Viettel SInvoice

1. Thiết lập tính năng

- Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn Nhà phát hành khác -> chọn Viettel Sinvoice -> kích Tiếp tục

- Bạn nhập thông tin -> kích Kết nối

• Tùy chọn Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên Màn hình bán hàng:
  • Nếu bạn tích chọn: Hệ thống hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán trên màn hình bán hàng với điều kiện trên hệ thống Viettel Sinvoice gian hàng lập thông báo phát hành được Cơ quan Thuế xác nhận với trạng thái Hoạt động có:
    • Hình thức hóa đơn: Hóa đơn có mã từ máy tính tiền
    • Loại hóa đơn sử dụng: được khởi tạo từ máy tính tiền

• Với gian hàng chưa thiết lập điều kiện thỏa mãn trên hệ thống Viettel Sinvoice -> KiotViet không hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình Thu ngân.

• Nếu không tích chọn: gian hàng chủ động tạo hóa đơn và thực hiện thao tác phát hành trên Viettel Sinvoice.

• Tùy chọn Cho phép gửi Ghi chú món sang hoá đơn điện tử
  • Nếu bạn tích chọn: Hiển thị thông tin Ghi chú món trên hóa đơn điện tử
  • Nếu không tích chọn: Hiển thị thông tin Ghi chú món trên hóa đơn điện tử

- Sau khi bạn lưu thông tin đăng nhập trên hệ thống Viettel Sinvoice thành công, hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử theo hình thức tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản VIETTEL SInvoice (trong Quản lý phát hành -> Khởi tạo thông tin doanh nghiệp -> Quản lý mẫu hóa đơn), bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet -> chọn Lưu

- Hệ thống hiện thông báo, bạn chọn Đã hiểu

- Lưu ý: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng nhập hoặc mẫu hóa đơn ở VIETTEL, gian hàng vui lòng đăng nhập lại tài khoản và chọn đúng mẫu hóa đơn VIETTEL tại màn hình Thiết lập cửa hàng của KiotViet.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

- Nếu gian hàng tắt Quản lý thuế trong Thiết lập cửa hàng và sử dụng Thu khác trên hóa đơn:

• Trường hợp gian hàng sử dụng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) -> giá trị Thu khác đầu tiên có tên chứa từ khóa là VAT (không phân biệt viết hoa, viết thường) được ghi nhận là thuế VAT của hóa đơn đó khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (HĐĐT từ MTT). Các loại thu khác còn lại không ghi nhận trên hóa đơn khi phát hành.
• Trường hợp gian hàng sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng sẽ phát hành lỗi.

- Nếu gian hàng sử dụng phương pháp thuế VAT khấu trừ trong Thiết lập cửa hàng -> hệ thống phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền với loại mẫu hóa đơn GTGT:

• Trường hợp đơn hàng có tính thuế -> Thu khác được coi là phí dịch vụ tính thêm vào hóa đơn.
• Trường hợp đơn hàng không tính thuế -> giá trị Thu khác đầu tiên có tên chứa từ khóa là VAT (không phân biệt viết hoa, viết thường) được ghi nhận là thuế VAT của hóa đơn đó khi phát hành. Các loại thu khác còn lại không ghi nhận trên hóa đơn khi phát hành.
• Trường hợp gian hàng sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng sẽ phát hành lỗi.

- Nếu gian hàng sử dụng phương pháp thuế trực tiếp trong Thiết lập cửa hàng -> hệ thống phát hành HĐĐT từ MTT với loại mẫu hóa đơn bán hàng.

• KHÔNG tích Áp dụng giảm thuế theo Nghị quyết 174/2024/QH15 và có Thu khác có tên chứa từ khóa là VAT: Phát hành lỗi (phát hành được với mẫu GTGT với thuế suất là giá trị thu khác đầu tiên có tên chứa VAT)
• TÍCH chọn Áp dụng giảm thuế theo Nghị quyết 174/2024/QH15: Thu khác được coi là phí dịch vụ tính thêm vào hóa đơn

- Nếu gian hàng tắt Quản lý thuế trong Thiết lập cửa hàng và KHÔNG sử dụng Thu khác trên hóa đơn

• Khi phát hành hóa đơn điện tử cần sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng.
• Trường hợp gian hàng sử dụng mẫu hóa đơn GTGT -> tiền thuế khi phát hành HĐĐT từ MTT = 0 sẽ sai so với quy định hiện hành

- Thao tác thực hiện trên các màn hình như sau:

2.1. Màn hình Thu ngân

Với gian hàng thiết lập Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và tài khoản người dùng có quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong Giao dịch -> Hóa đơn)

- Khi thanh toán hóa đơn, trên màn hình Thu ngân sẽ hiển thị thêm lựa chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán.

• Nếu tích chọn:
  • Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống Viettel Sinvoice để phát hành hóa đơn điện tử.
  • Lưu ý: Hiện tại kết nối giữa KiotViet và Viettel Sinvoice chỉ hỗ trợ với gian hàng sử dụng Chữ ký số HSM để phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Nếu gian hàng đang sử dụng USB Token, vui lòng liên hệ dịch vụ hỗ trợ của Viettel Sinvoice để được hỗ trợ chuyển đổi sang Chữ ký số HSM và phát hành lại hóa đơn lỗi.
• Nếu KHÔNG tích chọn: hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang hệ thống Viettel Sinvoice.

- Trên màn hình Thu ngân, hệ thống còn hỗ trợ thao tác thiết lập: Tự động phát hành hoá đơn điện tử và Tự động in hóa đơn điện tử

• Trong Tùy chọn (1) -> Tùy chọn hiển thị (2)

• Tại khu vực HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, bạn có thể thực hiện các thao tác (3):
  • Chọn lại mẫu hóa đơn áp dụng xuất từ máy tính tiền
  • Bật/tắt Tự động phát hành hóa đơn điện tử 
  • Bật/tắt Tự động in hóa đơn điện tử : Mặc định bật với tất cả thiết bị.
• Bạn kích Lưu (4) để ghi nhận thông tin.

• Nếu đơn sau khi thanh toán được phát hành ngay và màn hình bán hàng bật Tự động in hóa đơn -> hệ thống in ra bản hóa đơn bán hàng thông thường và hóa đơn điện tử, gồm có:
  • MST bên bán
  • Ký hiệu
  • Số HĐ
  • Mã CQT
  • Mã tra cứu
  • Đường link tra cứu hóa đơn điện tử
  • Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử.

​

• Để xem danh sách hóa đơn điện tử:
  • Trên menu Tùy chọn (1) -> bạn chọn Danh sách HĐĐT (2)

• Với tài khoản nhân viên: Danh sách này chỉ hiển thị các hóa đơn do chính nhân viên đó phát hành trên chi nhánh đăng nhập.
• Với tài khoản admin: Danh sách này hiển thị tất cả các hóa đơn được phát hành của chi nhánh đăng nhập.

• Hệ thống hỗ trợ xem thông tin hóa đơn và trạng thái phát hành tương ứng.
  • Đang phát hành
  • Đã phát hành: hệ thống hỗ trợ In thông tin 
  • Phát hành lỗi
• Tại đây, bạn có thể:
  • Xem thông tin hóa đơn
  • Xem tình trạng các hóa đơn điện tử bao gồm:
    • Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống Viettel Sinvoice. Bạn kích  để in hóa đơn điện tử, gồm có:
      • MST bên bán
      • Ký hiệu
      • Số HĐ
      • Mã CQT
      • Mã tra cứu
      • Đường link tra cứu hóa đơn điện tử
      • Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử

• Đang phát hành: hệ thống đang xử lý, hóa đơn điện tử chưa được phát hành.
• Phát hành lỗi: hệ thống không phát hành được hóa đơn điện tử do xảy ra lỗi. Bạn có thể kích  để phát hành lại.
• Lưu ý:
  • Hệ thống chưa hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử với hóa đơn offline.
  • Thiết lập Tự động phát hành hoá đơn điện tử được ghi nhớ theo từng thiết bị của chi nhánh.

- Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công trên KiotViet, để gửi thông tin đến cơ quan Thuế, gian hàng cần thực hiện thao tác trên Viettel Sinvoice như sau: