Giảm bớt rắc rối về quản lý tồn kho của cửa hàng tạp hóa bằng phần mềm bán hàng

Các chủ cửa hàng tạp hóa hoàn toàn nhận thức được thời gian và nỗ lực cần thiết để kiểm soát hàng tồn kho của họ. Theo kiểu quản lý truyền thống, các cửa hàng tạp hóa thường dành hàng giờ để đếm và theo dõi từng mặt hàng trong kho cũng như số lượng lưu trữ của chúng. Hơn nữa, chủ cửa hàng tạp hóa cũng cần theo dõi những gì họ có trong kho để có thể kịp thời có kế hoạch nhập thêm bất cứ thứ gì sắp hết.

Các bước của quản lý hàng tồn kho cửa hàng tạp hóa và tầm quan trọng của chúng

Quản lý hàng tồn kho hàng tạp hóa là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự siêng năng cao độ để hoàn thành công việc. Ngay cả một sai lầm nhỏ trong quá trình này cũng có thể gây ra hậu quả gián đoạn và lâu dài. 

Quản lý hàng tồn kho không phải là một điều mới lạ trong các cửa hàng tạp hóa và thường được thực hiện theo cách quản lý truyền thống là đếm tay và ghi vào sổ sách hoặc nhập liệu vào file Excel. Tuy nhiên, việc quản lý tồn kho hàng tạp hóa tiêu chuẩn phải bao gồm các bước sau: 

• Đặt hàng và mua sản phẩm
• Cập nhật tồn kho khi nhận sản phẩm tại cửa hàng
• Đăng bán các mặt hàng, giảm số lượng mặt hàng đã bán tương ứng từ kho
• Sắp xếp lại các sản phẩm đang thiếu hụt hàng tồn kho

Bất kỳ chủ cửa hàng tạp hóa nào cũng công nhận rằng quản lý hàng tồn kho trong cửa hàng tạp hóa là một trong những yếu tố chính chi phối hoạt động kinh doanh. Nó cần thiết vì nhiều lý do:

Quản lý hàng tồn kho hợp lý trong cửa hàng tạp hóa sẽ giúp ngăn ngừa các vấn đề liên quan đến quản lý sản phẩm số lượng lớn. Việc quản lý sát sao kho hàng tạp hóa có thể ngăn chặn lượng hàng tồn kho số lượng lớn bị hư hỏng, do đó giảm thiệt hại cho việc lưu kho.

Việc theo dõi hàng tồn kho dễ dàng đi đôi với việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Ví dụ: bạn theo dõi số lượng chai dầu ăn được bán qua hệ thống phần mềm quản lý bán hàng của cửa hàng tạp hóa. Bằng cách đó, bạn sẽ biết được đơn hàng cần đặt theo số lượng hàng tồn kho hiện có.

Với việc quản lý tồn kho hàng tạp hóa phù hợp, bạn có thể quản lý vi mô kho hàng của mình bằng cách lọc nhu cầu không chỉ theo sản phẩm mà còn theo số lượng. Ví dụ: bằng cách quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, bạn có thể theo dõi xem doanh số bán Coca Cola của chai 500 ml hay chai 1 lít cao hơn.

Nếu được thực hiện đúng cách, quản lý hàng tồn kho cửa hàng tạp hóa cũng có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến bán hàng. Điều này sẽ làm cho việc kinh doanh của bạn sinh lợi hoàn toàn.

Xem thêm: 4 Cách sử dụng tính năng phân tích và báo cáo trên phần mềm quản lý để tăng doanh số bán hàng

Sự gián đoạn trong quản lý tồn kho cửa hàng tạp hóa

Quản lý hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn mà chủ cửa hàng tạp hóa phải đối mặt trong việc quản lý cửa hàng. Sự kém hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Nó cũng có thể gây ra sự hỗn loạn trong cửa hàng tạp hóa của bạn và có thể dẫn đến tình trạng kinh doanh thua lỗ lâu dài. Quản lý hàng tồn kho, cũng quan trọng đối với các chủ cửa hàng, phải đối mặt với những gián đoạn sau.

1/ Dữ liệu tồn kho cửa hàng tạp hóa không chính xác

Dữ liệu chính xác là rất cần thiết để vận hành một cửa hàng tạp hóa đúng cách. Là chủ cửa hàng, bạn sẽ khó cung cấp cho khách hàng thông tin về tình trạng còn hàng của sản phẩm trong cửa hàng của mình nếu không có dữ liệu kiểm kê hàng tạp hóa phù hợp và đầy đủ.

2/ Quản lý kho hàng tạp hóa và hàng tồn kho số lượng lớn

Hàng tạp hóa, là hàng tồn kho dễ vỡ, phải được bảo quản và quản lý đúng cách. Ví dụ: nếu bạn không có thiết bị bảo quản lạnh (như tủ lạnh hoặc thiết bị làm mát) để bảo quản sữa dự trữ thì sữa sẽ bị hỏng. Tương tự, nếu bạn không bán hết sớm, nó sẽ hết hạn sử dụng và gây thất thoát hàng tồn kho.

3/ Theo dõi tồn kho cửa hàng tạp hóa không nhất quán

Việc theo dõi hàng tồn kho tại cửa hàng tạp hóa của bạn là khá cần thiết. Đó là cách duy nhất để biết hàng tồn kho hiện có và cần thiết trong cửa hàng tạp hóa của bạn là bao nhiêu. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu mua chai nước mắm hoặc gói gia vị, bạn không thể chắc chắn về tình trạng sẵn có của nó trừ khi bạn theo dõi chính xác lượng hàng trong kho và điều đó có thể gây ra tình trạng khá lộn xộn.

4/ Phân loại động

Ghi lại tồn kho hàng tạp hóa là một chuyện, phân loại nó lại là một chuyện khác. Việc phân loại tồn kho hàng tạp hóa có thể liên quan đến tình trạng sẵn có hoặc danh mục sản phẩm hoặc bất kỳ thứ gì khác. Ví dụ: phân loại cà phê theo nhãn hiệu hoặc số lượng có sẵn tại cửa hàng của bạn bằng phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa. Dù bằng cách nào, nó sẽ dễ dàng tìm thấy khi khách hàng yêu cầu.

5/ Tồn kho quá nhiều hàng tạp hóa

Như đã đề cập trước đó, một số sản phẩm tại cửa hàng tạp hóa không phải là thứ bạn có thể lưu kho lâu. Đó là bởi vì những mặt hàng như vậy dễ hỏng và có ngày hết hạn. Nếu bạn không quản lý được hàng tồn kho của cửa hàng tạp hóa, bạn có thể sẽ dự trữ quá nhiều những mặt hàng này. Điều này có thể khiến chúng bị hư hỏng, từ đó gây thất thoát hàng tồn kho và tiền bạc.

Xem thêm: Lợi ích của quản lý bán hàng nông sản thực phẩm trên thiết bị di động

Giảm bớt rắc rối về quản lý hàng tồn kho của cửa hàng tạp hóa bằng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Với việc quản lý hàng tồn kho phù hợp, bạn có thể gạt các vấn đề về quản lý cửa hàng tạp hóa sang một bên. Nói cách khác, quản lý hàng tồn kho là “xương sống” của việc điều hành một cửa hàng tạp hóa. Giải quyết các vấn đề về quản lý tồn kho hàng tạp hóa sẽ đảm bảo cửa hàng của bạn được vận hành một cách hiệu quả. Hơn nữa, nó sẽ đảm bảo được sự trơn tru khi cửa hàng tạp hóa của bạn hoạt động. Nếu bạn có thể quản lý tồn kho hàng tạp hóa của mình một cách suôn sẻ, bạn có thể cải thiện trải nghiệm của người dùng và khiến họ hài lòng.

1/ Độ chính xác trong trích xuất dữ liệu tồn kho hàng tạp hóa

Việc tạo dữ liệu chính xác và nhất quán từ kho hàng tạp hóa của bạn là điều quan trọng đối với việc quản lý cửa hàng của bạn. Với dữ liệu và thông tin chính xác về hàng tồn kho tại cửa hàng tạp hóa, bạn có thể đi trước một bước để phục vụ khách hàng của mình theo cách hiệu quả hơn.

2/ Phương pháp quản lý hàng tồn kho số lượng lớn hiệu quả

Quản lý kho hàng số lượng lớn hiệu quả đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của các cửa hàng tạp hóa. Việc kiểm soát số lượng sản phẩm, hạn chế tình trạng tồn kho quá mức và cung cấp phương tiện lưu trữ thích hợp sẽ giúp hàng tồn kho của bạn không bị lãng phí hoặc hư hỏng. 

3/ Theo dõi hàng tồn kho tự động qua phần mềm quản lý bán hàng

Theo dõi hàng tồn kho thủ công để lại khoảng trống cho các lỗi của con người. Do đó, việc tự động hóa việc theo dõi hàng tồn kho hàng tạp hóa thông qua phần mềm quản lý có thể giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình một cách tốt hơn, nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nó cũng giúp bạn thực hiện việc theo dõi hàng tồn kho của mình một cách nhất quán và không có lỗi.

4/ Phân loại hàng tồn kho được kích hoạt với phần mềm quản lý bán hàng

Bản thân việc phân loại hàng tồn kho có thể giúp bạn giảm bớt một nửa những rắc rối liên quan đến quản lý tồn kho cửa hàng tạp hóa. Nếu bạn có các sản phẩm được phân loại theo sự thuận tiện của mình thì bạn có thể quản lý nó một cách dễ dàng nhất. Phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp bạn tự động hóa quá trình phân loại. Với KiotViet, bạn có thể lập các thuộc tính về cách bạn muốn thực hiện phân chia trong kho hàng tạp hóa của mình.

Dùng thử miễn phí

5/ Dự báo nhu cầu

Nhận thức được nhu cầu về sản phẩm sẽ luôn mang lại lợi ích bằng cách cho phép bạn duy trì nguồn cung đầy đủ cho sản phẩm đó. Bạn có thể theo dõi doanh số bán các mặt hàng khác nhau trong cửa hàng của mình bằng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet và dự báo nhu cầu về mặt hàng đó. Ví dụ: nếu bạn biết rằng khách hàng của mình thích chai nước táo 1 lít hơn là 500 ml, bạn sẽ giữ lại nhiều hàng tồn kho hơn cho chai 1 lít để tạo ra doanh thu cao hơn.

6/ Kiểm soát hàng tồn kho và an toàn

Việc theo dõi hàng tồn kho, phân loại hàng tồn kho được cải thiện và nâng cao cũng sẽ dẫn đến việc ngăn chặn hàng tồn kho bị hư hỏng. Là một ngành rất phát triển và nhạy cảm với sản phẩm, việc kiểm soát hàng tồn kho là cần thiết để giữ cho các mặt hàng nhạy cảm với thời gian không bị hư hỏng và gây lãng phí hàng tồn kho.

Mọi hoạt động xuất kho, nhập kho đều được cập nhật tự động trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet. Chủ tiệm tạp hóa có thể theo dõi được chính xác số lượng hàng tồn kho. Từ đó có những kế hoạch bán hàng phù hợp tránh sai sót, gian lận, thất thoát.