Tổng hợp chi phí ẩn trong kinh doanh dịch vụ ăn uống mà bạn có thể chưa biết và cách để giảm thiểu chúng

Trái với sự lầm tưởng của nhiều người về sự dễ dàng và thuận lợi của FnB, ngành công nghiệp này cũng ẩn chứa không ít rủi ro, thử thách cùng những chi phí ẩn khiến chủ quán “làm mãi mà không thấy lãi”. Vậy các chủ quán phải làm gì để đối phó với loại chi phí này?

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Implicit cost) chính là tất cả những khoản phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Thay vì đem lại nguồn thu cho chủ cơ sở kinh doanh thì chi phí ẩn lại được người chủ kinh doanh dùng vào những công việc có liên quan đến hoạt động nội bộ.

Chi phí ẩn còn được xem là chi phí cơ hội của cơ sở kinh doanh vì đã bỏ qua một hoặc nhiều lợi ích nhất định khi không chọn khai thác một tài sản. So với những loại chi phí kinh doanh khác, chi phí ẩn hay Implicit cost không cần báo cáo/ghi nhận trên bảng cân đối kế toán nên rất khó để xác định/tính toán.

Chi phí ẩn trong hoạt động kinh doanh ngành FnB

Chi phí ẩn chính là tất cả những khoản phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh

Lợi nhuận là “huyết mạch” của nhiều cơ sở kinh doanh và lợi nhuận có thể dự đoán được có thể là sự khác biệt giữa việc phát triển hay không. Điều quan trọng mà các chủ kinh doanh cần làm là tìm ra những khoảng trống lớn đang làm cạn kiệt lợi nhuận, đặc biệt nếu những khoảng trống đó không được phát hiện cho đến khi quá muộn.

Chi phí trực tiếp, chẳng hạn như mua nguyên liệu thô, nhân công và vận chuyển sẽ dễ dàng được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán hơn. Nhưng chi phí gián tiếp, chi phí hành chính và vận hành gộp lại thành chi phí chung, đôi khi có thể được theo dõi hoặc phân bổ không chính xác, dẫn đến hiểm họa tiềm ẩn. Tối đa hóa lợi nhuận có nghĩa là xác định tất cả chi phí thông qua các công cụ trước khi chúng làm giảm lợi nhuận của bạn.

Xem thêm: "Nằm lòng" các cấp độ hài lòng của khách hàng trong kinh doanh dịch vụ ăn uống

Tám loại chi phí ẩn có thể làm giảm lợi nhuận 

1/ Giá sản phẩm mới

Đây có vẻ là một nhiệm vụ tương đối đơn giản nhưng sẽ khó khăn khi bạn không cập nhật chi phí thay đổi của nguyên liệu thô trong hệ thống của mình hoặc liên kết chúng với các lô sản xuất cụ thể. Kết hợp điều đó với cách tính chi phí sản xuất mơ hồ, trong đó thời gian và nguồn lực cần thiết cho các hoạt động thông thường, chẳng hạn như thay đổi dây chuyền, khởi động, thiết lập và phá bỏ, không được xem xét và thật dễ dàng nhận thấy sự thiếu chính xác trong việc định giá xuất hiện ở đâu.

2/ Sản xuất

Có những chi phí bổ sung mà cơ sở kinh doanh của bạn phải gánh chịu từ dây chuyền sản xuất mà hiếm khi được đo lường hoặc phân bổ vào giá thành của một sản phẩm cụ thể:

• Làm thêm giờ: Bạn có thể bị chậm tiến độ nhưng vẫn phải hoàn thành đợt hàng hôm nay, đồng nghĩa với việc giữ cho nhân viên và thiết bị hoạt động lâu hơn dự định.
• Làm lại: Nếu có lỗi trong quá trình chế biến thực phẩm - đồ uống, thì sẽ phải tính thêm chi phí về đóng gói, nhân công và xử lý giấy tờ.
• Phế liệu: Những điều không mong muốn xảy ra trong quá trình sản xuất. Sản phẩm bị loại bỏ là mất lợi nhuận.
• Thiếu tự động hóa: Nếu bạn dựa vào các quy trình thủ công và thủ tục giấy tờ để thu thập dữ liệu thay vì tự động hóa, bạn sẽ phải chi nhiều hơn cho lao động định kỳ và gần như đảm bảo rằng các lỗi nhập dữ liệu sẽ cần nhiều thời gian và sức người hơn để sửa.

3/ Xúc tiến kinh doanh

Người đại diện nhà hàng hoặc quản lý đưa ra các chương trình giảm giá để có thể thu hút được nhiều khách hàng hơn và mang lại cho bạn cảm giác rằng doanh số bán hàng của bạn đang bùng nổ, nhưng điều đó khiến bạn phải trả giá bằng việc giảm tỷ suất lợi nhuận, một chi phí thường không được đo lường. Các chiến dịch quảng cáo có thể đặc biệt tiêu tốn nhiều tài nguyên, với chi phí trực tiếp cho quảng cáo, cấp phép truyền thông và hình ảnh cũng như chi phí gián tiếp thông qua thời gian và nguồn lực cần thiết để tạo nội dung. Khuyến mại tại triển lãm thương mại có vẻ như là một cách hiệu quả để giành được khách hàng mới, nhưng chúng hiếm khi hòa vốn, thậm chí còn ít mang lại lợi nhuận hơn khi bạn tính đến chi phí thực hiện và quản lý.

4/ Chi phí mua thực tế

Chủ quán không phải lúc nào cũng có đủ thời gian chuẩn bị để đáp ứng tiến độ kinh doanh. Nhiều khi, trong thời gian cao điểm, chủ cơ sở kinh doanh buộc phải áp dụng chế độ mua phản ứng dẫn đến phải trả giá cao cho nguyên vật liệu và phí vận chuyển. Theo các mốc thời gian chặt chẽ, họ không thể đánh giá chính xác các lựa chọn của nhà cung cấp, nghĩa là chỉ tập trung vào giá thay vì những cân nhắc quan trọng khác như liệu nhà cung cấp đó có xu hướng giao hàng đúng hạn hay dễ gặp vấn đề về chất lượng hay không.

Số lượng cũng quan trọng. Nếu mua đơn đặt hàng quá nhiều hàng, bạn sẽ cần phải xem xét chi phí vận chuyển hàng tồn kho dư thừa trong kho của mình. Ngoài ra, khi nhiều nguyên liệu thô cũ đi, chất lượng của chúng sẽ giảm sút, ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm và từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu của bạn. Nếu mua không đủ hàng, hoạt động kinh doanh có thể bị đình trệ khi hết nguồn cung.

5/ Bao bì

Bao bì thường là một trong những thành phần đắt tiền nhất trong quá trình kinh doanh và là một trong những thành phần khó cân bằng nhất do sự cân bằng giữa giá cả và số lượng. Nhìn chung, bạn sẽ nhận được mức giá tốt hơn khi đặt hàng số lượng lớn bao bì cùng một lúc, nhưng nếu có thay đổi về thiết kế hoặc thông số kỹ thuật, số hàng tồn kho đó sẽ bị lãng phí. Việc đặt hàng theo lô nhỏ hơn sẽ bù đắp một số rủi ro đó, nhưng nó gây ra những rủi ro mới như thiếu hàng trong kho, dẫn đến các đơn đặt hàng gấp vào phút cuối có thể tốn rất nhiều tiền để giao hàng. Bạn cũng sẽ cần phải xem xét các chi phí hành chính liên quan đến bao bì, như thiết kế và lưu trữ.

6/ Kho bãi

Quy trình lưu kho bao gồm nhiều loại từ cách bạn theo dõi hàng tồn kho đến cách bạn quản lý ngày hết hạn của nguyên vật liệu. Có rất nhiều khả năng xảy ra sai sót và chi phí ngoài dự kiến ​​nếu chúng không được thắt chặt hoặc thậm chí không được tự động hóa.

7/ Hậu cần

Hậu cần là thành phần lớn thứ hai trong chi phí kinh doanh và những chi phí đó có thể tăng bất ngờ do các vấn đề như khách hàng khó tính hoặc giá nguyên vật liệu biến động. Khách hàng hiếm khi chấp nhận các khoản phí bổ sung hoặc tăng giá; bạn dự kiến ​​sẽ chỉ phải gánh chịu những chi phí này với tỷ suất lợi nhuận vốn đã thấp.

8/ Chất lượng

Chất lượng cần phải được đặt lên hàng đầu trong ngành thực phẩm và đồ uống, không chỉ để bảo vệ thương hiệu của bạn trong mắt người tiêu dùng mà còn phải tuân thủ các hướng dẫn và yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước. 

Xem thêm: Đón đầu xu hướng của ngành Thực phẩm - Đồ uống (FnB) trong năm 2024 để bùng nổ doanh số bất chấp suy thoái kinh tế

Tự động hóa quá trình kinh doanh với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet để giảm thiểu chi phí ẩn

Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet giúp các nhà hàng tạo hóa đơn và thanh toán trong phút mốt.

Chỉ cần sử dụng KiotViet là bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ bán hàng như order món ngay trên máy tính bảng, tạo hóa đơn, tách hóa đơn, đặt hàng, trả hàng, thanh toán, quản lý thu chi,...

Các nghiệp vụ này đều được thực hiện ở 1 màn hình bán hàng real-time, giao diện Tiếng Việt dễ hiểu, dễ dùng, có thể sử dụng trên các thiết bị cố định hay di động như điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay.

Bên cạnh đó, KiotViet còn hỗ trợ nhà hàng quản lý hàng hóa thời gian theo thuộc tính, màu sắc, chất liệu,… từ đó người dùng quản lý dễ dàng, sản phẩm được tìm kiếm nhanh chóng.

Hàng tồn kho cũng được phần mềm quản lý đầy đủ thông tin, giảm thiểu tình trạng thất thoát. Mọi thông tin quản lý nhà hàng sẽ đều được kiểm soát chặt chẽ, ngay cả khi quản lý từ xa.

Hiện tại, KiotViet có hỗ trợ dùng thử miễn phí trong 10 ngày, sau đó sẽ yêu cầu trả phí theo tháng tùy theo gói dịch vụ 200.000/tháng, 270.000/tháng và 370.000đ/tháng, tùy từng gói sẽ giới hạn tính năng nhất định.

Dùng thử miễn phí

Chi phí ẩn liên quan trực tiếp đến việc tăng hoặc giảm doanh thu. Với chi phí sản xuất ngày càng tăng, lạm phát gia tăng và suy thoái kinh tế được dự đoán sắp xảy ra, không có gì lạ tại sao việc tìm ra chiến lược cắt giảm chi phí ẩn cho các cơ sở kinh doanh trong ngành F&B (Thực phẩm & Đồ uống) lại trở nên cần thiết.