Trả hàng nhập

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Trong quá trình kinh doanh Spa/Salon, không tránh khỏi các trường hợp nhập hàng về nhưng phát hiện sản phẩm bị lỗi (vỡ lọ tinh chất, máy móc hỏng), hàng cận date, hoặc nhà cung cấp giao sai mã màu (thuốc nhuộm, sơn móng). Tính năng Trả hàng nhập giúp bạn ghi nhận việc trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp, tự động trừ tồn kho và cập nhật lại công nợ chính xác.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý kho chính xác: Đảm bảo số lượng vật tư tiêu hao trong kho giảm đi tương ứng với số hàng đã trả lại.
• Minh bạch công nợ: Ghi nhận rõ ràng khoản tiền nhà cung cấp cần hoàn trả hoặc trừ vào công nợ cho các lần nhập sau.
• Linh hoạt thao tác: Hỗ trợ trả hàng ngay cả khi không nhớ chính xác nhập từ phiếu nào (Trả hàng nhập nhanh) hoặc trả đích danh theo lô hàng đã nhập (Trả theo phiếu nhập).

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Trả hàng nhập theo phiếu nhập hàng (Khuyên dùng)

Đây là cách chính xác nhất vì hệ thống sẽ lấy đúng giá nhập của lô hàng đó để tính toán tiền trả lại.

• Tình huống: Hôm qua bạn vừa nhập lô 50 chai serum, nhưng hôm nay kiểm tra lại thấy có 10 chai giao sai mã. Bạn muốn trả lại đúng 10 chai của lô hàng hôm qua để đảm bảo giá vốn được tính đúng theo phiếu nhập đó.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Hàng hóa, chọn Nhập hàng.
  2. Tìm và chọn phiếu nhập hàng hôm qua.
  3. Nhấn Trả hàng.

4. Màn hình tạo phiếu trả hiện ra với đầy đủ thông tin hàng hóa của phiếu nhập đó.
5. Nhập số lượng hàng cần trả (10) vào cột Số lượng. Với các hàng hóa không trả, bạn để số lượng bằng 0 hoặc xóa dòng đó đi.
6. Kiểm tra số tiền cần nhận lại và bấm Hoàn thành.

2. Trả hàng nhập nhanh (Không theo phiếu nhập cũ)

• Tình huống: Bạn phát hiện trong kho có 5 chai serum bị rò rỉ nắp. Bạn muốn trả lại số hàng này cho nhà cung cấp “Mỹ phẩm ABC” để đổi hàng mới hoặc lấy lại tiền, nhưng không nhớ 5 chai này thuộc phiếu nhập ngày nào.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch, chọn Trả hàng nhập.
  2. Nhấn + Trả hàng nhập.

3. Chọn hàng hóa: Tìm kiếm tên/mã hàng hoặc Import từ file Excel (nếu danh sách nhiều).

4. Chọn Nhà cung cấp: Tìm kiếm tên “Mỹ phẩm ABC”.
5. Thanh toán:
   • Kiểm tra Tổng tiền hàng.
   • Nhập số tiền Tiền nhà cung cấp trả nếu họ hoàn tiền ngay (Tiền mặt/Chuyển khoản).
   • Nếu nhà cung cấp chưa trả tiền ngay (trừ công nợ), để số tiền là 0.

6. Nhấn Hoàn thành.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật, Hủy và Sao chép phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Bạn vừa tạo phiếu trả lại máy xông hơi bị lỗi, nhưng sau đó kỹ thuật viên báo lại là máy hoạt động bình thường, hoặc bạn ghi nhầm lý do trả hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật:
    • Với phiếu ở trạng thái Đã trả hàng, chọn mã phiếu cần sửa → thay đổi Thời gian, Nhân viên trả hàng và Ghi chú bằng cách nhấn vào biểu tượng bút chì → thay đổi thông tin → nhấn biểu tượng v.

• Với phiếu ở trạng thái Phiếu tạm, bạn nhấn Chỉnh sửa để thay đổi tất cả các thông tin.

• Hủy phiếu: Tìm phiếu cần hủy, nhấn Hủy phiếu→ xác nhận Hủy phiếu. Hệ thống sẽ cộng lại tồn kho và hoàn lại công nợ cho nhà cung cấp.

• Sao chép: Bạn có thể mở phiếu cũ, chọn Sao chép để tạo phiếu mới nhanh chóng.

2. Quản lý danh sách và xuất file

• Tình huống: Cuối tháng, chủ Salon cần tổng hợp danh sách các mặt hàng đã trả lại trong tháng để làm việc về công nợ với các đối tác cung cấp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tìm kiếm: Vào Hàng hóa → Trả hàng nhập. Sử dụng bộ lọc và ô tìm kiếm để tìm kiếm đúng phiếu.

• Xuất file: Tại màn hình danh sách, kích Xuất file để tải về báo cáo Excel chi tiết (gồm tên hàng, số lượng, lý do, số tiền hoàn trả…) hoặc Xuất file và in từng phiếu.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Trả hàng nhập trên ứng dụng KiotViet Salon hỗ trợ quản lý theo dõi các giao dịch trả hàng mọi lúc mọi nơi.

1. Xem danh sách và chi tiết phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Bạn không có mặt ở cửa hàng nhưng muốn kiểm tra xem nhân viên kho đã làm thủ tục trả lại lô khăn bị lỗi sáng nay chưa.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên menu Nhiều hơn, chạm vào Trả hàng nhập.
  2. Danh sách các phiếu trả hàng sẽ hiển thị.

3. Để tìm kiếm phiếu trả hàng nhập bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp hoặc các bộ lọc Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh.

4. Bạn có thể thay đổi giá trị hiển thị trên danh sách phiếu.

5. Để sắp xếp phiếu trả hàng nhập, bạn chọn biểu tượng mũi tên 2 chiều → chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất.

6. Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem chi tiết: hàng hóa nào đã trả, số lượng bao nhiêu, đã nhận lại tiền chưa.

2. Hủy phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Nhân viên báo vừa tạo nhầm phiếu trả hàng trên hệ thống, bạn cần hủy ngay để kho không bị trừ sai.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình chi tiết phiếu trả hàng nhập.
  2. Chạm vào biểu tượng 3 chấm.
  3. Chọn Hủy phiếu và xác nhận Đồng ý.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!