Trả hàng

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Trong quá trình vận hành Spa/Salon, việc khách hàng yêu cầu trả lại sản phẩm (mỹ phẩm, kem dưỡng) do kích ứng, lỗi bao bì, hoặc muốn hoàn lại tiền cho các buổi liệu trình (Gói dịch vụ) chưa sử dụng là tình huống thường gặp. Tính năng Trả hàng giúp bạn ghi nhận nghiệp vụ này vào hệ thống, đảm bảo kho hàng và công nợ khách hàng được cập nhật chính xác, cũng như quản lý dòng tiền minh bạch.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Linh hoạt xử lý: Hỗ trợ trả hàng ngay cả khi không tìm thấy hóa đơn gốc (trả hàng nhanh).
• Quản lý Gói dịch vụ: Tính năng đặc thù cho phép trả lại các buổi dịch vụ trong gói liệu trình mà khách đã mua nhưng không sử dụng hết.
• Kiểm soát chặt chẽ: Theo dõi lịch sử trả hàng, lý do trả hàng và nhân viên thực hiện để hạn chế gian lận.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Tạo phiếu trả hàng nhanh

• Tình huống: Một khách hàng mang trả lại mặt nạ mua hôm qua do về nhà phát hiện hàng có vấn đề. Bạn đang ngồi tại quầy lễ tân dùng máy tính quản lý và cần tạo phiếu nhận lại hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Đơn hàng, chọn Trả hàng → nhấn + Trả hàng.

Hoặc trên màn hình Thu ngân, nhấn biểu tượng menu (3 gạch ngang) → chọn Trả hàng.

2. Tìm kiếm tên khách hàng và sản phẩm cần trả (ví dụ: “Mặt nạ Collagen”).
3. Nhập số lượng hàng khách trả và giá trả lại (nếu có thay đổi).
4. Nhấn Trả hàng.

5. Điền các thông tin: Giảm giá, Hoàn trả thu khác (nếu có).
6. Điền Tiền trả khách và hình thức thanh toán tương ứng.
7. Nhấn Trả hàng.

8. Hệ thống sẽ cộng lại tồn kho sản phẩm và trừ công nợ/hoàn tiền cho khách.

2. Tạo phiếu trả hàng theo gói đã mua

• Tình huống: Khách hàng đã mua gói 5 buổi Chăm sóc da mặt chuyên sâu nhưng mới dùng 1 buổi thì phải chuyển công tác xa, muốn trả lại 4 buổi còn lại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Đơn hàng, chọn Trả hàng → nhấn + Trả hàng.

Hoặc trên màn hình Thu ngân, nhấn biểu tượng menu (3 gạch ngang) → chọn Trả hàng.

2. Chọn tên Khách hàng có gói dịch vụ, liệu trình.
3. Nhấn Trừ gói. Hệ thống hiển thị danh sách các gói liệu trình khách đang sở hữu.
4. Tại pop-up Chọn trả hàng trong Gói dv, liệu trình đã mua, bạn tìm đến gói Chăm sóc da mặt chuyên sâu, tăng số lượng dịch vụ muốn trả (ví dụ: 4 buổi) và nhấn Trả hàng.

5. Kiểm tra lại số tiền cần hoàn trả khách và nhấn Trả hàng.

6. Điền các thông tin: Giảm giá, Hoàn trả thu khác (nếu có).
7. Điền Tiền trả khách và hình thức thanh toán tương ứng.
8. Nhấn Trả hàng.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật và Hủy phiếu trả hàng

• Tình huống: Bạn vừa tạo phiếu trả hàng nhưng nhập sai tên nhân viên nhận trả, hoặc khách hàng đổi ý không muốn trả nữa mà muốn đổi sang sản phẩm khác (cần hủy phiếu trả tiền mặt này đi).
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật thông tin: Vào Đơn hàng → Trả hàng, chọn phiếu cần sửa. Bạn có thể thay đổi: Nhân viên nhận trả, Thời gian, Ghi chú bằng cách nhấn vào biểu tượng bút chì → thay đổi thông tin → nhấn biểu tượng v.

• Hủy phiếu: Vào Đơn hàng → Trả hàng, chọn phiếu cần hủy, nhấn Hủy bỏ → xác nhận Hủy phiếu.

• Lưu ý: Nếu phiếu trả hàng có phiếu chi tiền đi kèm, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn hủy những phiếu thanh toán liên quan không → chọn Hủy phiếu nếu thực tế không chi tiền trả khách hoặc Bỏ qua nếu vẫn chi tiền cho khách.

2. Tìm kiếm và Xuất file danh sách trả hàng

• Tình huống: Cuối tháng, chủ Spa muốn kiểm tra danh sách tất cả các đơn trả hàng liên quan đến nhóm “Mỹ phẩm trị mụn” để đánh giá chất lượng sản phẩm.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tìm kiếm: Vào menu Đơn hàng → Trả hàng → sử dụng bộ lọc bên trái  hoặc ô tìm kiếm để tìm đúng phiếu.

• Sắp xếp: Kích vào tiêu đề các cột để sắp xếp tăng/giảm dần.

• Xuất file:
  • Tại màn hình danh sách, kích nút Xuất file. Bạn có thể chọn xuất File tổng quan (danh sách phiếu) hoặc File chi tiết (chi tiết từng mặt hàng trong phiếu) ra Excel để lưu trữ.
  • Tại chi tiết phiếu trả hàng, bạn có thể nhấn Xuất file hoặc In thông tin phiếu.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Trả hàng trên ứng dụng KiotViet Salon hỗ trợ cửa hàng theo dõi và quản lý các giao dịch trả hàng mọi lúc mọi nơi.

• Tình huống: Bạn không có mặt tại Salon nhưng cần kiểm tra xem hôm nay có nhân viên nào thực hiện giao dịch trả hàng không, hoặc cần hủy một phiếu trả hàng do nhân viên tạo nhầm.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Xem danh sách:
     • Tại menu Nhiều hơn, chạm vào Trả hàng → hệ thống hiển thị danh sách các phiếu trả.

• Bạn có thể chạm vào biểu tượng kính lúp hoặc bộ lọc Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh.

• Bạn có thể thay đổi giá trị hiển thị trên danh sách phiếu.

• Để sắp xếp phiếu nhập hàng, bạn chọn biểu tượng mũi tên 2 chiều → chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất.

2. Xem chi tiết: Chạm vào một phiếu trả hàng cụ thể để xem thông tin chi tiết (hàng hóa, số tiền, khách hàng).

3. Hủy phiếu: Tại màn hình chi tiết phiếu, chạm vào biểu tượng 3 chấm → chọn Hủy phiếu → xác nhận Hủy phiếu trả hàng và phiếu thanh toán liên quan (nếu có)

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!