Top 5 kinh nghiệm chọn mua phần mềm quản lý kinh doanh hữu ích nhất

Việc mua phần mềm quản lý kinh doanh được xem như là bước chuyển mình của các chủ cửa hàng nhỏ, lẻ để bắt kịp cuộc đua khốc liệt. Thế nhưng, phần mềm bán hàng nào cũng quảng cáo là chất lượng nhất, tiện lợi nhất, khiến người tiêu dùng hoang mang và khó đưa ra quyết định.
Làm sao để có thể chọn mua “một trợ thủ công nghệ” phù hợp? Sau đây sẽ là TOP 5 kinh nghiệm hữu ích nhất, giúp bạn có thể đưa ra những lựa chọn đúng đắn khi quyết định “rút ví” đầu tư phần mềm.

lựa chọn phần mềm quản lý kinh doanh nào là tốt?

1.Đặt ra những gì bạn “muốn” và bạn “cần”

Cũng giống như khi bạn đang tìm kiếm một đối tác, tìm kiếm một phần mềm trở nên dễ dàng hơn nhiều nếu bạn biết mình muốn gì. Đó là lý do tại sao bước đầu tiên trong việc lựa chọn một phần mềm là xác định tất cả các tính năng, chức năng, và dịch vụ mà bạn sử dụng trong kinh doanh.
Ví dụ: Khách hàng - thông tin khách hàng được lưu trữ, quản lý và cập nhật như thế nào? Hàng hóa - thông tin sản phẩm được thêm, theo dõi và cập nhật như thế nào?
Bất kỳ nhu cầu đặc biệt mà cửa hàng của bạn có thể có ngay bây giờ và trong tương lai như - Quản lý nhiều chi nhánh, phiếu giảm giá, website bán hàng, quản lý trên thiết bị di động...
Làm như vậy cho phép  bạn dễ dàng đánh giá các giải pháp khác nhau và cho phép minh nhanh chóng chọn ra những phần mềm phù hợp nhất với công việc kinh doanh.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến giá rẻ và tốt nhất hiện nay

Bạn nên chi bao nhiêu cho phần mềm quản lý bán hàng mới? Điều đó phụ thuộc vào quy mô của cửa hàng và các tính năng bạn yêu cầu. Lưu ý, một phần mềm bán hàng có chi phí cao không đồng nghĩa với việc nó có thể giải quyết được tất cả các vấn đề hay đáp ứng hết thảy các nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc bỏ ra một số tiền lớn chỉ để sử dụng một phần mềm bán hàng không thật sự mang lại lợi ích cho cửa hàng là sự lãng phí không cần thiết. Vì vậy, ngân sách dùng để mua phần mềm quản lý bán hàng cũng nên được quan tâm và chú trọng.

3.Phân biệt và so sánh các loại phần mềm phổ biến trên thị trường

 

Phần mềm miễn phí

Phần mềm offline

Phần mềm online

Chi phí

Người dùng hoàn toàn miễn phí khi cài đặt loại phần mềm này.
Tuy nhiên, bạn sẽ thường xuyên vấp phải các chi phí phát sinh nâng cấp, hay bắt buộc mua các thiết bị phần cứng kèm theo

Người dùng cần phải trả một khoản tiền lớn để mua một phần mềm bán hàng offline.
Bên cạnh đó, bạn cũng phải chịu phí sửa chữa, nâng cấp khi phần mềm gặp vấn đề.

Các phần mềm online thường được cung cấp với nhiều gói dịch vụ khác nhau. Tùy thuộc vào gói dịch vụ mà người dùng sẽ phải trả phí khác nhau.
Mức phí này khá hợp lý, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng.

Tính năng

Không cập nhật hoặc ít cập nhật tính năng mới.
Trong quá trình sử dụng nếu có tính năng mới người dùng sẽ phải tốn thêm chi phí nâng cấp

Chỉ có những tính năng cơ bản nhất.
Muốn có thêm tính năng cao hơn, người dùng cần cài đặt bản cập nhật mới hoặc trả thêm chi phí

Với một khoản chi phí nhỏ, người dùng được cung cấp phần mềm đầy đủ các tính năng.
Bên cạnh đó, phần mềm cũng miễn phí nâng cấp và thường xuyên được cập nhật tính năng cần thiết dựa trên nhu cầu của người dùng.

Cách cài đặt

Dễ dàng tải phần mềm từ trên mạng và cài đặt trực tiếp vào máy tính.

Người dùng cần tải phần mềm từ trang web hoặc nhà cung cấp sẽ trực tiếp cài đặt vào máy.

Bạn truy cập vào website để sử dụng phần mềm trực tiếp trên giao diện web.
Hoặc bạn cũng có thể tải phần mềm hoàn toàn miễn phí từ cửa hàng ứng dụng của iOS và Android.

Thiết bị sử dụng

Chỉ có thể sử dụng trên máy tính có cài đặt phần mềm.

Chỉ có thể sử dụng trên máy tính hoặc hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm.

Sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, máy tính bảng, điện thoại.

Tính bảo mật và an toàn

Các phần mềm này có chứa các virus hay mã độc, xâm nhập vào hệ thống dữ liệu của cửa hàng.
Rủi ro thông tin bị đánh cắp, và hàng loạt mối nguy vô cùng lớn

Dữ liệu kinh doanh sẽ được lưu trữ trên máy tính, chính vì vậy khi có các sự cố như virus, lỗi máy tính dữ liệu sẽ bị ảnh hưởng nhiều.
Bên cạnh đó, rất khó để người dùng có thể phục hồi dữ liệu lại như cũ.

Được xây dựng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, đảm bảo tính bảo mật và an toàn tuyệt đối.
Khi có vấn đề xảy ra với thiết bị sử dụng, dữ liệu sẽ không bị ảnh hưởng mà vẫn có thể tiếp tục cập nhật khi thiết bị trở lại bình thường.

Khả năng linh động

Khả năng linh hoạt rất kém, chỉ có thể sử dụng trên một máy tính duy nhất có cài đặt phần mềm.
Không hỗ trợ đồng bộ hệ thống nhiều máy tính.

Khả năng linh hoạt kém. Người dùng chỉ có thể sử dụng trên máy tính đã cài đặt hoặc trên cùng hệ thống máy tính cửa hàng.

Chủ cửa hàng dễ dàng quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi, chỉ với một chiếc điện thoại hay máy tính có kết nối internet.
Phần mềm có thể kết nối trên nhiều thiết bị khác nhau.

4.Luôn luôn dùng thử phần mềm

Muốn biết một phần mềm bán hàng có tiện lợi hay không, có dễ dùng và thích hợp đối với quy trình hoạt động của công ty hay không thì quá trình trải nghiệm trước các tính năng của sản phẩm là hoàn toàn cần thiết. Sau thời gian dùng thử, các phần mềm sẽ được đánh giá chính xác và khách quan hơn. Nhờ đó, người sử dụng có thể biết chắc chắn nên chọn mua phần mềm quản lý bán hàng của nhà cung cấp nào là thích hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Tuy nhiên, cần phải đặc biệt lưu ý đó là nên dùng thử các phần mềm đã hoàn thiện để tránh các tình trạng thường rất hay gặp phải ở các bản chưa hoàn thiện như mất dữ liệu, tính toán sai, ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn, dẫn đến đánh giá và lựa chọn sai.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng online miễn phí dùng thử 

5.Tận dụng tối đa phần mềm quản lý bán hàng của bạn

Rất nhiều chủ cửa hàng nghĩ rằng một phần mềm quản lý kinh doanh chỉ đơn thuần hỗ trợ việc bán hàng, kiểm soát tồn kho...Mà bỏ lỡ rất nhiều tính năng ưu việt khác, xem xét và vận dụng các tính năng, ứng dụng, hoặc phần cứng một cách triệt để sẽ giúp cho cửa hàng của bạn phát triển không ngừng.

Bạn cũng nên xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Đừng chỉ liên hệ với họ để tìm sự giúp đỡ về kỹ thuật. Hỏi về bất cứ nguồn tài nguyên miễn phí mà họ có cho khách hàng, họ có tiến hành các khóa đào tạo, hội thảo? Những kiến thức mà bạn nhận được từ nguồn tài nguyên của nhà cung cấp có thể có ích về lâu dài trong việc kinh doanh của bạn.

Chị Hằng Nga, chủ cửa hàng Dogily.vn, chị không chỉ sử dụng phần mềm KiotViet để bán hàng, báo cáo. Chị tận dụng thêm các tính năng như tích điểm khách hàng, quản lý voucher khuyến mãi, thực hiện những chương trình thành viên (đồng, bạc, vàng, kim cương), có thêm được rất nhiều khách hàng thân thiết. Bên cạnh đó, chị cũng đã đồng hành cùng với KiotViet trong rất nhiều buổi workshop chia sẻ kiến thức kinh doanh, và học hỏi được rất nhiều.

Hi vọng, qua những chia sẻ vừa rồi chủ cửa hàng sẽ có một ý tưởng rõ ràng những gì cần thiết để chọn mua phần mềm. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp mà có thể giúp bạn phát triển việc kinh doanh! Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây

KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất

  • Với 70.000 cửa hàng sử dụng
  • Giá chỉ từ: 4.000đ/ ngày
Chuyên mục: Cẩm nang