Chi phí Nhập hàng

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Khi các Salon nhập mỹ phẩm, hóa chất hay thiết bị máy móc, thường phát sinh các khoản chi phí ngoài tiền hàng như: phí vận chuyển (Ship), phí bốc dỡ… Những chi phí này thực tế làm tăng giá vốn của sản phẩm nhưng thường bị bỏ qua hoặc hạch toán riêng lẻ, dẫn đến việc tính toán lợi nhuận không chính xác.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tính giá vốn chính xác: Hệ thống tự động phân bổ các chi phí phụ vào giá nhập của từng lọ dầu gội, tuýp thuốc nhuộm, giúp chủ Salon nắm được giá vốn thực tế.
• Quản lý công nợ chuẩn xác: Ghi nhận đúng số tiền cần trả cho Nhà cung cấp (bao gồm cả tiền hàng và các loại phí vận chuyển nếu có).
• Kiểm soát chi phí: Theo dõi chặt chẽ được các khoản chi cho bên thứ 3 (ví dụ: phí thuê dịch vụ giao hàng).

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, cá ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong việc quản lý nhập hàng tại một Salon.

1. Thiết lập tính năng

• Tình huống: Trước khi bắt đầu ghi nhận các khoản chi  phí nhập hàng, bạn cần kích hoạt tính năng này trên gian hàng KiotViet của Salon.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Thiết lập → chọn Hàng hóa.

2. Trên dòng Quản lý chi phí nhập hàng → nhấn Đang tắt.

3. Bật xanh tính năng.

2. Thêm mới loại chi phí

• Tình huống: Salon thường xuyên phải trả “Phí ship” cho đơn vị vận chuyển hoặc “Phí bốc xếp” khi nhập mỹ phẩm, máy móc, trang thiết bị. Bạn cần định nghĩa các loại phí này để sử dụng lặp lại nhiều lần.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào màn hình Thiết lập → Hàng hóa → Quản lý chi phí nhập hàng → nhấn Chưa có chi phí nhập hàng (hoặc chi phí nhập hàng nếu salon đã có chi phí trước đó).

2. Chọn + Chi phí nhập hàng.
3. Điền các thông tin quan trọng:
   • Tên chi phí: Ví dụ: Phí vận chuyển, Phí bốc dỡ.
   • Giá trị: Có thể nhập số tiền cố định (VND) hoặc theo tỷ lệ phần trăm (%) tổng tiền hàng.
   • Hình thức:
     • Chi phí nhập hàng: Chọn nếu đây là khoản phí phải trả cho Nhà cung cấp hàng hóa (Ví dụ: NCC giao mỹ phẩm đến và tính thêm phí ship vào hóa đơn).
     • Chi phí nhập hàng khác: Chọn nếu đây là khoản phí trả cho bên thứ 3 (Ví dụ: Bạn tự thuê Shipper ngoài để chở lô dầu gội về Salon).

   • Tùy chọn:
     • Tự động đưa vào phiếu nhập hàng: Nếu tích chọn, mỗi khi tạo phiếu nhập, hệ thống sẽ tự động cộng thêm chi phí này.
     • Hoàn lại khi trả hàng nhập: Nếu tích chọn, khi bạn trả hàng lại cho NCC, hệ thống sẽ tính toán để đòi lại khoản phí này.

• Phạm vi áp dụng: Chọn Toàn hệ thống hoặc cá chi nhánh cụ thể.

3. Tạo phiếu nhập hàng có chi phí

• Tình huống: Bạn nhập một lô mỹ phẩm mới. Ngoài tiền hàng trả cho hãng, bạn mất thêm phí vận chuyển. Bạn cần tạo phiếu nhập ghi nhận cả hai khoản này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Hàng hóa → Nhập hàng → chọn + Nhập hàng.

2. Chọn Nhà cung cấp và tìm chọn các sản phẩm cần nhập.
3. Tại khu vực thông tin thanh toán bên phải, hệ thống hiển thị 2 mục: Chi phí trả NCC và Chi phí nhập hàng khác.

4. Nhấn vào để chọn loại chi phí đã tạo hoặc điều chỉnh số tiền chi phí thực tế cho lần nhập hàng này (nếu cần).

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý danh sách chi phí

• Tình huống: Sau một thời gian hoạt động, có những loại chi phí Salon không còn dùng đến, hoặc bạn muốn đưa cá chi phí thường dùng lên đầu danh sách để thao tác nhanh hơn.
• Thao tác thực hiện như sau: Trên màn hình Áp dụng chi phí nhập hàng (trong Thiết lập → Hàng hóa → Quản lý chi phí nhập hàng).
  • Cập nhật/Xóa: Bạn truy cập vào danh sách chi phí để Chỉnh sửa lại thông tin hoặc Xóa/ Ngừng hoạt động cá loại chi phí cũ.

• Sắp xếp thứ tự: Bạn nhập số thứ tự ưu tiên hiển thị cho từng loại chi phí bằng cách nhấn vào biểu tượng cây bút tại cột Thứ tự hiển thị trên dòng chi phí. Số nhỏ hơn sẽ hiển thị trước khi bạn tạo phiếu nhập.

2. Cơ chế phân bổ giá vốn & công nợ

• Tình huống: Bạn nhập Lô Dầu gội (trị giá 10 triệu) và Lô Thuốc nhuộm (trị giá 10 triệu). Tổng phí Ship cho chuyến hàng này là 200.000đ. Bạn muốn biết hệ thống chia khoản phí này như thế nào vào giá vốn.
• Cơ chế hoạt động:
  1. Phân bổ tự động: Hệ thống sẽ tự động lấy tổng chi phí phân bổ cho từng sản phẩm trong phiếu theo tỷ lệ thành tiền. Trong ví dụ trên, hệ thống sẽ tự cộng thêm 100.000đ vào giá vốn của Lô Dầu gội và 100.000đ vào Lô Thuốc nhuộm.
  2. Công nợ Nhà cung cấp:
     • Nợ cần trả NCC = Tiền hàng + Chi phí nhập hàng (Loại trả cho NCC).
     • Lưu ý: Cá khoản “Chi phí nhập hàng khác” (trả cho bên thứ 3) sẽ không cộng vào nợ của Nhà cung cấp hàng hóa.

3. Trả hàng nhập & hoàn lại chi phí

• Tình huống: Bạn phát hiện một số chai Serum bị vỡ và cần trả lại cho Nhà cung cấp. Bạn muốn biết khoản phí lưu kho bãi ban đầu có được hoàn lại hay không.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tạo phiếu Trả hàng nhập.
  2. Hệ thống hiển thị cột Chi phí nhập hoàn lại.
  3. Dựa trên thiết lập ban đầu (bạn có tích chọn “Hoàn lại khi trả hàng nhập” hay không), KiotViet sẽ gợi ý số tiền hoàn lại tương ứng theo tỷ lệ giá trị hàng trả về. Bạn có thể chỉnh sửa lại con số này theo thực tế thỏa thuận với NCC.

4. Báo cáo & Tiện ích khác

• Tình huống: Chủ Salon cần xem báo cáo để biết chính xác lãi lỗ sau khi đã trừ đi cá chi phí nhập hàng và thiết lập mẫu in phiếu nhập kho.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tác động lên Báo cáo:
    • Báo cáo Hàng hóa (Lợi nhuận, Xuất nhập tồn): Giá vốn hàng hóa sẽ tăng lên (do được cộng thêm phí) -> Lợi nhuận gộp sẽ giảm đi tương ứng, phản ánh đúng lãi thực tế của Salon.
    • Báo cáo Nhà cung cấp (Công nợ): Ghi nhận chính xác tổng số tiền phải trả bao gồm cá khoản Chi phí trả NCC.

  • Mẫu in: Hệ thống cung cấp cá mã token in {Chi_Phi_Nhap_Hang}, {Muc_Chi_Phi_Nhap_Hang}, {Chi_Phi_Nhap_Hang_Khac},  {Muc_Chi_Phi_Nhap_Hang_Khac} để bạn tùy chỉnh mẫu phiếu in nhập hàng.
  • Phân quyền tài khoản người dùng: Bạn có thể phân quyền chi tiết cho nhân viên cá quyền: Xem, Tạo mới, Chỉnh sửa, Xóa chi phí nhập để đảm bảo bảo mật dữ liệu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!