Tránh tình trạng hết hàng mà không kịp phát hiện với phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa

Kinh doanh cửa hàng tạp hóa không còn quá xa lạ thế nhưng để thành công thì cũng còn phụ thuộc nhiều yếu tố. Và một trong số đó chính là quản lý hàng tồn kho. Hết hàng tồn kho luôn là cơn ác mộng tồi tệ nhất đối với bất kỳ chủ tiệm tạp hóa nào. Hết hàng có thể dẫn đến mất doanh thu và giảm sự hài lòng của khách hàng. Hơn nữa, nó có thể ảnh hưởng đến tỉ lệ quay lại của khách hàng. Tuy nhiên, may mắn thay, có một giải pháp cho vấn đề này, đó là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Những lý do dẫn đến tình trạng hết hàng ở cửa hàng tạp hóa là gì?

1. Dữ liệu không chính xác

Khi xử lý hàng tồn kho, rất dễ mắc sai lầm. Số liệu tồn kho trên giấy (hoặc trên màn hình) thường không khớp. Có nhiều lý do cho điều đó. Các lý do có thể là do sự khác biệt trong vận chuyển, việc trả lại hàng bị thất lạc và các yếu tố khác.

Do những khác biệt này, người bán có thể nhầm tưởng rằng họ có một mặt hàng trong kho nhưng thực tế thì không. Kết quả là dẫn đến việc đặt hàng lại sản phẩm hoặc số lượng không chính xác. 

2. Không đặt hàng lại kịp thời

Đây là một vấn đề đơn giản. Sản phẩm đang “bay” khỏi kệ nhanh hơn mức bạn dự trù để nhập thêm. Kết quả là nó khiến bạn hết những món đồ phổ biến. Nhiều chủ shop còn có tư duy là thấy hàng nào hết thì lấy thôi, khách đến hỏi hết thì bảo nay có, mai có, như thế cũng chả sao. Không quản lý được hàng tồn kho không chỉ làm giảm doanh thu do mất khách, mà bên cạnh đó, nhiều mặt hàng trong cửa hàng tạp hóa rất nhỏ (như bánh xà bông, cái bút, gói tăm…), chuyện thất thoát 1 vài cái do gián nhấm chuột gặm, hay khách “tiện tay” bỏ túi, nhân viên “tiện tay” lấy dùng… bạn cũng chẳng thể nào mà kiểm soát được.

3. Quản lý kém về con người, quy trình và công nghệ

Bạn có thể có những công cụ và chiến lược kiểm kê tốt. Tuy nhiên, nếu bạn không có nhân viên giỏi để thực hiện chúng, bạn vẫn sẽ gặp vấn đề về hàng tồn kho.

Ví dụ: bạn có đủ hàng trong kho. Tuy nhiên, nhân viên của bạn không bổ sung thêm hàng vào kệ. Trong trường hợp này, khách hàng có thể nghĩ rằng tiệm tạp hóa của bạn không có hoặc hết sản phẩm mà họ cần.

4. Giao tiếp hoặc mối quan hệ kém với nhà cung cấp

Nếu bạn hoặc nhân viên của bạn không giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp thì điều đó có thể dẫn đến đơn hàng bị bỏ lỡ hoặc bị trì hoãn. Kết quả là sẽ có tình trạng hết hàng.

5. Không đủ vốn lưu động

Một số cửa hàng tạp hóa hết hàng do thiếu vốn để nhập hàng mới. Thực tế là tình hình tài chính của mỗi cửa hàng tạp hóa là khác nhau. Nếu đây là trường hợp của bạn thì bạn cần tìm cách cải thiện dòng tiền.

Xem thêm: Giảm bớt rắc rối về quản lý tồn kho của cửa hàng tạp hóa bằng phần mềm bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cho cửa hàng tạp hóa sẽ hữu ích như thế nào trong việc tránh tình trạng hết hàng?

1. Tự động hóa công việc với phần mềm quản lý tồn kho

Có thể khó đạt được sự cân bằng giữa tồn kho quá nhiều và thiếu hụt. Tuy nhiên, phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa chính là giải pháp then chốt dành cho bạn.

Bạn chỉ cần tự động hóa quy trình của mình bằng phần mềm quản lý. Kết quả là bạn sẽ có thể theo dõi mức tồn kho thấp. Sau đó, phần mềm có thể nhanh chóng xác định các điểm đặt hàng lại cho từng sản phẩm. Vì vậy, nó sẽ giúp bạn tránh được tình trạng hết hàng. 

2. Tính điểm đặt hàng lại bằng phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa

Điểm đặt hàng lại là điểm mà tại đó mức tồn kho bằng hoặc thấp hơn mức tối thiểu, cần phải bổ sung thêm lượng hàng tồn kho. 
Điểm đặt hàng lại hàng tồn kho lý tưởng bao gồm thời gian cần thiết để thực hiện một đơn đặt hàng mới trước khi lượng hàng trong kho của bạn đạt đến ngưỡng.

Ví dụ: giả sử mức tồn kho của một trong các sản phẩm của bạn sắp đạt đến điểm đặt hàng lại, phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa sẽ thông báo cho bạn. Vì vậy, bạn có thể đặt hàng bổ sung ngay lập tức.

Lợi ích của việc sử dụng điểm đặt hàng lại là bạn không bao giờ gặp phải tình trạng hết hàng.

3. Phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa của KiotViet giúp bạn dự báo nhu cầu chính xác

Việc sử dụng dự báo nhu cầu chính xác sẽ làm giảm lượng hàng tồn kho và tránh tình trạng hết hàng. Dự báo nhu cầu dựa trên báo cáo và dữ liệu bán hàng trước đó giúp bạn đặt hàng vừa đủ sản phẩm. Điều này sẽ rất hữu ích cho việc giảm chi phí tồn kho bằng cách tránh tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.

Dùng thử miễn phí

Câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng cho tiệm tạp hóa

1/ Tôi nên cân nhắc điều gì khi lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng tạp hóa? 

Khi chọn phần mềm quản lý kho hàng tạp hóa, hãy xem xét các tính năng như quản lý hàng tồn kho thông minh, thanh toán tự động và quản lý đơn hàng. Đánh giá khả năng mở rộng, tính dễ sử dụng, khả năng tích hợp và hỗ trợ khách hàng để tìm ra sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của cửa hàng tạp hóa của bạn.

2/ Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet có tích hợp với các hệ thống phần mềm khác không? 

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống phần mềm khác nhau, bao gồm nền tảng thương mại điện tử, cổng thanh toá,... Sự tích hợp này cho phép luồng dữ liệu trôi chảy. Nó loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, hợp lý hóa hoạt động của cửa hàng tạp hóa của bạn.

3/ KiotViet có phù hợp với cơ sở kinh doanh nhỏ và siêu nhỏ không? 

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet phục vụ cho các nhà kinh doanh thuộc mọi quy mô, kể cả các cửa hàng quy mô nhỏ và siêu nhỏ. Khả năng mở rộng của nó đảm bảo phần mềm có thể thích ứng với nhu cầu thay đổi của bạn.

4/ Dữ liệu được lưu trữ trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet an toàn đến mức nào? 

KiotViet rất coi trọng vấn đề bảo mật dữ liệu. Với các giao thức mã hóa và máy chủ bảo mật, dữ liệu kinh doanh của bạn được bảo vệ, cho phép khôi phục dữ liệu trong trường hợp có bất kỳ sự kiện không mong muốn nào.

5/ Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet có thể tạo báo cáo để phân tích hiệu suất của cửa hàng tạp hóa không? 

Có, KiotViet cung cấp khả năng báo cáo toàn diện. Bạn có thể tạo báo cáo về doanh số bán hàng, hàng tồn kho, lợi nhuận, v.v., cho phép bạn phân tích các số liệu chính và hiểu rõ hơn về hiệu suất của cửa hàng tạp hóa của bạn.

Xem thêm: Mẹo cần nhớ khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp cho cửa hàng thời trang

Về phần mềm quản lý hàng tồn kho tạp hóa, KiotViet là giải pháp hàng đầu. Với các tính năng mạnh mẽ, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet hợp lý hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả cho các cửa hàng tạp hóa. Sự vượt trội của nó so với các phần mềm khác trên thị trường là điều hiển nhiên nhờ khả năng toàn diện và giao diện thân thiện với người dùng. Bằng cách chọn KiotViet, bạn sẽ có được một công cụ mạnh mẽ phục vụ riêng cho nhu cầu của cửa hàng tạp hóa, đảm bảo kiểm soát hàng tồn kho tối ưu và thúc đẩy thành công cho việc kinh doanh của bạn.