Những lưu ý khi xây dựng quy định quản lý kho vật tư, hàng hóa

Những quy định quản lý kho vật tư là rất cần thiết để có thể thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Hãy cùng tìm hiểu về những quy định quản lý kho cũng như những thông tin liên quan đến vấn đề này qua bài viết sau nhé.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích ---

Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng sao cho đúng?

MIỄN PHÍ dùng thử

1. Quy định quản lý kho là gì? Các yêu cầu cần có của quy định quản lý kho

Quy định quản lý kho giúp hoạt động theo dõi hàng hóa hiệu quả hơn

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp​ hiệu quả nhất hiện nay

Xem thêm: 6 KỸ NĂNG quản lý kho NHẤT ĐỊNH PHẢI CÓ

Quản lý kho vật tư là hoạt động của cửa hàng nhằm tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa nhằm đảm bảo tính liên tục và ổn định trong kinh doanh. Để đạt được hiệu quả cao nhất khi theo dõi hàng hóa, vật tư, chủ cửa hàng cần xây dựng được những quy định quản lý kho phù hợp.

Quy định quản lý kho là những quy tắc, chuẩn mực và tiêu chuẩn về việc theo dõi và quản lý hàng hóa, vật tư trong kho và buộc các nhân viên trong cửa hàng phải tuân thủ. Có 97 quy định quản lý kho mà bạn cần phải biết. Tuy nhiên bài viết này không thể nêu ra hết được tất cả 97 quy định quản lý kho đấy.

Những yêu cầu sau về quy định quản lý kho sẽ giúp việc xây dựng quy định quản lý kho ở các cửa hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xây dựng được quy trình rõ ràng và khoa học

Nền tảng của quản lý kho hàng vật tư là quá trình xuất nhập tồn kho, vì vậy cửa hàng cần có quy định quản lý rõ ràng và chặt chẽ để kiểm soát quy trình này. Điều này sẽ giúp các công việc diễn ra một cách suôn sẻ, hạn chế những xáo trộn hoặc sai sót trong việc kiểm tra và quản lý hàng hóa.

Nếu không có một quy trình khoa học và rõ ràng, công tác quản lý dễ gặp phải nhiều vấn đề và gây ra khó khăn trong hoạt động tổng thể của cửa hàng.

>> BẠN CÓ BIẾT Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp đang được tin dùng nhất hiện nay

Các tiêu chuẩn cần chi tiết và có cơ sở

Khi xây dựng quy định quản lý kho, chủ cửa hàng nên dựa trên những cơ sở nhất định. Điều này sẽ giúp bạn có được những quy tắc có tính khoa học, có hệ thống và hiệu quả hơn trong thực tế kinh doanh.

Bên cạnh đó những tiêu chuẩn được đặt ra cũng cần đảm bảo sự chi tiết, giúp nhân viên không gặp khó khăn cũng như thuận lợi khi tuân thủ các quy định này.

>> Xem thêm: Cách quản lý kho hàng giúp TĂNG HIỆU QUẢ cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: Cách quản lý kho hàng hóa đơn giản, tránh thất thoát

2. Các nội dung cần có trong quy định quản lý kho

Quy định quản lý kho cần được xây dụng phù hợp với từng cửa hàng

Quy định quản lý kho ở các cửa hàng khác nhau cần được xây dựng riêng biệt, phù hợp với tính chất kinh doanh và hàng hóa.

Tuy nhiên hiện nay các cửa hàng chưa thực sự hình thành được những quy định hợp lý và mang đến hiệu quả cao. Khi lập các quy định quản lý kho vật tư, bạn cần phải đảm bảo những nội dung sau để đạt được hiệu quả quản lý tốt nhất.

2.1.  Quy định nhập hàng

• Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ nhập kho, chứng từ theo quy định pháp luật.
• Ghi phiếu nhập kho cho cửa hàng và cho đối tác cung cấp.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.
• Ghi chép số lượng hàng hóa vật tư trước và sau khi nhập kho

2.2.  Quy định xuất hàng

• Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định pháp luật.
• Ghi phiếu xuất kho với đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, người xuất kho và thông tin đơn hàng.
• Sau khi xuất hàng, cần sắp xếp lại không gian dành cho việc nhập hàng lần sau.
• Ghi chép lượng hàng xuất kho một cách chi tiết và chính xác.

2.3.  Quy định lưu kho hàng hóa

• Hàng hóa trong quá trình lưu kho phải nhẹ nhàng, cẩn thận để tránh va chạm.
• Không cho phép người lạ vào kho trong quá trình lưu kho.
• Hàng hóa vượt quá thời hạn lưu kho sẽ được chuyển sang khu vực riêng.

MIỄN PHÍ dùng thử

2.4.  Quy định kiểm kho

• Thực hiện kiểm kho theo định kỳ để theo dõi, đối chiếu số lượng hàng hóa với thông tin trong sổ sách.
• Cần có danh sách chi tiết về việc theo dõi và kiểm tra hàng hóa, vật tư.
• Lập thẻ kho cho từng sản phẩm và đối chiếu trong quá trình kiểm kho.
• Kết quả kiểm kho phải được trình bày rõ ràng, chi tiết thành văn bản.

2.5.  Quy định quản lý hàng hóa

• Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và ngăn nắp
• Hàng dễ ẩm mốc nên được sắp xếp trên cao, hạn chế tiếp xúc với nước.
• Hàng tồn kho lâu phải được bố trí ở khu vực riêng, không lẫn lộn với hàng nhập mới.
• Lập sơ đồ kho thể hiện vị trí xếp đặt các kệ hàng hóa.
• Đặt các biển chỉ dẫn ở các lối đi.
• Đối với những hàng hóa dễ hư cần tuân thủ theo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước”.
• Thiết lập định mức tồn kho dựa trên thực tế kinh doanh và sự thay đổi lượng hàng xuất nhập kho theo từng kỳ.
• Theo dõi số lượng hàng tồn kho hàng ngày, đảm bảo lượng hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu.
• Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho.

  Xem thêm: [Chia sẻ miễn phí] Mẫu file KPI quản lý kho bằng Excel

3. Những biểu mẫu cần có trong quản lý kho

Trong hoạt động quản lý kho, các biểu mẫu là công cụ vô cùng cần thiết giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa một cách chính xác nhất. Những biểu mẫu cần có trong quản lý kho bao gồm:

• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho
• Thống kê xuất kho
• Danh mục kho vật tư
• Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa dự trữ
• Báo cáo tổng hợp tồn kho
• Biên bản kiểm kê kho  

Hiện nay, với số lượng hàng hóa ngày càng nhiều và luôn thay đổi, cách kiểm soát kho hàng thủ công với các biểu mẫu giấy đã không còn mang đến hiệu quả cao. Thay vào đó, các cửa hàng ưa chuộng sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng và công cụ hỗ trợ nhằm đạt được độ chính xác cao hơn.

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng

Điều này đưa đến yêu cầu về việc sử dụng công cụ thông tin và phần mềm khi lập 97 quy định quản lý kho hàng. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ hỗ trợ rất tốt cho hoạt động quản lý hàng hóa vật tư với các chức năng sau đây:

• Thông tin hàng hóa, tồn kho chi tiết, rõ ràng, cập nhật chính xác từng thời điểm: Số lượng hàng hóa sẽ được đồng bộ chính xác trên hệ thống. Chính vì vậy, ngay khi giao dịch phát sinh, lượng hàng tăng hay giảm cũng như hàng hóa tồn kho sẽ được cập nhật chính xác và rõ ràng từng thời điểm. Điều này còn giúp hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho.
• Các thao tác nhập - xuất hàng, hệ thống tự động cập nhật tồn kho giúp kiểm soát tồn kho chính xác cho từng sản phẩm: Khi sử dụng các phần mềm bán hàng, bạn có thể quét mã sản phẩm và thông tin hàng hóa xuất nhập sẽ được tự động cập nhật nhanh chóng. Từ đó chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý lượng hàng hóa trong kho mà không cần đến sổ sách phức tạp.
• Hỗ trợ thiết lập định mức tồn kho và thông báo tới điện thoại để chủ cửa hàng luôn chủ động trong kế hoạch nhập - xuất hàng: Phần mềm sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng thiết lập định mức tối kho dựa trên thực tế hàng hóa trong kho. Hơn nữa hệ thống còn có chức năng thông báo đến chủ cửa hàng khi hàng tồn kho đạt đến định mức tối thiểu hoặc lượng hàng tồn kho ở mức quá cao. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ có những quyết định về việc nhập hàng hay điều chỉnh lượng hàng hợp lý hơn.
• Thao tác kiểm kho nhanh chóng, dễ dàng, thực hiện ngay cả trên điện thoại di động: Chủ cửa hàng có thể kiểm kho nhanh chóng và dễ dàng bằng cách truy cập vào hệ thống bất cứ thời điểm nào. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực mà còn mang tính chính xác cao.

Bên cạnh đó chức năng thẻ kho còn giúp bạn theo dõi chi tiết lịch sử bán hàng và kiểm soát tình trạng hàng hóa hiệu quả.

Quản lý hàng hóa hiệu quả hơn với phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý kho vật tư là một hoạt động cần thiết trong việc duy trì và phát triển công việc kinh doanh của cửa hàng. Hy vọng những chia sẻ trên về quy định quản lý kho vật tư sẽ giúp bạn xây dựng được những quy định hợp lý nhất, đưa đến hiệu quả cao trong công tác quản lý và kiểm soát hàng hóa.

MIỄN PHÍ dùng thử