Xuất hủy

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Trong quá trình vận hành khách sạn, việc phát sinh hàng hóa bị hỏng, vỡ, hết hạn sử dụng (như nước uống, thực phẩm bếp, đồ tiêu hao…) là khó tránh khỏi. Tính năng Xuất hủy giúp bạn ghi nhận việc loại bỏ số lượng hàng này ra khỏi kho, đồng thời hệ thống sẽ tự động hạch toán giá trị hàng hủy vào chi phí để báo cáo lãi lỗ phản ánh đúng thực tế kinh doanh.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Cân bằng kho thực tế: Trừ tồn kho ngay lập tức cho các mặt hàng không còn giá trị sử dụng.
• Hạch toán chi phí chính xác: Giá trị hàng hủy được tính vào chi phí kinh doanh, giúp chủ khách sạn quản lý thất thoát chặt chẽ.
• Minh bạch số liệu: Lưu trữ lịch sử hủy hàng, lý do hủy và nhân viên thực hiện để đối soát khi cần thiết.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các bước tạo phiếu xuất hủy hàng hóa trên giao diện Web Quản lý.

1. Tạo phiếu xuất hủy hàng hóa

• Tình huống: Trong quá trình kiểm tra phòng, nhân viên phát hiện 2 chai nước suối trong Minibar bị khách làm vỡ (hoặc hết hạn) không thể bán được nữa.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch → chọn Xuất hủy.

2. Nhấn + Tạo phiếu.

3. Chọn hàng hóa:
   • Gõ tên hoặc mã hàng vào ô tìm kiếm (F3).
   • Sử dụng máy quét mã vạch (nếu có) để chọn nhanh sản phẩm.
4. Nhập số lượng: Điền số lượng hàng cần hủy vào ô SL hủy.
5. Thông tin bổ sung:
   • Hệ thống tự động tính Giá trị hủy (= Giá vốn x Số lượng).
   • Nhập Ghi chú (Ví dụ: Hàng vỡ do khách, Hết hạn sử dụng…).
6. Nhấn Hoàn thành để trừ kho và ghi nhận chi phí hoặc Lưu tạm nếu chưa xuất hủy xong.

Ngoài ra, bạn có thể thêm sản phẩm từ file excel theo mẫu của phần mềm. Thao tác như sau:

• Nhấn Tải về file mẫu Excel File.
• Nhập thông tin hàng hóa cần xuất hủy.
• Trở lại màn hình nhấn Chọn file dữ liệu.

• Nhấn Thực hiện để đưa thông tin lên phần mềm.

2. Cập nhật và hủy phiếu xuất hủy

• Cập nhật:
  • Với các phiếu đã hoàn thành, bạn chỉ có thể sửa các thông tin: Thời gian, Nhân viên xuất hủy, Ghi chú → nhấn Lưu.

• Với phiếu xuất hủy có trạng thái phiếu tạm, bạn có thể cập nhật tất cả các thông tin trên phiếu bằng cách nhấn Mở phiếu.

• Hủy phiếu:
  • Tình huống: Bạn tạo nhầm phiếu xuất hủy và muốn khôi phục lại số lượng hàng vào kho.
  • Thao tác:

1. Tìm và chọn phiếu xuất hủy cần thao tác.

2. Nhấn Hủy bỏ → xác nhận Đồng ý.

3. Hệ thống sẽ tự động cộng lại tồn kho cho các mặt hàng trong phiếu đã hoàn thành và loại bỏ chi phí hủy tương ứng khỏi báo cáo tài chính.

III. Các tính năng nâng cao

1. Sao chép phiếu xuất hủy

• Tình huống: Khách sạn thường xuyên thực hiện hủy các loại thực phẩm thừa/hỏng theo định kỳ với danh sách giống nhau.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào danh sách Xuất hủy.
  2. Chọn phiếu xuất hủy mẫu cũ.
  3. Nhấn Sao chép. Hệ thống sẽ tạo một phiếu mới với danh sách hàng hóa y hệt, bạn chỉ cần điều chỉnh số lượng thực tế của lần này.

2. Tìm kiếm, Sắp xếp và Xuất file

• Tìm kiếm: Sử dụng bộ lọc để tìm phiếu theo: Mã xuất hủy; Mã, tên hàng hóa; Nhân viên xuất hủy; Người tạo; Chi nhánh; Thời gian hoặc Trạng thái.

• Sắp xếp: Kích vào tiêu đề cột (Thời gian, Mã phiếu…) để sắp xếp danh sách tăng/giảm dần, giúp dễ dàng tra cứu các phiếu hủy gần nhất.

• Xuất file/In:
  • Nhấn Xuất file để tải danh sách phiếu hủy hoặc chi tiết hàng hóa hủy ra Excel phục vụ báo cáo.
  • Nhấn In để in phiếu xuất hủy làm biên bản xác nhận với kho/kế toán.

• Tùy chọn hiển thị: Nhấn vào biểu tượng Tùy chọn để ẩn/hiện các cột thông tin cần thiết.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!