm hàng hóa theo mã hoặc tên.
   • Lưu ý: Bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch hoặc nhập tên/mã sản phẩm. Nhấn biểu tượng  để chuyển đổi giữa chế độ Nhập thường (nhập số lượng thủ công) và Nhập nhanh (tự động cộng số lượng khi quét/chọn).
4. Nhập số lượng thực tế cần hủy cho từng mặt hàng. Hệ thống sẽ tự động tính Giá trị hủy theo công thức: Giá trị hủy = Giá vốn hàng hóa tại thời điểm tạo phiếu x Số lượng hủy.
5. Thay đổi thời gian tạo phiếu (nếu cần nhập bù cho ngày cũ) và nhập lý do vào ô Ghi chú (ví dụ: “Hàng vỡ, Hàng hết date”).
6. Kiểm tra lại thông tin và nhấn Hoàn thành để trừ kho ngay lập tức, hoặc Lưu tạm nếu chưa muốn trừ kho ngay.

Ngoài ra, bạn có thể thêm sản phẩm từ file excel theo mẫu của phần mềm. Thao tác như sau:

• Nhấn Tải file excel mẫu.
• Nhập thông tin hàng hóa cần xuất hủy.
• Trở lại màn hình nhấn Chọn file dữ liệu.

• Nhấn Thực hiện để đưa thông tin lên phần mềm.

2. Chỉnh sửa và hủy phiếu xuất hủy

• Tình huống: Bạn đã tạo phiếu xuất hủy cho lô mỹ phẩm hết hạn nhưng phát hiện ghi chú sai lý do hoặc muốn hủy bỏ phiếu này vì tìm lại được hóa đơn đổi trả nhà cung cấp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Chỉnh sửa:
    • Vào Hàng hóa → Xuất hủy, chọn mã phiếu cần sửa → thay đổi Thời gian, Nhân viên xuất hủy và Ghi chú bằng cách nhấn vào biểu tượng bút chì → thay đổi thông tin → nhấn biểu tượng v.

• Với phiếu xuất hủy có trạng thái phiếu tạm, bạn có thể Chỉnh sửa tất cả các thông tin trên phiếu.

• Hủy phiếu: Vào Hàng hóa → Xuất hủy, chọn phiếu cần hủy bỏ, bấm Hủy bỏ → xác nhận Hủy phiếu. Hệ thống sẽ cộng lại tồn kho cho các hàng hóa trong phiếu đã hoàn thành (coi như chưa từng xuất hủy).

III. Các tính năng nâng cao

1. Sao chép phiếu xuất hủy

• Tình huống: Mỗi tháng Salon đều có định mức xuất hủy một số lượng cố định các vật tư tiêu hao hỏng hóc giống nhau. Bạn muốn tạo nhanh phiếu mới dựa trên phiếu cũ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào Hàng hóa → Xuất hủy, chọn phiếu xuất hủy cũ cần sao chép.
  2. Nhấn Sao chép.

3. Hệ thống tạo ra một phiếu mới với đầy đủ thông tin hàng hóa tương tự, bạn chỉ cần điều chỉnh số lượng (nếu cần) và bấm Hoàn thành.

2. Tìm kiếm, sắp xếp và in ấn

• Tình huống: Cuối tháng, chủ Spa muốn rà soát lại toàn bộ các phiếu xuất hủy liên quan đến nhóm hàng “Tinh dầu” do nhân viên A thực hiện để đánh giá mức độ hao hụt.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tìm kiếm: Tại màn hình danh sách Xuất hủy, sử dụng bộ lọc bên trái để tìm theo: Mã xuất hủy; Mã, tên hàng hóa; Nhân viên xuất hủy; Người tạo; Chi nhánh; Thời gian hoặc Trạng thái.

• Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần.

• Tùy chọn hiển thị: Nhấn vào biểu tượng Tùy chọn để ẩn/hiện các cột thông tin cần thiết.

• Xuất file/In phiếu: Tại màn hình chi tiết hoặc danh sách, bạn có thể chọn Xuất file (Excel) để lưu trữ báo cáo hoặc In phiếu để lưu hồ sơ giấy tờ.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!