Đặt lịch hẹn

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Đặt lịch hẹn giúp các chủ Salon/Spa quản lý thời gian phục vụ một cách khoa học, tránh tình trạng trùng lịch, tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng này trên KiotViet:

• Quản lý trực quan tình trạng phòng/ghế và lịch làm việc của từng nhân viên (Thợ chính, Thợ phụ).
• Hỗ trợ đặt lịch nhanh cho cả khách lẻ và khách sử dụng Gói dịch vụ (Liệu trình).
• Tính năng đặt lịch định kỳ tự động giúp tiết kiệm thời gian thao tác cho các khách hàng thân thiết.
• Đồng bộ quy trình từ Đặt lịch → Check-in → Làm dịch vụ → Thanh toán trên cùng một hệ thống.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Xem lịch làm việc

• Tình huống: Đầu ngày, quản lý cần kiểm tra tổng quan các lịch hẹn trong tuần để sắp xếp ca làm việc cho nhân viên.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Thu ngân, chọn Lịch dịch vụ.
  2. Hệ thống hỗ trợ 2 chế độ hiển thị:
     • Dạng Lưới:
       • Xem tổng quan theo thời gian thực (Ngày/Tuần/Tháng).

• Nhấn biểu tượng phễu  để lọc hiển thị theo Vị trí/Phòng hoặc theo Nhân viên để xem ai đang trống lịch.

• Nhấn biểu tượng bánh răng  để Tùy chọn giao diện hiển thị theo Đối tượng (Nhân viên/Vị trí) và Bố cục (Kiểu 1/Kiểu 2)

• Dạng Danh sách: Xem liệt kê chi tiết các thông tin lịch hẹn dưới dạng bảng.

3. Sử dụng tìm kiếm và bộ lọc theo: Khách hàng, Vị trí, Nhân viên hoặc Trạng thái (Chờ xác nhận, Chưa tới, Đang chờ, Đang sử dụng, Đã xong, Chưa thanh toán, Đã thanh toán).

2. Thêm mới lịch hẹn

• Tình huống: Khách hàng gọi điện đến Salon đặt lịch “Cắt tóc” vào 17h30 chiều nay với thợ Hoàng Long.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Kích vào nút Thêm lịch hoặc kích trực tiếp vào khung giờ trống trên Lưới dịch vụ (Ví dụ: ô 17h30).
  2. Tại pop-up Đặt lịch, điền các thông tin:
     • Khách hàng: Tìm khách cũ hoặc thêm nhanh khách mới (dấu +).

• Dịch vụ: Nhấn + Chọn dịch vụ, sản phẩm để chọn thông tin cụ thể. Hệ thống sẽ tự động gợi ý thời gian kết thúc dựa trên thời lượng dịch vụ đã thiết lập.

• Nhân viên & Vị trí:
  • Chọn nhân viên “Hoàng Long” và ghế trống.

• Lưu ý: Hệ thống sẽ cảnh báo trạng thái Bận nếu nhân viên hoặc vị trí đó đã có lịch trùng.

• Trạng thái: Mặc định là “Chờ xác nhận” hoặc “Chưa tới”.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

III. Các tính năng nâng cao

Đặt lịch định kỳ (Dành cho khách gói/liệu trình)

• Tình huống: Khách hàng mua liệu trình “Chăm sóc da chuyên sâu 5 buổi” và muốn đặt lịch cố định vào 10h sáng chủ nhật hàng tuần.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào màn hình Thu ngân.
  2. Chọn tên khách → chọn tab Thẻ & Gói DV → chọn + Tạo lịch định kỳ.

3. Thiết lập thông tin:
   • Ngày bắt đầu: Chọn chủ nhật tuần này.
   • Lịch trình: Chọn lặp lại “Theo tuần” (hoặc Theo ngày/tháng tùy nhu cầu).
   • Dịch vụ: Hệ thống tự động hiển thị các dịch vụ trong gói khách đã mua.
4. Nhấn Xong. Hệ thống sẽ tự động sinh ra hàng loạt lịch hẹn cho các tuần tiếp theo, tương ứng với số buổi còn lại trong liệu trình.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Đặt lịch trên ứng dụng KiotViet Salon giúp chủ tiệm và nhân viên lễ tân linh hoạt quản lý ngay cả khi không đứng tại quầy máy tính.

1. Xem và theo dõi lịch hẹn

• Tình huống: Quản lý mở điện thoại để xem hôm nay Salon có bao nhiêu khách, thợ nào đang bận.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập menu Lịch dịch vụ.

2. Ứng dụng hỗ trợ 3 chế độ xem thông minh:
   • Danh sách: Liệt kê các cuộc hẹn từ sáng đến tối.

• Lưới thời gian: Xem theo khung giờ (dọc) để biết giờ nào đang trống.

• Lưới nhân viên: Xem theo cột nhân viên (ngang) để biết thợ nào đang rảnh việc.

3. Bạn có thể tùy chỉnh độ dài ô lưới (15p, 30p, 60p) và kiểu xem theo nhân viên hoặc vị trí trong bánh răng Thiết lập để phù hợp với thời gian làm dịch vụ trung bình của tiệm.

2. Tạo lịch hẹn mới

• Tình huống: Đang tư vấn trực tiếp cho khách ở ghế làm tóc, khách muốn đặt luôn lịch cho tuần sau.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chạm vào biểu tượng dấu (+) hoặc chọn khung giờ trên Lịch dịch vụ.
  2. Chọn Thời gian → nhấn Tiếp tục.
  3. Chọn Khách hàng: Nhấn Thêm khách để chọn trong danh sách hoặc chọn + thêm khách hàng mới.

4. Nhấn Thêm dịch vụ, sản phẩm
   • Khách không có gói: Chọn dịch vụ từ danh sách bảng giá.

• Khách có gói: Ứng dụng hiển thị biểu tượng Gói DV cạnh tên khách. Chạm vào để chọn gói, nhập số lượng buổi muốn dùng. Hệ thống sẽ tạm trừ buổi trong gói.

5. Chọn Nhân viên và Vị trí (nếu cần).
6. Chạm Lưu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!