Tại sao phương pháp quản lý kho bằng Access không còn được ưa chuộng

Đối với các cửa hàng, quản lý kho là cực kì cần thiết và quan trọng. Việc áp dụng quản lý kho bằng Access không chỉ giúp các cửa hàng nắm rõ chính xác lượng hàng hóa mà còn khiến họ chủ động hơn trong việc kinh doanh.

Tuy nhiên hiện nay phương pháp quản lý xuất nhập tồn kho bằng Access không còn đưa đến hiệu quả tối ưu cho các cửa hàng. Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu hơn về thực trạng vấn đề này nhé.  

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ kiến thức hữu ích đến bạn ---

1. Giới thiệu phần mềm Microsoft Access

Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thuộc hãng Microsoft. Đây là phần mềm được sử dụng rộng rãi trong các máy tính hệ điều hành Windows.

Theo hãng Microsoft, phần mềm quản lý bán hàng bằng Access không chỉ dừng lại ở việc tạo cơ sở dữ liệu mà còn có thể tạo ra ứng dụng giúp điều hành doanh nghiệp cùng khả năng bảo mật rất tốt.

Tạo truy vấn trong Access

Bên cạnh phần mềm quản lý bán hàng bằng Access, Excel cũng từng được sử dụng nhằm mục đích quản lý, tuy nhiên Excel là tập hợp của những dữ liệu tệp phẳng, không có mối liên hệ với những dữ liệu khác, vì vậy nó sẽ gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý.

Xem thêm: [Miễn Phí] File quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel

Bởi vậy, người ta cũng thường sử dụng Excel và Access cùng nhau tạo nên chương trình quản lý kho bằng Access kết hợp Excel khá hiệu quả.

Xem thêm: TẢI MIỄN PHÍ phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tốt nhất

2. Cách sử dụng Access trong hoạt động quản lý kho

Tuy quản lý kho hàng bằng Access khá quen thuộc với các cửa hàng nhưng chưa thực sự có nhiều người sử dụng được công cụ này. Cách thức quản lý kho Access sau đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về phương pháp quản lý kho khá hiệu quả này:

• - Bước 1: Đầu tiên để có thể quản lý số lượng hàng hóa có trong kho bằng Access, bạn cần phải lập các bảng trong Access. Các bảng này sẽ có nội dung tương ứng với các thành phần có trong hoạt động bán hàng của cửa hàng, bao gồm bảng sản phẩm, bảng khách hàng, bảng nhân viên,….
• - Bước 2: Sau khi hoàn thành nhập dữ liệu chính xác và đầy đủ, bạn có thể tạo các truy vấn để xử lý dữ liệu. Bảng truy vấn sẽ đưa ra những mối quan hệ giữa các thông tin có trong các bảng và giúp người dùng dễ dàng quản lý hơn. 
• - Bước 3: Nếu muốn tạo các báo cáo về kho, bạn cũng có thể tạo báo cáo dựa trên các thông tin có sẵn. Đây là một cách đơn giản để chủ cửa hàng có thể kiểm soát hoạt động của tất cả các hàng hóa.

Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý kho nhất định phải có của nhân viên kho hàng

3. Lợi ích việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng Access

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu sở hữu sức mạnh và tính năng cao giúp các cửa hàng có thể dễ dàng quản lý kho hàng dựa trên cơ sở dữ liệu rộng lớn của nó.

Quản lý kho là công việc hết sức phức tạp

Trong quá trình sử dụng thực tế, phương pháp quản lý hàng hóa bằng access này đưa đến cho người dùng rất nhiều lợi ích, trong đó nổi bật có những ưu điểm như sau:

• - Dễ dàng áp dụng cho các hệ thống nhỏ và phù hợp với nhiều người dùng khác nhau
• - Tính năng bảo mật rất tốt nhờ công nghệ mã hóa mới cũng như tính năng mật khẩu cho cơ sở dữ liệu
• - Có tính liên kết cao với rất nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài như các cơ sở dữ liệu khác, các tệp văn bản và các sổ làm việc Excel, điều này giúp các cửa hàng rất dễ dàng và thuận tiện trong công việc.
• - Tính chính xác cao nhờ khả năng lọc, sắp và phân tích nhiều loại dữ liệu.
• - Access có khả năng làm việc với khối lượng dữ liệu lớn, đưa đến tốc độ xử lý rất tốt dù phải quản lý rất cả các chi tiết.

Xem thêm: Những lưu ý khi xây dựng quy định quản lý kho vật tư, hàng hóa

4.  Bất cập của phần mềm quản lý bán hàng Access

Tuy có khá nhiều ưu điểm kể trên nhưng quản lý bán hàng qua Access lại là một cách quản lý cũ, không còn mang đến hiệu quả cao trong thực tế kinh doanh ngày nay. Trong quá trình sử dụng thực tế, người dùng có thể nhận thấy một số bất cập như sau:

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho DỄ SỬ DỤNG nhất, hơn 150.000 cửa hàng đang sử dụng.

• Link tải Phần mềm Quản lý Kho trên IOS:             ​
• Link tải Phần mềm Quản lý Kho trên ANDROID:   ​

4.1 Khó khăn trong quản lý cơ sở dữ liệu lớn

Với tình hình kinh doanh ngày càng phát triển của các cửa hàng, các thông tin dữ liệu cũng dần trở nên phức tạp hơn. Do đó, việc quản lý kho bằng Access sẽ không đạt được hiệu quả tối ưu do những khó khăn trong việc xử lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn.

Việc không quản lý được tối ưu thông tin kho hàng sẽ dẫn đến sai lầm trong việc ra quyết định và gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.

Quản lý kho và những điều cần tránh​

4.2 Khó khăn khi triển khai mô hình hệ thống qua Internet

Trong thời đại mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, Internet được áp dụng rất nhiều trong hoạt động quản lý nhằm đưa đến khả năng kiểm soát chặt chẽ và linh hoạt hơn.

Tuy nhiên khi sử dụng công cụ quản lý kho của Microsoft Access người dùng sẽ rất khó khăn khi triển khai hệ thống qua Internet. Điều này dẫn đến hệ thống không thể cải thiện và nâng cấp để đạt được hiệu quả cao hơn.

Xem thêm: KPI quản lý kho bao gồm những công việc gì?

4.3 Kiến thức công nghệ của chủ cửa hàng chưa cao

Đại đa số chủ cửa hàng hiện nay chưa thực sự quen thuộc với những phần mềm công nghệ cao. Điều này đưa đến bất cập khá lớn khi sử dụng chương trình quản lý kho bằng Excel.

Họ đều khá yếu trong kiến thức công nghệ cũng như chưa thực sự quen khi sử dụng những phần mềm khá phức tạp như vậy. Chính vì vậy, quản lý công nợ bằng Access có thể sẽ đưa đến khó khăn nhất định và đưa đến hiệu quả công việc thực sự chưa tốt.

5. Phương pháp quản lý kho mới được ưa chuộng hiện nay

Hiện nay có rất nhiều phương pháp quản lý kho mới xuất hiện và được nhiều cửa hàng áp dụng thành công. Trong đó, quản lý kho bằng phần mềm (Phần mềm quản lý kho) nổi lên như một phương pháp vô cùng hiệu quả và đơn giản trong việc xử lý và kiểm soát thông tin kho.

Tính năng kiểm kho của phần mềm KiotViet​

Đặc biệt với các cửa hàng nhỏ, sử dụng phần mềm bán hàng có kết hợp tính năng quản lý kho sẽ giúp tiết kiệm thời gian công sức cũng như hạn chế sai sót trong quá trình kiểm kho.

Chúng ta có thể kể đến một số lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng như:

• - Tiết kiệm chi phí: Hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều có giá thành hợp lý và không mất phí khởi tạo.
• - Sử dụng mọi lúc mọi nơi dễ dàng: Chỉ cần một thiết bị có kết nối Internet như điện thoạ, máy tính bảng hoặc laptop là các chủ cửa hàng đã có thể quản lý một cách dễ dàng.
• - Dễ sử dụng: với các tính năng đơn giản nhưng hiệu quả

​VIDEO HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ KHO CHO CỬA HÀNG:

Trong rất nhiều các phần mềm quản lý hữu ích hiện nay, KiotViet là một phần mềm rất đáng lựa chọn bởi những tính năng vượt trội. Đây là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay và đưa đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời:

• - Miễn phí các phần: khởi tạo, nâng cấp, hỗ trợ
• - Chi phí 4.000đ/ngày
• - Dễ dàng sử dụng với các thao tác đơn giản
• - Sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau
• - Theo dõi hoạt động của cửa hàng dù ở bất cứ đâu
• - Có thể sử dụng ngay khi gặp vấn đề gián đoạn Internet

Nhìn chung, quản lý kho bằng Access là một công cụ cần thiết trong việc quản lý kho hàng nói chung và hoạt động kinh doanh nói riêng. Bên cạnh quản lý hàng hóa, quản lý công nợ bằng Access cũng đưa đến hiệu quả cao. Tuy nhiên trong thực tế kinh doanh hiện nay, các cửa hàng nên sử dụng phương pháp quản lý mới bằng phần mềm để đạt được hiệu quả quản lý tốt nhất.