Hướng dẫn sử dụng tính năng

Tờ khai thuế

– Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, các hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai có nghĩa vụ lập và nộp tờ khai thuế định kỳ theo tháng hoặc quý, tùy từng trường hợp.

– Nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp thực hiện nghĩa vụ thuế, KiotViet phát triển tính năng Tờ khai thuế để người dùng chủ động lập tờ khai ngay trên phần mềm Quản lý bán hàng.

– Điều kiện sử dụng tính năng:

• Gian hàng đã từng kết nối hóa đơn điện tử
• Và
  • Gian hàng KHÔNG bật tính năng Quản lý thuế trong Thiết lập cửa hàng hoặc
  • Gian hàng sử dụng tính năng Quản lý thuế theo Phương pháp trực tiếp

– Thao tác thực hiện với tài khoản admin của chủ gian hàng. Trên màn hình Quản lý,

• Từ menu Thiết lập -> bạn chọn Thiết lập cửa hàng -> Hóa đơn điện tử -> Tải tờ khai ngay

• Hoặc trong menu Báo cáo -> bạn chọn Tờ khai thuế

– Hệ thống hiển thị màn hình Tờ khai thuế

– Chi tiết như sau:

I. Tải tờ khai Excel

– Trên tab Tải tờ khai Excel, bạn thực hiện khai báo các thông tin cơ bản trước khi kích Tải tờ khai, bao gồm:

• Mã số thuế: Hệ thống hiển thị mã số thuế theo thiết lập Hóa đơn điện tử của gian hàng. Với gian hàng có nhiều mã số thuế, vui lòng chọn mã số thuế cần kê khai.
• Ngành nghề kinh doanh: Bạn chọn đúng ngành nghề đang kinh doanh. Với những gian hàng KHÔNG thiết lập Quản lý thuế, thông tin này là cơ sở để KiotViet tự động thiết lập thuế suất Giá trị gia tăng (GTGT), Thu nhập cá nhân (TNCN)
• Kỳ kê khai: Chọn 1 trong 2 loại: Theo quý hoặc Theo tháng
• Tờ khai thuế: Chọn thời gian cần kê khai

– Bạn hoàn thiện thông tin trên file Excel sau khi tải về với 3 sheet:

• Tờ khai:

• Các chỉ tiêu từ [1] – [27] bạn cần điền đầy đủ thông tin vào những ô màu hồng, gồm:
  • Chỉ tiêu [04] Người nộp thuế
  • Chỉ tiêu [05] Tên cửa hàng, thương hiệu: Theo giấy phép kinh doanh
  • Chỉ tiêu [07] Mã số thuế: Bắt buộc điền CCCD thay cho MST cũ
  • Chỉ tiêu [08] Ngành nghề kinh doanh
  • Chỉ tiêu [09] Diện tích kinh doanh
  • Các chỉ tiêu Địa chỉ kinh doanh gồm: [12.đ] Tỉnh/Thành phố, [12.c] Xã/phường/đặc khu, [12.b] Số nhà, đường phố/xóm/ấp/thôn. Trong đó, các chỉ tiêu [12đ] và [12c] sẽ quyết định cơ quan thuế nơi nộp tờ khai trong file XML. Do đó, bạn cần lựa chọn chính xác
  • Các chỉ tiêu Địa chỉ cư trú gồm: [13.d] Tỉnh/Thành phố, [13.b] Xã/phường/đặc khu, [13.a] Số nhà, đường phố/xóm/ấp/thôn
  • Chỉ tiêu [14] Điện thoại
• Bảng A. KÊ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT), THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN (TNCN)
  • Được hệ thống tự động tổng hợp căn cứ vào các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thành công (trạng thái Đã phát hành) trên phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet
  • Cột số thuế GTGT là số tiền đã trừ đi phần giảm thuế (nếu có)
  • Trong đó:
    • Doanh thu:
      • Là tổng doanh thu bán hàng đã phát hành HDDT trong kỳ kê khai (Bao gồm cả trường hợp giảm thuế và không giảm thuế)
      • Phân theo từng nhóm ngành nghề
    • Thuế GTGT = Doanh thu * Thuế suất GTGT
    • Thuế TNCN = Doanh thu * Thuế suất TNCN
    • Thuế suất GTGT và TNCN được xác định theo nguyên tắc sau:
      • Nếu gian hàng thiết lập Quản lý thuế -> Thuế suất được tính tương ứng từng hàng hóa
      • Nếu gian hàng KHÔNG thiết lập Quản lý thuế -> Thuế suất được tính dựa trên ngành nghề mà bạn chọn trước khi Tải tờ khai
• Bảng B. KÊ KHAI THUẾ TIÊU THỤ ĐẶC BIỆT (TTĐB)
  • Gian hàng kinh doanh những hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (VD: karaoke, massage, vũ trường) -> Tự điền thông tin vào bảng B
  • Cột Mã chỉ tiêu: Lấy đoạn mã ở đầu của tên hàng hóa, dịch vụ

• 01-2_BK-HĐKD:

• Bảng I. VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA:
  • Điều kiện hàng hóa được ghi nhận vào bảng:
    • Các loại hàng hóa, bao gồm:
      • Hàng hóa thường
      • Hàng sản xuất
      • Hàng chế biến
      • Hàng combo – đóng gói
    • Có phát sinh ít nhất 1 hóa đơn điện tử trong kỳ kê khai
    • Lưu ý:
      • Hàng dịch vụ: Không ghi nhận vào bảng
      • Hàng hóa thường, hàng sản xuất, hàng topping: Ghi nhận vào bảng ngay cả khi gian hàng tắt Quản lý tồn kho
      • Hàng combo – đóng gói, hàng chế biến: Ghi nhận nhập/xuất/tồn mã hàng thành phần
  • Số liệu ghi nhận trong bảng:
    • Số dư đầu kỳ: là tồn kho tại thời điểm 0h ngày đầu tiên của kỳ kê khai. Riêng với kỳ tính thuế quý 2/2025 hoặc tháng 6/2025, hệ thống ghi nhận tồn kho tại thời điểm 0h ngày đầu tiên phát sinh hóa đơn điện tử trong kỳ.
    • Nhập trong kỳ: là tổng giá trị nhập kho trong kỳ, bao gồm:
      • Nhập hàng
      • Nhận hàng trả
      • Kiểm kho làm tăng tồn
      • Nhận hàng từ chi nhánh khác
      • Riêng với kỳ Quý 2/2025 hoặc tháng 6/2025, hệ thống ghi nhận dữ liệu bắt đầu từ 0h ngày đầu tiên phát sinh hóa đơn điện tử trong kỳ
    • Xuất trong kỳ: là tổng giá trị xuất kho trong kỳ, bao gồm:
      • Bán hàng (bao gồm tất cả giao dịch bán hàng bất kể có xuất hóa đơn điện tử hay không)
      • Trả hàng nhập
      • Xuất hủy
      • Kiểm kho làm giảm tồn
      • Chuyển hàng
      • Riêng với kỳ Quý 2/2025 hoặc tháng 6/2025, hệ thống ghi nhận dữ liệu bắt đầu từ 0h ngày đầu tiên phát sinh hóa đơn điện tử trong kỳ
    • Tồn cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
    • Thành tiền nhập/xuất/tồn = Số lượng nhập/xuất/tồn * Giá vốn
  • Gian hàng cần kiểm tra tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của từng mặt hàng và điều chỉnh lại nếu số liệu < 0
• Bảng II. CHI PHÍ QUẢN LÝ: Gian hàng chủ động điền thông tin theo thực tế phát sinh (Có thể dựa vào số liệu trên Báo cáo -> Tài chính mục Chi phí (6) nếu gian hàng đã ghi nhận đầy đủ trên phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet).

• PL 142_2024_QH15 – 174_2024_QH1:

• Gian hàng KHÔNG điền thông tin vào bảng I
• Bảng II. Hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ: Hiển thị các hàng hóa, dịch vụ được xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet có tích Giảm thuế

– Trong trường hợp không nộp hồ sơ khai thuế điện tử, sau khi ghi nhận đầy đủ thông tin trong file Excel, gian hàng in ra và nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc gửi qua bưu điện cho Cơ quan Thuế.

II. Chuyển đổi sang tờ khai XML

– Nếu nộp tờ khai online trên cổng Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn, gian hàng có thể chuyển đổi tờ khai thuế từ định dạng Excel sang XML.

– Trên tab Chuyển đổi sang tờ khai XML, bạn kích Chọn file -> chọn file Excel đã hoàn thiện thông tin -> hệ thống thực hiện tiến trình chuyển đổi sang định dạng XML và tự động tải về

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Tờ khai thuế.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 01/08/2025