Tổng quan

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Màn hình Tổng quan (Dashboard) là nơi đầu tiên bạn nhìn thấy khi đăng nhập vào hệ thống quản lý. Đối với các chủ Spa, Salon tóc hay Tiệm Nail, đây là trung tâm chỉ huy giúp nắm bắt nhanh chóng “sức khỏe” của cửa hàng thông qua các biểu đồ trực quan, số liệu thống kê thời gian thực về lịch hẹn, doanh thu và hiệu suất nhân viên mà không cần đi sâu vào từng báo cáo chi tiết.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Cập nhật thời gian thực: Theo dõi ngay lập tức số lượng khách đang làm dịch vụ, doanh thu phát sinh và dòng tiền thu chi trong ngày.
• Phân tích xu hướng: Biểu đồ trực quan giúp nhận diện khung giờ cao điểm, dịch vụ “hot” để điều phối nhân sự phù hợp.
• Quản lý nhân viên: Theo dõi lịch làm việc và hiệu quả tư vấn bán hàng của từng kỹ thuật viên ngay trên màn hình chính.
• Chăm sóc khách hàng: Nhắc nhở sinh nhật khách hàng để Salon kịp thời gửi tin nhắn chúc mừng hoặc ưu đãi.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là hướng dẫn cách xem và hiểu các chỉ số trên màn hình Tổng quan giao diện Web (Máy tính).

Màn hình Tổng quan trên phiên bản Web được chia thành 3 khu vực thông tin chính, hỗ trợ chủ Salon bao quát toàn bộ hoạt động.

1. Khu vực Thống kê tình hình kinh doanh (Bên trái)

Đây là khu vực quan trọng nhất, hiển thị các số liệu cốt lõi:

• Lịch hẹn hôm nay:

• Hiển thị tổng số lịch hẹn.
• So sánh với số lịch hẹn hôm qua.
• Tỷ lệ số lịch hẹn hoàn thành trên tổng số lịch hẹn.

• Khách hàng hôm nay:

• Khách hàng hôm nay: Thể hiện lượt khách trong ngày.

• Lấy theo số lượng hóa đơn, lịch hẹn (không tính trạng thái Chờ xác nhận).
• Hiển thị trường thông tin Điểm đánh giá trung bình trong Báo cáo Đánh giá dịch vụ → mối quan tâm thời gian (thời gian mặc định Hôm nay).
  • Khách mới:
    • Khách hàng được thêm mới trong ngày hôm nay: Toàn bộ khách hàng được thêm mới trong ngày, không cần phát sinh giao dịch.
    • Giao dịch được tính là hóa đơn, lịch hẹn.
  • Khách cũ quay lại:
    • Khách hàng được thêm mới trước ngày hôm nay và có quay lại cửa hàng phát sinh giao dịch trong ngày hôm nay.
    • Giao dịch được tính là hóa đơn, lịch hẹn.
  • Khách lẻ: Khách không có tên trên hệ thống có hóa đơn, lịch hẹn.
  • Biểu đồ tròn: hiển thị theo % dựa theo lượt khách ứng với từng loại khách cũ/mới/lẻ.

• Thu – Chi hôm nay:

• Lấy số liệu trực tiếp từ Sổ quỹ, cho biết dòng tiền thực tế tại cửa hàng.
• Với tài khoản có quyền xem Sổ quỹ có thể nhấn Chi tiết để chuyển sang màn hình Sổ quỹ để xem thông tin.

• Lượng khách:

• Biểu đồ này thể hiện số lượt khách tính theo hóa đơn và lịch hẹn theo giờ/ theo ngày/ theo thứ.
• Bộ lọc thời gian:
  • Mặc định Tháng này. Bạn có thể chọn: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, Tháng trước.
  • Hôm nay, Hôm qua: Ẩn kiểu hiển thị Theo ngày, Theo thứ.
• Lịch hẹn không tính trạng thái Chờ xác nhận.
• Với kiểu hiển thị Theo ngày: Hệ thống ghi nhận dữ liệu theo Khung giờ tính doanh thu.
• Đặc thù ngành làm đẹp: Nếu khách A đặt lịch làm mặt từ 9h-11h, hệ thống sẽ tính khách A xuất hiện trong cả 3 khung giờ 9h, 10h và 11h. Điều này giúp chủ Salon biết được cường độ bận rộn thực tế của kỹ thuật viên.

• Doanh thu thuần:

• Hiển thị 3 chỉ số:
  • Doanh thu thuần: Hiển thị dữ liệu theo Báo cáo bán hàng.
  • Hóa đơn: Hiển thị dữ liệu theo số lượng hóa đơn trong Báo cáo bán hàng.
  • Trả hàng: Hiển thị dữ liệu theo số lượng phiếu trả trong Báo cáo bán hàng.
• Biểu đồ thể hiện doanh thu thuần theo giờ/ theo ngày/ theo thứ.
• Hệ thống hỗ trợ 2 loại biểu đồ: Biểu đồ cột (Doanh thu thuần của chi nhánh đang đăng nhập) và biểu đồ tròn (Doanh thu thuần theo chi nhánh).
• Bộ lọc thời gian:
  • Mặc định Tháng này. Bạn có thể chọn: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, Tháng trước.
  • Với loại biểu đồ cột → bộ lọc: Hôm nay, Hôm qua → ẩn kiểu hiển thị Theo ngày, Theo thứ.

• Top nhân viên xuất sắc:

• Biểu đồ thể hiện danh sách top 5 nhân viên cao nhất về theo Doanh thu/ Số lượng/ Hoa hồng.
• Bộ lọc thời gian: Mặc định Hôm nay. Bạn có thể chọn: Hôm qua, 7 ngày qua, Tháng này, Tháng trước.
• Gộp theo Làm dịch vụ và Tư vấn bán.
• Hiển thị tối đa 5 nhân viên.
• Với tài khoản có quyền xem Báo cáo Nhân viên có thể nhấn Chi tiết để xem thông tin tương ứng.

• Top 5 Hàng hóa bán chạy:

• Hiển thị top 5 hàng hóa bán chạy theo Doanh thu thuần, bạn có thể xem theo Số lượng.
• Bộ lọc thời gian: Mặc định Tháng này. Bạn có thể chọn: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, Tháng trước.
• Nhóm theo 4 loại hàng:
  • Dịch vụ.
  • Gói dịch vụ, liệu trình.
  • Thẻ tài khoản.
  • Sản phẩm.

2. Khu vực tiện ích và thông báo (Bên phải)

• Tin tức KiotViet: Cập nhật các tính năng mới và chương trình khuyến mãi từ phần mềm.
• Nhắc việc: Hiển thị các thông tin:
  • Sinh nhật khách hàng:
    • Hiển thị số lượng khách có sinh nhật trong hôm nay/10 ngày tới.
    • Nếu tài khoản được phân quyền xem danh sách khách hàng, khi nhấn vào số lượng khách → hệ thống mở màn hình Khách hàng.
  • Hàng hóa vượt định mức tồn:
    • Hiển thị số lượng hàng hóa dưới định mức và vượt định mức tồn.
    • Nếu tài khoản được phân quyền xem danh sách hàng hóa, khi nhấn vào số lượng hàng → hệ thống mở màn hình Danh sách sản phẩm.
  • Dịch vụ chờ xác nhận:
    • Hiển thị số lượng dịch vụ đang ở trạng thái Chờ xác nhận.
    • Nếu tài khoản được phân quyền xem danh sách lịch dịch vụ, khi nhấn vào số lượng lịch → hệ thống mở màn hình Thu ngân → popup xác nhận lịch hẹn online.
  • Thẻ & Gói hết hạn:
    • Hiển thị số lượng Thẻ & Gói hết hạn trong X ngày tới.
    • X = ngày hiện tại + 5 ngày/7 ngày/10 ngày tới
    • Người dùng có thể tùy chọn để hiển thị danh sách thẻ và gói hết hạn trong:
      • 5 ngày tới (default)
      • 7 ngày tới
      • 10 ngày tới
    • Nếu tài khoản được phân quyền xem danh sách thẻ tài khoản/gói dịch vụ → nhấn vào số lượng Thẻ hoặc gói sắp hết hạn → hệ thống mở màn hình Thẻ & gói đã bán, hiển thị danh sách thẻ hoặc gói sắp hết hạn.
  • Khách còn nợ:
    • Hiển thị số lượng khách hàng đang có công nợ với cửa hàng, thỏa mãn điều kiện Nợ hiện tại từ giá trị nợ người dùng thiết lập.
    • Để thay đổi hạn mức thông báo nợ hiện tại, bạn nhấn vào giá trị nợ trên thông báo → nhập giá trị mới → nhấn Lưu.

• Nếu tài khoản được phân quyền xem danh sách khách hàng, khi nhấn vào số lượng khách → hệ thống mở màn hình Khách hàng.

• Lịch hẹn chưa tới: Hiển thị số lượng lịch hẹn ở trạng thái Chưa tới, Chờ xác nhận trong hôm nay.
  • Hiển thị thời gian của lịch hẹn sớm nhất trong mã đặt hẹn (nếu có nhiều dịch vụ).
  • Nhấn Chi tiết → hệ thống mở màn hình Thu ngân → Lịch dịch vụ → Danh sách với bộ lọc Hôm nay và trạng thái Chờ xác nhận, Chưa tới.
• Hoạt động gần đây: Nhật ký ghi lại các thao tác của nhân viên trên hệ thống (tạo hóa đơn, sửa phiếu nhập, xóa hàng…) giúp quản lý giám sát chặt chẽ thao tác trên phần mềm.
• Mã QR tải app KiotViet Salon trên thiết bị di động: Bạn quét mã trên màn hình để tải ứng dụng và dùng mọi lúc, mọi nơi.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Tổng quan trên ứng dụng KiotViet Salon cung cấp giao diện hiển thị các chỉ số tương tự trên phiên bản Web, giúp người dùng dễ dàng theo dõi mọi lúc mọi nơi.

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra nhanh tình hình hoạt động tổng quan của Salon ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau: Mở ứng dụng KiotViet Salon → chọn menu Tổng quan sẽ hiển thị danh sách các khối thông tin sau:

1. Doanh thu thuần:
   • Lấy số liệu trực tiếp từ Báo cáo bán hàng.
   • Với tài khoản có quyền xem Báo cáo bán hàng có thể nhấn vào thông tin này để chuyển sang màn hình xem chi tiết.
2. Thu chi:
   • Lấy số liệu trực tiếp từ Sổ quỹ, cho biết dòng tiền thực tế tại cửa hàng.
   • Với tài khoản có quyền xem Sổ quỹ có thể nhấn vào thông tin này để chuyển sang màn hình Sổ quỹ xem chi tiết.
3. Khách hàng:
   • Khách mới: Khách hàng mới tạo hồ sơ và có phát sinh Lịch hẹn hoặc Hóa đơn.
   • Khách cũ: Khách hàng đã có hồ sơ từ trước và quay lại sử dụng dịch vụ.
4. Lịch dịch vụ sắp tới: Hiển thị danh sách các lịch hẹn được phân công cho chính tài khoản đang đăng nhập (sắp đến giờ làm).
5. Tin tức KiotViet: Cập nhật các tính năng mới và chương trình khuyến mãi từ phần mềm.
6. Thành quả công việc:
   • Xem danh sách các dịch vụ mình đã thực hiện hoặc sản phẩm đã tư vấn bán.
   • Xem Phiếu lương tạm tính (bao gồm hoa hồng dịch vụ, hoa hồng tư vấn) ngay trên ứng dụng để tự theo dõi thu nhập.
7. Lượng khách: Biểu đồ thể hiện số lượt khách tính theo hóa đơn và lịch hẹn theo giờ/ theo ngày/ theo thứ.
8. Doanh thu thuần:
   • Biểu đồ thể hiện doanh thu thuần theo giờ/ theo ngày/ theo thứ.
   • Hệ thống hỗ trợ 2 loại biểu đồ: Biểu đồ cột (Doanh thu thuần của chi nhánh đang đăng nhập) và biểu đồ tròn (Doanh thu thuần theo chi nhánh).
9. Phân tích kinh doanh: Bạn nhấn Xem chi tiết để xem các phân tích kinh doanh thông minh.
10. Tồn kho: Hiển thị tổng số lượng và giá trị tồn kho của hàng hóa.
11. Top nhân viên xuất sắc: Bảng xếp hạng top 5 nhân viên dẫn đầu về doanh thu/ số lượng bán hoặc hoa hồng.
12. Top bán nhiều: Danh sách các dịch vụ, gói dịch vụ, thẻ tài khoản và sản phẩm có doanh thu hoặc số lượng bán nhiều nhất.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!