Hiểm họa phía sau phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí

Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí là “miếng mồi ngon” khi đánh đúng vào tâm lý của khách hàng với mức giá “0 đồng”. Nhưng liệu miễn phí có hẳn là thực sự tốt và không khiến các chủ nhà hàng“ngã ngửa”? Hãy cùng Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Tại sao các chủ nhà hàng nên sử dụng phần mềm quản lý trong quá trình vận hành, kinh doanh?

Quản lý một nhà hàng không phải là một công việc dễ dàng; nó đòi hỏi nhiều công cụ khác nhau để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. Đó là lý do tại sao việc sở hữu một nền tảng quản lý vận hành nhà hàng lại quan trọng đến vậy. Một nền tảng như thế này có thể hợp nhất tất cả những công cụ đó thành một giao diện dễ sử dụng, giúp công việc của người quản lý nhà hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. 

Một số lợi ích có thể kể đến khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng bao gồm: 

Giảm lãng phí thực phẩm 

Lãng phí thực phẩm tương đương với việc giảm lợi nhuận. Nhưng bạn có thể khắc phục điều này một cách dễ dàng khi bạn kiểm soát tốt hơn lượng nguyên liệu bạn sử dụng và lượng thức ăn bạn phục vụ. Điều này có thể thực hiện được khi bạn có một hệ thống phần mềm quản lý nhà hàng. Phần mềm có thể giúp bạn biết những món nào trong thực đơn phổ biến nhất và tập trung vào những món đó để tránh lãng phí nguyên liệu của những món ăn ít có nhu cầu hơn.

Bằng cách này, bạn có thể tập trung mua nguyên liệu vào các món trong thực đơn yêu thích để giảm thiểu sự lãng phí của các nguồn thực phẩm khác không thể sử dụng được. 

Hợp lý hóa việc quản lý đơn hàng

Khi có lượng đơn đặt hàng nhiều, các đầu bếp và người phục vụ có thể bối rối và khó theo kịp tiến độ. Nếu họ không thể nấu các món ăn theo đúng thứ tự, điều đó có thể gây rắc rối cho nhà hàng vì khách hàng có thể trở nên thiếu kiên nhẫn và sẽ rời khỏi cơ sở kinh doanh. Trong mọi trường hợp, đó sẽ là một tổn thất cho nhà hàng.

Tuy nhiên, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống của bạn có thể vượt qua thử thách này bằng phần mềm quản lý nhà hàng. Phần mềm cho phép bạn giám sát các đơn đặt hàng và việc thực hiện chúng. Bằng cách này, bạn có thể biết bàn nào sẽ có đồ ăn trước. Điều này cũng có thể giúp các đầu bếp cùng nhau chuẩn bị những món ăn tương tự nhau để đạt hiệu quả. Nhờ đó, đội ngũ bếp của bạn có thể làm việc nhanh hơn để đảm bảo sự hài lòng của thực khách. 

Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán 

Khách hàng có các phương thức thanh toán ưa thích của họ và đôi khi, đó không phải là tiền mặt. Nếu nhà hàng của bạn chỉ chấp nhận tiền mặt, điều đó có thể khiến bạn mất đi những thực khách tiềm năng. May mắn thay, bạn có thể tìm thấy phương thức xử lý thanh toán đa dạng trong số các tính năng của phần mềm quản lý nhà hàng. 

Khi nhà hàng của bạn áp dụng tính năng này, bạn có thể phục vụ lượng khách hàng rộng hơn. Điều này là do mọi thứ sẽ thuận tiện hơn cho họ khi họ có thể sử dụng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc ví điện tử. 

Thiết lập báo cáo chuyên sâu và chính xác 

Một giải pháp quản lý nhà hàng tốt và đáng tin cậy sẽ có công cụ báo cáo. Những báo cáo toàn diện và chính xác này rất có ích khi bạn muốn phát triển công việc kinh doanh của mình hơn nữa. Bạn thậm chí có thể sử dụng thông tin chi tiết thu được về thực đơn để tăng thêm hương vị cho các món ăn trong nhà hàng của mình. Nhưng những gì bạn có thể làm với các báo cáo không chỉ giới hạn ở những điều này mà còn bao gồm: doanh thu, chi phí, lợi nhuận,....

Xem thêm: Quán nhỏ, ngân sách ít thì nên tìm phần mềm quản lý bán hàng đáp ứng yếu tố nào?

Rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí 

Hạn chế tính năng

Việc không phải trả một đồng nào cho phần mềm cũng đồng nghĩa với việc nhà hàng chỉ nhận được một số chức năng cơ bản còn một số chức năng thực sự cần thiết như báo cáo doanh thu, quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân viên,… thì phải quản lý bằng phương thức thủ công như sổ sách hoặc file Excel.

Bên cạnh đó, nhiều phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí giới hạn ở số lượng order, menu, đơn giá và khi bắt đầu đến điểm giới hạn thì chủ nhà hàng được yêu cầu phải mua thì mới có thể tiếp tục sử dụng. Việc sau một thời gian sử dụng, nhân viên và quản lý nhà hàng đã trở nên quen thuộc thì việc ngậm ngùi mua tiếp để sử dụng thường được thực hiện. Điều này cũng lý giải cho lý do vì sao có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí áp dụng hình thức này.

Một điểm đáng lưu ý nữa là “miễn phí” có nghĩa bất cứ nhà hàng nào cũng có thể tìm thấy và sử dụng vì vậy các tính năng được thiết kế mang tính đại trà, phù hợp với mọi mô hình nhà hàng và cố định. Chủ nhà hàng không được quyền thay đổi, chỉnh sửa để có thể phù hợp với mô hình kinh doanh của mình và điều này thường dẫn đến những sai sót, thậm chí nhiều trường hợp được ghi nhận bị mất dữ liệu đột ngột do sự mâu thuẫn giữa các chức năng trong phần mềm và dữ liệu đầu vào.

Nguy cơ nhiễm virus cao

Hầu hết phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí đều không rõ nguồn gốc, không có tên của nhà cung cấp và đều chứa virus, mã độc hoặc khi nhấp vào kết quả hiển thị thì lại được điều hướng sang một trang khác đã chứa sẵn nguồn mã độc. Khi chủ nhà hàng cài đặt và sử dụng những phần mềm này thường dẫn đến kết quả máy bị nhiễm virus và toàn bộ thông tin về nhà hàng như thực đơn, giá cả, doanh thu, thông tin khách hàng, số tài khoản ngân hàng,…cũng vì thế mà bị đánh cắp.

Việc đánh đúng vào tâm lý thích giá rẻ nên nhiều nhà hàng đã bị mắc bẫy của các tin tặc từ đó mọi thông tin dữ liệu bị đánh cắp và bán cho một bên thứ ba. Điều này thật sự rất tai hại vì các đối thủ trong khu vực đều có thể tìm thấy thông tin của nhà hàng và thất bại là điều mà nhà hàng của bạn không thể tránh khỏi.

Không được hỗ trợ kỹ thuật

Việc chấp nhận sử dụng phần mềm quản lý miễn phí nghĩa là chủ nhà hàng chấp nhận việc phải tự động giải quyết mọi vấn đề một mình. 

Từ lúc bắt đầu cài đặt và sử dụng, chủ nhà hàng sẽ phải tự mày mò cách nhập các thông tin đầu vào như giá cả, món ăn, cách thanh toán,…. Điều này luôn khiến các chủ nhà hàng, quản lý đau đầu vì không chỉ biết mà họ còn phải thuần thục để có thể hướng dẫn nhân viên. Tiếp theo, khi phần mềm bị lỗi thì chủ nhà hàng cũng phải tự thân giải quyết vì không có một đội kỹ thuật để có thể hỗ trợ. 

Xem thêm: Quản lý định lượng nguyên vật liệu cho quán cafe với phần mềm KiotViet

Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet: Hỗ trợ chủ kinh doanh trong quá trình vận hành 

Giao diện trực quan, dễ nhìn

Giao diện bán hàng của phần mềm thu ngân hay giao diện gọi món của KiotViet đều được thiết kế đơn giản, dễ hiểu. Màn hình bao gồm các tính năng như ghi nhận order, chuyển thông tin cho nhà bếp, theo dõi trả món, kiểm đồ hay thanh toán được bố trí hợp lý và dễ nhìn. Nhờ đó nhân viên có thể thao tác nhanh chóng hơn, tăng hiệu quả làm việc trong nhà hàng.

Sử dụng trên mọi thiết bị (pos, máy tính, smartphone, tablet...)

Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe KiotViet với công nghệ điện toán đám mây có thể truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Chỉ cần một thiết bị được kết nối mạng như máy tính cá nhân, điện thoại di động hay máy tính bảng, người dùng đã có thể đăng nhập vào tài khoản và thực hiện các thao tác thông thường. Với sự linh hoạt này, phần mềm POS cho nhà hàng sẽ giúp người quản lý tiết kiệm tối đa thời gian nhưng vẫn đảm bảo theo dõi hoạt động nhà hàng một cách tốt nhất.

Đặt bàn, gọi món real time, chuyển trực tiếp đến bếp

Với thực đơn điện tử và giao diện đơn giản, nhân viên có thể gọi món hay đặt bàn realtime theo yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng nhất.

Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe của KiotViet giúp kết nối màn hình gọi món và màn hình thanh toán nhanh gọn, người quản lý dễ dàng nắm bắt được món khách gọi ở bàn nào? Bổ sung gì? Giá trị hóa đơn tính đến thời điểm hiện tại. 

Tất cả các đơn hàng sẽ ngay lập tức được chuyển xuống cho nhà bếp mà nhân viên phục vụ không cần phải di chuyển nhiều. Màn hình realtime không chỉ hỗ trợ đầu bếp trong quá trình chế biến mà còn giúp chủ nhà hàng điều phối hoạt động hiệu quả hơn.

Quản lý từng bàn

Tính năng quản lý từng bàn của KiotViet cho phép nhân viên và người quản lý theo dõi tình hình của từng bàn trong nhà hàng một cách chi tiết nhất. Mỗi màu sắc hiện lên sẽ tương ứng với yêu cầu của khách hàng tại các bàn đấy. Điều này sẽ giúp nhân viên phục vụ kịp thời đáp ứng các nhu cầu của khách, hạn chế tình trạng chậm trễ khiến khách hàng không hài lòng.

Tính tiền chính xác

Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, nhân viên có thể tính tiền ngay tại bàn nhờ có phần mềm thu ngân KiotViet. Thao tác tạo hóa đơn và tính tiền nhanh chóng, chính xác sẽ hạn chế tối đa tình trạng thất thoát xảy ra.

Trong trường hợp có thêm VAT hay khuyến mãi theo %, KiotViet cho phép người dùng điều chỉnh hóa đơn thanh toán mà không ảnh hưởng đến công việc tính tiền của quán.

Dùng thử miễn phí

Với những thông tin được cung cấp ở trên, chắc hẳn các chủ quán đã có câu trả lời cho mình về việc NÊN hay KHÔNG NÊN sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MIỄN PHÍ. Và hơn hết, một phần mềm tốt sẽ giúp chủ kinh doanh quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.