Quán nhỏ, ngân sách ít thì nên tìm phần mềm quản lý bán hàng đáp ứng yếu tố nào?

Kinh doanh quán ăn nhỏ đang là lĩnh vực được nhiều người chọn để khởi nghiệp, bởi số vốn bỏ ra không quá lớn và kiếm lời cũng rất dễ dàng. Tuy nhiên, vì quy mô nhỏ, ngân sách ít nên hầu hết các chủ quán đều quản lý bằng phương thức truyền thống, đó là ghi chép bằng sổ sách, từ đó dẫn đến tình trạng “khách nhiều, nhưng lại chả thấy lãi đâu”. Vậy đứng trước bài toán này, các chủ quán cần làm gì? Hãy tìm câu trả lời ngay trong bài viết này nhé!

Khó khăn mà chủ quán thường gặp phải khi quản lý quán ăn bằng phương thức thủ công

Khó khăn trong việc nhận và xử lý đơn hàng

Việc ghi chép đơn hàng bằng giấy từ bồi bàn và chuyển giao thông tin đến khu vực bếp và thu ngân mất điều thời gian và công sức hơn bạn tưởng. Việc qua quá nhiều khâu trung gian có yếu tố con người có thể dẫn đến những vấn đề như lên món sai, thừa món, thiếu món, nhầm bàn hoặc thậm chí là thông tin về việc thêm món, đổi món không được cập nhật kịp thời. 

Khó khăn trong quản lý thanh toán

Nhân viên thu ngân phải xử lý thông tin đơn hàng được ghi chép bằng tay từ nhân viên phục vụ, và sau đó tính toán tổng số tiền. Điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót trong tính toán, gây thiệt hại về doanh thu. Nhất là trong giai đoạn cao điểm, có nhiều khách muốn thanh toán cùng 1 lúc khiến quá trình này trở nên hỗn loạn và gây khó chịu cho khách hàng khi phải chờ đợi lâu.

Khó khăn trong quản lý nguyên liệu 

Nguyên liệu để chế biến thực phẩm cần phải luôn tươi mới và đủ số lượng cần cho việc kinh doanh, do đó quản lý nguyên liệu là một thách thức đối với chủ quán. Thời gian sử dụng ngắn và tính dễ hư hỏng của nguyên liệu làm cho việc quản lý chúng trở nên phức tạp.

Khó khăn trong việc báo cáo thống kê doanh thu

Với kiểu quản lý truyền thống, việc tính toán thủ công doanh thu, lợi nhuận, và chi phí đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt, việc đối chiếu dữ liệu để kiểm tra sự chênh lệch hay thất thoát là một công việc khó khăn và tốn kém.

Xem thêm: Tổng hợp các cách bán đồ ăn online hiệu quả trên các App giao hàng

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho quán ăn nhỏ

1. Hoạt động hợp lý

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho quán ăn nhỏ có thể giúp hợp lý hóa các hoạt động bán hàng, mang lại hiệu quả và độ chính xác cao hơn trong việc quản lý đơn hàng. Nó cũng có thể cải thiện việc quản lý hàng tồn kho, giảm lãng phí thực phẩm và đảm bảo rằng nhà hàng của bạn luôn có đầy đủ nguyên liệu phù hợp.

2. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Phần mềm quản lý quán ăn có thể giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa, quản lý bàn được cải thiện và xử lý đơn hàng nhanh hơn. Khách hàng sẽ đánh giá cao dịch vụ được cải thiện, dẫn đến lòng trung thành của khách hàng tăng lên.

3. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Phần mềm quán ăn cung cấp khả năng thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, có thể giúp chủ quán đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, giúp họ phát triển hoạt động kinh doanh của mình.

4. Tăng doanh thu 

Phần mềm quản lý quán ăn có thể giúp tăng doanh thu bằng cách cung cấp các cơ hội bán thêm và bán kèm. Nó cũng có thể giúp chủ quán quản lý tốt hơn các chương trình giảm giá và khuyến mãi, đồng thời cải thiện danh sách thực đơn.

5. Tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận

Sử dụng phần mềm quản lý quán ăn có thể giúp chủ quán tối ưu hóa việc sắp xếp lao động, giảm lãng phí thực phẩm và cải thiện việc kiểm soát chi phí, dẫn đến tăng lợi nhuận.

6. Cải thiện quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý quán ăn có thể giúp chủ quán đơn giản hóa việc lập kế hoạch và theo dõi thời gian, hợp lý hóa giao tiếp và cải thiện hiệu suất của nhân viên.

Xem thêm: Tổng hợp chi phí ẩn trong kinh doanh dịch vụ ăn uống mà bạn có thể chưa biết và cách để giảm thiểu chúng

Cách chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với quán ăn nhỏ, ngân sách ít

1. Xác định nhu cầu kinh doanh

Trước khi chọn phần mềm quản lý quán ăn, chủ quán nên xác định nhu cầu kinh doanh của mình, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, tối ưu hiệu quả làm việc giữa phục vụ - thu ngân - bếp và lập kế hoạch báo cáo.

2. Đánh giá các tính năng có sẵn

Chủ quán nên đánh giá các tính năng sẵn có của hệ thống quản lý nhà hàng và đảm bảo rằng nó có những tính năng họ cần.

3. Xem xét khả năng mở rộng

Chủ quán nên xem xét khả năng mở rộng của phần mềm quản lý quán ăn để đảm bảo rằng nó có thể phát triển cùng với hoạt động kinh doanh của họ.

4. Đánh giá khả năng tích hợp

Chủ quán cũng nên nên đánh giá khả năng tích hợp của hệ thống quản lý nhà hàng để đảm bảo rằng nó có thể tích hợp với các hệ thống hiện có của họ.

Phần mềm quản lý quán ăn KiotViet: Công cụ không thể thiếu trong kinh doanh của các chủ quán

• Phần mềm giúp quản lý quy trình phục vụ, thu ngân và làm bếp nhanh chóng, chính xác, tránh để nhân viên cũng như khách hàng phải chờ đợi lâu.
• Tất cả việc lên order, phục vụ, gọi món được thực hiện thông qua điện thoại, laptop, tablet một cách dễ dàng, đáp ứng được khả năng phục vụ trong giờ cao điểm.
• Hỗ trợ thu ngân nhanh chóng, chính xác, đặc biệt là khi đông khách để tránh những sai sót, nhầm lẫn. Tất cả thao tác, hoạt động của nhân viên sẽ được lưu trữ trên hệ thống để dễ dàng tra cứu nếu cần thiết.
• Tích hợp máy in bếp thông báo gọi món, hiển thị toàn bộ món ăn được yêu cầu chế biến, tiết kiệm thời gian cũng như công sức di chuyển của nhân viên, khách hàng.
• Hỗ trợ quản lý đặt bàn từ trước, kiểm tra nhanh chóng bàn còn trống, bàn nào đã có khách hoặc có thể đặt bàn từ xa theo yêu cầu của khách hàng.
• Phần mềm kết nối và đồng bộ dữ liệu với máy chấm công, lưu trữ toàn bộ thông tin về giờ đến, giờ về, ngày nghỉ của nhân viên, tự động tính lương, thưởng cho từng người.
• KiotViet đồng bộ và quản lý đơn trên các app bán hàng online dễ dàng, cập nhật tình trạng đơn hàng nhanh chóng, đối chiếu những giao dịch phát sinh và báo cáo hiệu quả bán hàng trên kênh dễ dàng.

Dùng thử miễn phí

Tóm lại, phần mềm quản lý quán ăn mang lại nhiều lợi ích cho các chủ quán. Do đó, chủ quán  nên chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của họ, đồng thời tuân theo các phương pháp hay nhất để triển khai thành công. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý quán ăn, chủ quán có thể phát triển hoạt động kinh doanh của mình và vượt lên so với đối thủ.