Danh mục hàng hóa

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Hệ thống Quản lý hàng hóa của KiotViet Hotel giúp bạn số hóa toàn bộ các mặt hàng và dịch vụ kinh doanh tại khách sạn. Việc phân loại và tổ chức danh mục rõ ràng không chỉ giúp lễ tân thao tác thanh toán nhanh chóng mà còn giúp chủ khách sạn kiểm soát tồn kho minibar và hiệu suất cung cấp dịch vụ chính xác.

Hệ thống phân chia thành 2 loại hàng hóa chính:

• Hàng hóa: Là các sản phẩm vật chất có thể kiểm kê tồn kho trực tiếp như: Nước đóng chai, khăn mặt, bàn chải, snack minibar… Khi có giao dịch, tồn kho sẽ tự động tăng/giảm tương ứng.
• Hàng dịch vụ: Là các sản phẩm phi vật chất, không quản lý tồn kho như: Phí dọn phòng, giặt ủi, trang trí phòng tiệc… Điểm đặc biệt là hàng dịch vụ có thể thiết lập “Thời lượng” sử dụng và “Nguyên liệu tiêu hao” để tính toán giá vốn chính xác.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là hướng dẫn các bước để khởi tạo và quản lý danh mục hàng hóa/dịch vụ trên Website.

1. Quản lý Nhóm hàng

• Tình huống: Để thuận tiện cho việc tìm kiếm, bạn nên chia hàng hóa vào các nhóm cụ thể (Ví dụ: Nhóm Đồ uống, Nhóm Dịch vụ, Nhóm Vật tư).
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại menu Hàng hóa → Danh mục.
  • Nhấn vào dấu (+) tại thông tin Nhóm hàng bên trái để thêm mới.

• Nhập Tên nhóm → chọn Nhóm cha (nếu có) → nhấn Lưu.

• Bạn có thể kéo thả để sắp xếp thứ tự ưu tiên hiển thị.

2. Thêm mới Hàng hóa và Dịch vụ

• Tình huống: Bạn muốn thêm mới các mặt hàng nước ngọt vào kho Minibar và dịch vụ giặt là vào hệ thống để bắt đầu kinh doanh.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên màn hình Danh mục → Hàng hóa → nhấn + Thêm mới → chọn Thêm hàng hóa hoặc Thêm dịch vụ.

• Điền các thông tin: Mã hàng (để trống nếu muốn hệ thống tự sinh), Tên hàng, Giá vốn, Giá bán.
• Với hàng hóa: Nhập số lượng Tồn kho hiện tại.

• Với hàng dịch vụ: Nhập Thời lượng (phút) và thiết lập Nguyên liệu tiêu hao (nếu có).

• Nếu hàng hóa có nhiều màu sắc, kích thước, hãy sử dụng tính năng Thuộc tính và Đơn vị tính (quy đổi thùng/chai) để quản lý chi tiết.

3. Cập nhật và ngừng kinh doanh

• Tình huống: Một mặt hàng nước uống thay đổi giá bán hoặc ngừng nhập hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật: Tìm mặt hàng cần đổi thông tin → nhấn Cập nhật → chỉnh sửa thông tin → nhấn Lưu.

• Ngừng kinh doanh: Khi một món đồ không còn bán nhưng bạn muốn giữ lại lịch sử giao dịch, hãy chọn Ngừng kinh doanh → xác nhận Đồng ý. Mặt hàng này sẽ không hiện trên màn hình Lễ tân nhưng vẫn lưu trong giao dịch đã phát sinh và báo cáo.

• Xóa hàng hóa: Chỉ thực hiện khi muốn loại bỏ hoàn toàn. Hệ thống sẽ giữ tên hàng kèm hậu tố {DEL} trong các giao dịch đã phát sinh và báo cáo. Khi xem chi tiết hàng hóa bạn nhấn Xóa → chọn Đồng ý để xác nhận xóa.

III. Các tính năng nâng cao

Dành cho việc quản lý chuyên sâu và tối ưu hóa vận hành kho bãi.

1. Theo dõi Thẻ kho và Tồn kho chi tiết

• Thẻ kho: Ghi nhận toàn bộ lịch sử biến động (nhập, bán, kiểm hàng) của một mặt hàng theo thời gian thực. Giúp bạn giải trình được tại sao số lượng hàng hóa tăng hoặc giảm.

• Tồn kho: Xem chi tiết số lượng thực tế của mặt hàng tại từng chi nhánh khác nhau (nếu bạn có chuỗi khách sạn).

2. Công cụ Import/ Xuất file và tìm kiếm nâng cao

• Nhập/Xuất file Excel:
  • Thay vì nhập tay từng món, bạn có thể tải file mẫu của KiotViet, điền danh sách hàng hóa và Import hàng loạt vào hệ thống.

• Ngược lại, tính năng Xuất file giúp bạn lấy dữ liệu để làm báo cáo ngoài hoặc kiểm kê định kỳ.

• Tìm kiếm và Sắp xếp: Bạn có thể lọc nhanh theo Nhóm hàng, Loại hàng, hoặc các tiêu chí như “Dưới định mức tồn” để biết món nào cần nhập thêm ngay.
• Đánh dấu yêu thích: Kích vào biểu tượng sao trên các mặt hàng bán chạy. Những hàng hóa này sẽ luôn được ưu tiên hiển thị đầu tiên trên màn hình Lễ tân.

3. In mã vạch (Barcode)

Để chuyên nghiệp hóa khâu bán lẻ tại sảnh, hệ thống hỗ trợ tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa. Bạn có thể chọn in hàng loạt theo khổ giấy mong muốn, sau đó dán lên sản phẩm để nhân viên dùng máy quét thanh toán nhanh chóng.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý hàng hóa trên ứng dụng di động hỗ trợ khách sạn, nhà nghỉ thực hiện các thao tác: Thêm mới, cập nhật và tra cứu hàng hóa.

1. Xem danh sách và chi tiết hàng hóa

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra danh sách hàng hóa.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên menu Nhiều hơn, chạm vào Danh mục.
  2. Danh sách Hàng hóa sẽ hiển thị.

3. Để tìm kiếm hàng hóa bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp.

4. Bạn có thể thay đổi giá trị hiển thị trên danh sách hàng hóa.

5. Để sắp xếp thứ tự hiển thị hàng hóa, bạn chọn Mới nhất.

6. Chạm vào một mặt hàng bất kỳ để xem chi tiết.

2. Thêm mới và cập nhật hàng hóa

• Tình huống: Khách sạn có sản phẩm và dịch vụ mới. Bạn cần thêm vào hệ thống ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Thêm mới:
    • Mở ứng dụng KiotViet Hotel, vào menu Hàng hóa.
    • Chạm biểu tượng (+) → chọn Thêm hàng hóa hoặc Thêm dịch vụ → nhập thông tin tương ứng → nhấn Lưu.

• Cập nhật: Trên màn hình Hàng hóa → nhấn vào sản phẩm/ dịch vụ cần thay đổi thông tin → nhấn biểu tượng cây bút → nhấn Lưu.

• Ngừng kinh doanh/ Xóa: Trong màn hình chi tiết hàng hóa, chạm vào biểu tượng ba chấm để truy cập các tùy chọn Ngừng kinh doanh hoặc Xóa.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!