Nhập hàng

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Đối với các Spa, Salon tóc hay Tiệm Nail, việc quản lý nguồn vật tư tiêu hao (dầu gội, hóa chất, sơn móng…) và mỹ phẩm bán lẻ là vô cùng quan trọng. Tính năng Nhập hàng giúp bạn ghi nhận số lượng hàng hóa nhập kho, quản lý giá vốn chính xác và theo dõi công nợ với các nhà cung cấp.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tồn kho chính xác: Đảm bảo số lượng hóa chất, mỹ phẩm trong kho luôn khớp với thực tế để phục vụ khách hàng.
• Kiểm soát giá vốn: Tự động cập nhật giá vốn trung bình khi giá nhập thay đổi, giúp tính lãi lỗ chính xác cho từng liệu trình/dịch vụ.
• Quản lý công nợ: Theo dõi chi tiết số tiền cần trả cho từng nhà cung cấp, lịch sử thanh toán và các khoản chi phí nhập hàng phát sinh.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa tình huống thực tế cần tạo phiếu nhập hàng trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

• Tình huống: Salon của bạn vừa nhập về một lô hàng thuốc nhuộm từ nhà cung cấp “Mỹ phẩm ABC”. Bạn cần tạo phiếu nhập để ghi nhận hàng vào kho.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Hàng hóa, chọn Nhập hàng.
  2. Nhấn + Nhập hàng.

3. Chọn hàng hóa:
   • Tìm kiếm tên hàng (ví dụ: Thuốc nhuộm thảo dược) hoặc dùng máy quét mã vạch để chọn sản phẩm.
   • Nhập số lượng nhập và đơn giá nhập (nếu giá có thay đổi so với lần trước).
   • Lưu ý: Nếu hàng hóa có chương trình khuyến mãi (ví dụ: Mua 10 tặng 1 chính hàng hóa đó), bạn có thể nhấn dấu + thêm dòng hàng tặng với giá 0 đồng 0đ.
4. Chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm tên nhà cung cấp “Mỹ phẩm ABC”. Nếu là nhà cung cấp mới, kích dấu + để thêm nhanh.
5. Thanh toán:
   • Kiểm tra Tổng tiền hàng và nhập số tiền Giảm giá (nếu có).
   • Nhập số tiền thực tế bạn trả tại ô Tiền trả nhà cung cấp. Nếu chưa trả ngay, để số tiền là 0, hệ thống sẽ ghi nhận vào công nợ.
6. Nhấn Hoàn thành để nhập kho và lưu phiếu.

III. Các tính năng nâng cao

1. Nhập hàng từ file Excel và In tem mã

• Tình huống: Bạn nhập một danh sách dài gồm 100 mã màu sơn móng tay mới. Việc nhập thủ công từng mã rất lâu, bạn muốn nhập nhanh từ file Excel và in tem mã vạch để dán lên chai sơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Thêm sản phẩm từ file Excel:
    • Tại màn hình tạo phiếu Nhập hàng → nhấn Tải file excel mẫu → điền thông tin hàng hóa và lưu lại file.

• Quay trở lại phần mềm → nhấn Chọn file dữ liệu → nhấn Thực hiện và tiếp tục điền các thông tin thanh toán trước khi Hoàn thành phiếu.

• In tem mã: Sau khi tạo phiếu nhập xong, tại màn hình chi tiết phiếu nhập, nhấn In tem mã để dán ngay lên các sản phẩm vừa nhập.

2. Cập nhật, hủy và sao chép phiếu nhập

• Tình huống: Bạn phát hiện nhập sai đơn giá của lô mỹ phẩm vừa nhập xong, hoặc muốn nhập lại đơn hàng giống hệt tháng trước.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật:
    • Với phiếu nhập ở trạng thái Đã nhập hàng, bạn có thể sửa lại các thông tin như Thời gian, Nhân viên nhập hoặc Ghi chú bằng cách nhấn vào biểu tượng bút chì → thay đổi thông tin → nhấn biểu tượng v.

Lưu ý: Với phiếu nhập Đã nhập hàng nhưng chưa có tên nhà cung cấp → bạn có thể bổ sung Nhà cung cấp trên phiếu. Với phiếu nhập đã có tên nhà cung cấp → hệ thống không hỗ trợ thay đổi nhà cung cấp.

• Với phiếu nhập ở trạng thái Phiếu tạm, bạn nhấn Mở phiếu để thay đổi tất cả các thông tin.

• Hủy phiếu: Nếu nhập sai thông tin hàng hóa quan trọng, bạn cần Hủy bỏ phiếu cũ để tạo phiếu mới. Hệ thống sẽ trừ lại tồn kho và hủy công nợ tương ứng. Nếu phiếu nhập đã có phiếu chi thanh toán đi kèm, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn hủy luôn phiếu chi đó không.

• Sao chép: Mở phiếu nhập cũ, nhấn Sao chép. Hệ thống tạo phiếu mới y hệt, bạn chỉ cần điều chỉnh số lượng/giá nếu cần rồi nhấn Hoàn thành.

3. Tìm kiếm và xuất file

• Tình huống: Chủ Salon muốn xem tổng chi phí nhập hàng trong tháng này của chi nhánh A là bao nhiêu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Vào Hàng hóa → Nhập hàng.
  • Sử dụng bộ lọc và ô tìm kiếm để tìm đúng phiếu.

• Nhấn Xuất file để tải danh sách phiếu nhập tổng quan hoặc chi tiết về Excel phục vụ lưu trữ.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Nhập hàng trên ứng dụng KiotViet Salon giúp bạn nhập hàng linh hoạt ngay tại quầy hoặc trong kho mà không cần máy tính.

1. Tạo phiếu nhập hàng

• Tình huống: Nhà cung cấp giao thùng hàng mỹ phẩm đến. Bạn dùng điện thoại vừa kiểm đếm vừa quét mã vạch để nhập hàng ngay tại cửa.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại menu Nhiều hơn, chọn Nhập hàng.
  2. Chạm biểu tượng + để tạo phiếu mới.

3. Chọn nhà cung cấp: Chạm để chọn nhà cung cấp từ danh sách hoặc thêm mới.

4. Thêm hàng hóa: Chạm vào biểu tượng kính lúp để tìm tên hoặc biểu tượng dấu + để tạo sản phẩm mới. Nhập số lượng và đơn giá.

5. Thanh toán: Chạm vào nút Tổng bên dưới → ứng dụng chuyển sang màn hình Thanh toán. Nhập số tiền trả NCC, chọn phương thức (Tiền mặt/Chuyển khoản). Bạn cũng có thể ghi nhận các Chi phí nhập hàng, Chi phí nhập hàng khác (như phí vận chuyển) tại đây.
6. Chạm Hoàn thành.

2. Quản lý danh sách phiếu nhập

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra lại xem nhân viên đã nhập kho lô hàng chiều nay chưa.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên menu Nhiều hơn, chạm vào Nhập hàng.
  2. Danh sách các phiếu nhập hàng sẽ hiển thị.

• Để tìm kiếm phiếu nhập hàng bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp hoặc các bộ lọc Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh.

• Bạn có thể thay đổi giá trị hiển thị trên danh sách phiếu.

• Để sắp xếp phiếu nhập hàng, bạn chọn biểu tượng mũi tên 2 chiều → chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất.

• Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem chi tiết: hàng hóa nào đã nhập, số lượng bao nhiêu, đã trả tiền chưa.

• Tại đây, bạn có thể chọn 3 chấm để In phiếu, Chia sẻ phiếu hoặc Hủy phiếu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!