Quản lý Hóa đơn

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Hóa đơn giúp chủ Salon theo dõi toàn bộ lịch sử giao dịch bán hàng, dịch vụ, bán gói liệu trình và thẻ tài khoản.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Kiểm soát doanh thu: Theo dõi chi tiết tiền khách trả, công nợ và các khoản thu khác.
• Quản lý hoa hồng: Ghi nhận và điều chỉnh chính xác nhân viên thực hiện/tư vấn để tính lương.
• Xử lý sai sót: Hỗ trợ hủy, sửa đổi thông tin hóa đơn linh hoạt khi có nhầm lẫn.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các thao tác tra cứu, in ấn và xem lịch sử hóa đơn dành cho thu ngân và quản lý.

1. Xem danh sách & tìm kiếm

• Thao tác: Vào menu Đơn hàng → chọn Hóa đơn.

• Tìm kiếm: Sử dụng ô tìm kiếm và bộ lọc bên trái màn hình để tìm kiếm theo các thông tin: Mã hóa đơn; mã hàng, tên hàng; mã, tên, số điện thoại khách hàng; tài khoản tạo; thu ngân; ghi chú; bộ lọc chi nhánh; thời gian; trạng thái, trạng thái HĐĐT; còn nợ; nhân viên thực hiện; nhân viên tư vấn; kênh bán; phương thức; bảng giá; loại thu khác.

• Sắp xếp: Bạn có thể kích vào tiêu đề các cột (Thời gian, Khách cần trả…) để sắp xếp tăng/giảm dần.

2. Cập nhật thông tin hóa đơn

Sau khi tạo hóa đơn, bạn vẫn có thể chỉnh sửa một số thông tin.

• Thông tin chung: Thay đổi các thông tin Thu ngân, Thời gian tạo, Kênh bán, Ghi chú bằng cách nhấn vào biểu tượng bút chì → thay đổi thông tin → nhấn biểu tượng v.

• Thông tin nhân viên & hoa hồng (Quan trọng):
  • Tình huống: Bạn quên chọn nhân viên làm dịch vụ lúc thanh toán, hoặc chọn nhầm người.
  • Thao tác: Mở chi tiết hóa đơn → nhấn biểu tượng cây bút trên thông tin Tư vấn bán hoặc Làm dịch vụ Sửa (hình bút chì) tại mục Nhân viên → chọn nhân viên và nhập mức hoa hồng mới → nhấn Lưu.

3. In & xuất file

• In lại: Mở hóa đơn → nhấn In → chọn mẫu in nếu gian hàng có nhiều mẫu → xác nhận In.

• Xuất Excel:
  • Tại màn hình danh sách, nhấn Xuất file (Tổng quan hoặc Chi tiết) để phục vụ báo cáo/kế toán.
  • Để xuất chi tiết một hóa đơn: Vào chi tiết hóa đơn đó → nhấn Xuất file.

III. Các tính năng nâng cao

1. Hủy hóa đơn

Việc hủy hóa đơn trong Salon có liên quan chặt chẽ đến Lịch hẹn và Gói dịch vụ.

• Thao tác:
  • Chọn hóa đơn → nhấn Hủy bỏ.
  • Tùy chọn:
    • Hủy các phiếu thanh toán có liên quan.
    • Hủy các lịch hẹn có liên quan.
  • Chọn Lý do hủy, nhập Mô tả (nếu có).
  • Xác nhận Đồng ý.

• Quy tắc xử lý:
  • Lịch hẹn: Hệ thống cho phép tùy chọn hủy luôn các lịch hẹn liên quan.
  • Gói dịch vụ/Thẻ tài khoản: Nếu hóa đơn là bán Gói/Thẻ và khách đã sử dụng dịch vụ trong gói đó (đã trừ buổi), hệ thống sẽ không cho phép hủy hóa đơn bán gói ngay. Bạn phải hủy các phiếu sử dụng dịch vụ trước.
  • Phiếu thanh toán: Có thể chọn hủy hoặc giữ lại phiếu thanh toán (tiền cọc/trả trước) tùy tình huống thực tế.

2. Sao chép hóa đơn

Giúp tạo nhanh đơn mới dựa trên đơn cũ. Trên chi tiết hóa đơn bạn nhấn Sao chép.

• Lưu ý:
  • Nếu là Dịch vụ trong gói: Khi sao chép sẽ chuyển thành dịch vụ lẻ (tính tiền bình thường), không trừ vào gói cũ.
  • Giá bán: Nếu bảng giá cũ hết hạn, hệ thống sẽ lấy theo Bảng giá chung hiện tại.

3. Hóa đơn điện tử

Dành cho Salon có kết nối hóa đơn điện tử.

• Phát hành theo lô: Tích chọn nhiều hóa đơn → Thao tác → Phát hành HĐĐT. (Giới hạn 50 đơn/lần).
• Chuyển nháp: Chuyển thông tin sang hệ thống HĐĐT để kế toán duyệt trước khi phát hành chính thức. (Giới hạn 50 đơn/lần)

IV. Thao tác trên Điện thoại

Ứng dụng KiotViet Salon hỗ trợ quản lý hóa đơn tiện lợi ngay trên di động.

1. Quản lý danh sách hóa đơn

• Tình huống: Bạn cần kiểm tra danh sách hóa đơn phát sinh trong tháng này trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên menu Nhiều hơn, chạm vào Hóa đơn.
  • Danh sách hóa đơn hiển thị.

• Để tìm kiếm hóa đơn bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp hoặc các bộ lọc Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh.

• Bạn có thể thay đổi giá trị hiển thị trên danh sách hóa đơn.

• Tạo hóa đơn mới: Chạm biểu tượng dấu cộng để chuyển nhanh sang màn hình Tạo hóa đơn.

• Chạm vào một hóa đơn bất kỳ để xem chi tiết.

• Tại đây, bạn có thể chọn 3 chấm để In phiếu, Chia sẻ phiếu hoặc Hủy phiếu.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

• Tình huống: Bạn đang kiểm tra chi tiết hóa đơn và cần phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Khi xem chi tiết hóa đơn, bạn chọn mẫu Phát hành HĐĐT hợp lệ.
  2. Nhấn Phát hành hóa đơn điện tử.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!