Nhập hàng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Nhập hàng trên KiotViet Hotel giúp chủ khách sạn quản lý chặt chẽ quy trình nhập kho các loại hàng hóa phục vụ kinh doanh như: đồ uống Minibar, đồ tiêu hao (amenities), thực phẩm cho bếp ăn sáng hoặc các vật tư buồng phòng. Việc tạo phiếu nhập hàng đầy đủ giúp hệ thống tự động tăng tồn kho, cập nhật giá vốn trung bình và ghi nhận công nợ với nhà cung cấp một cách chính xác.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tồn kho chính xác: Tự động cộng thêm số lượng hàng hóa vào kho ngay khi phiếu nhập hoàn thành.
• Kiểm soát giá vốn: Tự động tính toán lại giá vốn hàng bán (COGS) dựa trên giá nhập mới, giúp báo cáo lợi nhuận luôn đúng thực tế.
• Quản lý công nợ nhà cung cấp: Theo dõi chi tiết tiền hàng đã trả và còn nợ đối với từng nhà cung cấp.
• Linh hoạt đa phương thức: Hỗ trợ nhập hàng nhanh bằng máy quét mã vạch, nhập từ file Excel hoặc nhập trực tiếp trên điện thoại.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là quy trình nhập hàng tiêu chuẩn trên giao diện máy tính (Web).

1. Tạo phiếu nhập hàng

• Tình huống: Khách sạn vừa nhận một lô hàng gồm 5 thùng nước suối và 200 bộ bàn chải đánh răng từ nhà cung cấp. Bạn cần tạo phiếu nhập để ghi nhận vào hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch → chọn Nhập hàng.
  2. Nhấn + Nhập hàng.

3. Chọn hàng hóa:
   • Gõ tên (ví dụ: “Nước suối”) hoặc mã hàng vào ô tìm kiếm.
   • Nhập Số lượng thực tế nhập về.
   • Kiểm tra và điều chỉnh Đơn giá nhập nếu có thay đổi so với lần trước.
4. Chọn Nhà cung cấp:
   • Tìm kiếm tên nhà cung cấp đã có trên hệ thống (F4).
   • Nếu là NCC mới, kích dấu (+) để thêm nhanh thông tin.

2. Thanh toán và hoàn thành

• Tình huống: Tổng tiền hàng là 420,000đ. Bạn thanh toán trước 200,000đ bằng tiền mặt, số còn lại ghi nợ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại cột thông tin thanh toán bên phải:
     • Giảm giá: Nhập số tiền nhà cung cấp giảm giá (nếu có).
     • Tiền trả nhà cung cấp: Nhập 200,000đ.
     • Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt.
  2. Hệ thống sẽ tự động tính phần còn lại vào ô Tính vào công nợ.
  3. Nhập Ghi chú (nếu có) và nhấn Hoàn thành.

III. Các tính năng nâng cao

1. Nhập hàng từ Excel và Sao chép phiếu

• Nhập từ Excel: Khi nhập lô hàng lớn với nhiều mã sản phẩm, bạn có thể tải file mẫu của KiotViet, điền thông tin và Thực hiện import ngược lại hệ thống để tiết kiệm thời gian.

• Sao chép phiếu: Nếu bạn thường xuyên nhập đơn hàng giống nhau (ví dụ định kỳ nhập đúng số lượng đồ minibar mỗi tuần), hãy mở phiếu nhập cũ và chọn Sao chép. Hệ thống sẽ tạo phiếu mới với đầy đủ thông tin hàng hóa, bạn sửa lại số lượng thực tế, đơn giá, giảm giá,… (nếu cần).

2. Cập nhật và hủy phiếu nhập

• Cập nhật:
  • Với phiếu nhập ở trạng thái Đã nhập hàng, bạn có thể sửa lại các thông tin như Thời gian, Nhân viên nhập hoặc Ghi chú → nhấn Lưu.

Lưu ý: Với phiếu nhập Đã nhập hàng nhưng chưa có tên nhà cung cấp → bạn có thể bổ sung Nhà cung cấp trên phiếu. Với phiếu nhập đã có tên nhà cung cấp → hệ thống không hỗ trợ thay đổi nhà cung cấp.

• Với phiếu nhập ở trạng thái Phiếu tạm, bạn nhấn Mở phiếu để thay đổi tất cả các thông tin.

• Hủy phiếu nhập:
  • Tìm và mở phiếu nhập cần hủy.
  • Nhấn Hủy bỏ → xác nhận Đồng ý.

• Lưu ý: Hệ thống sẽ tự động trừ lại tồn kho của các hàng hóa trong phiếu và cập nhật lại công nợ nhà cung cấp (trừ lại số tiền nợ đã ghi nhận). Nếu phiếu nhập đã có phiếu chi thanh toán đi kèm, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn hủy luôn phiếu chi đó không.

3. In mã vạch hàng nhập

• Tình huống: Bạn nhập các sản phẩm chưa có mã vạch (ví dụ: đồ lưu niệm) và muốn dán tem để quản lý.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong danh sách phiếu nhập hàng, chọn phiếu vừa tạo.
  2. Nhấn In mã vạch.
  3. Chọn khổ giấy và số lượng tem cần in, sau đó dán lên sản phẩm để sẵn sàng cho việc bán hàng.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Nhập hàng trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Tạo và quản lý các giao dịch nhập hàng ngay trên điện thoại.

1. Xem danh sách và chi tiết phiếu nhập hàng

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra danh sách các phiếu nhập hàng ngày hôm qua.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên menu Nhiều hơn, chạm vào Nhập hàng.
  2. Danh sách các phiếu nhập hàng sẽ hiển thị.

3. Để tìm kiếm phiếu nhập hàng bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp hoặc các bộ lọc Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh.

4. Bạn có thể thay đổi giá trị hiển thị trên danh sách phiếu.

5. Để sắp xếp phiếu nhập hàng, bạn chọn biểu tượng mũi tên 2 chiều → chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất.

6. Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem chi tiết: hàng hóa nào đã nhập, số lượng bao nhiêu, đã trả tiền chưa.

2. Tạo phiếu nhập

• Tình huống: Nhân viên nhận hàng trên điện thoại để nhập kho ngay lập tức.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng KiotViet Hotel, vào menu Nhiều hơn → Nhập hàng.
  2. Chạm dấu (+) để tạo phiếu mới.

3. Chạm vào Nhà cung cấp để tìm kiếm đối tác có sẵn trên hệ thống hoặc thêm mới thông tin.

4. Chọn hàng nhập: Chạm vào biểu tượng quét mã, tìm theo mã hoặc tên hoặc chọn hàng hóa trên danh sách → nhấn Thêm.

5. Điều chỉnh số lượng và đơn giá nhập của từng mặt hàng.

6. Chạm nút Thanh toán.
7. Nếu có phát sinh chi phí nhập hàng, chi phí nhập hàng khác, bạn chạm vào ô tương ứng để chọn chi phí.
8. Nhập số tiền trả NCC và chạm Hoàn thành để kết thúc.

3. Hủy phiếu nhập hàng

• Tình huống: Nhân viên báo vừa tạo nhầm phiếu nhập hàng trên hệ thống, bạn cần hủy ngay để kho không bị cộng tồn sai.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình chi tiết phiếu nhập hàng.
  2. Chạm vào biểu tượng thùng rác.
  3. Xác nhận Đồng ý.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!