Quản lý định lượng nguyên vật liệu cho quán cafe với phần mềm KiotViet

Quản lý định lượng nguyên liệu không hiệu quả là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến tăng chi phí sản xuất, giảm lợi nhuận tại các quán cafe. Với đặc thù của ngành dịch vụ ăn uống, nguyên liệu đa phần là các sản phẩm cần sự tươi ngon, vòng đời ngắn hoặc quy định bảo quản khắt khe, thì vấn đề quản lý định lượng nguyên vật liệu lại càng cần chuẩn chỉ và nghiêm túc hơn bao giờ hết. 

Tầm quan trọng của việc quản lý định lượng nguyên vật liệu quán cafe

Quản lý nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong việc vận hành quán cafe. Dưới đây là một số lợi ích và tầm quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu trong kinh doanh quán cafe:

• Chi phí hiệu quả

- Quản lý nguyên vật liệu một cách hiệu quả giúp giảm thiểu lãng phí và chi phí không cần thiết.
- Theo dõi tồn kho và đặt hàng chính xác có thể giúp tránh tình trạng nguyên vật liệu lưu kho lâu, giảm tổn thất và hạn chế chi phí liên quan.

• Chất lượng sản phẩm

- Việc duy trì chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra.
- Quản lý nguyên vật liệu đảm bảo rằng mỗi thức uống đều được pha chế từ những nguyên liệu chất lượng cao, giúp tăng cường trải nghiệm của khách hàng.

• Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

- Việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp nguyên vật liệu là quan trọng để đảm bảo nguồn cung ổn định và giá cả hợp lý.
- Hợp tác tích cực với nhà cung cấp có thể mang lại những điều kiện ưu đãi về giá và chất lượng.

• Ứng phó với biến động thị trường

- Theo dõi xu hướng thị trường và điều chỉnh nguyên vật liệu dựa trên sự biến động của nhu cầu khách hàng và giá cả là quan trọng để duy trì sự cạnh tranh.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa được sử dụng phổ biến nhất trong năm 2023

Các bước quản lý nguyên vật liệu quán cafe hiệu quả

Quản lý nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong việc vận hành quán cafe

Thứ nhất, bạn phải lên bảng dự toán sẽ nhập loại nguyên liệu nào và với số lượng bao nhiêu vào từng đợt nhập hàng.

Trước khi làm việc này, bạn cần có một sổ theo dõi chi tiết nhập hàng và số lượng hàng tồn kho hiện tại để tránh việc một mặt hàng còn rất nhiều trong kho nhưng bạn vẫn lấy thêm về.

Thứ hai, sau khi đã có bảng dự toán hàng nhập, bạn sẽ phải kê số lượng nhập bao nhiêu và thời gian nhập hàng như thế nào để vừa với nhu cầu phục vụ khách hàng, không gây thừa nhưng cũng không thể thiếu. Đặc biệt, trong những dịp ngày cuối tuần, ngày lễ Tết khi lượng khách hàng tăng vọt, bạn đã phải có sẵn phương án dự phòng về nguyên liệu để phục vụ đủ số đông khách.

Thứ ba, chi phí nguyên liệu ảnh hưởng trực tiếp tới việc pha chế tạo ra thành phẩm phục vụ khách hàng.

Chính vì vậy mà bạn phải có một con số thống kê về mức tiêu hao nguyên liệu mà mình phải bỏ ra cho một số lượng doanh thu tiền về là bao nhiêu phần trăm. Đây là cách vô cùng hiệu quả giúp bạn quản lý được chi phí – lợi nhuận của quán cafe vậy nên ngay từ ban đầu, bạn đã phải nắm được con số đó và tìm cách giữ ổn định mức tỷ lệ đó mỗi ngày.

Nếu tỷ lệ chi phí/doanh thu tăng cao hơn bình thường thì bạn sẽ càng thấu hiểu được tầm quan trọng trong việc quản lý nguyên liệu quán cafe và phải có cách điều chỉnh ngay lập tức.

Xem thêm: Ngăn chặn hành vi thất thoát tiền mặt đối với bộ phận thu ngân bằng phần mềm quản lý nhà hàng

Quản lý định lượng nguyên vật liệu quán cafe bằng phần mềm KiotViet

Để giúp các chủ quán quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn thì phần mềm quản lý quán cafe KiotViet là sự lựa chọn hàng đầu và đáng tin cậy cho bạn.

Cho đến hiện tại, đã có hơn 200.000 người kinh doanh hoạt động trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau tin dùng và đồng hành cùng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet.

Để giúp các chủ quán quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn thì phần mềm quản lý quán cafe KiotViet là sự lựa chọn hàng đầu

• Theo dõi tồn kho

- Tính năng này giúp quản lý theo dõi số lượng và giá trị của nguyên vật liệu trong kho.
- Hiển thị thông tin chi tiết về lô hàng, hạn sử dụng, và các chỉ số quan trọng khác.

• Hỗ trợ định lượng nguyên vật liệu từng loại đồ uống

Xây dựng công thức và định lượng nguyên liệu cho từng đồ uống. Điều này giúp việc pha chế của nhân viên được chính xác, hạn chế lãng phí, thất thoát và ảnh hưởng tới chất lượng đồ uống của quán. 

• Quản lý đặt hàng

- Tự động đặt hàng dựa trên mức tồn kho hiện tại và mức tiêu thụ trung bình.
- Cung cấp cảnh báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu để đảm bảo nguồn cung ổn định.

• Theo dõi sử dụng nguyên vật liệu

- Ghi lại và theo dõi lượng nguyên vật liệu sử dụng hàng ngày hoặc theo các khoảng thời gian cụ thể.
- Phân loại sử dụng theo sản phẩm, ngày, hoặc loại nguyên vật liệu.

• Báo cáo và phân tích

- Tính năng này cung cấp báo cáo tự động về sử dụng nguyên vật liệu, tồn kho, và chi phí liên quan.
- Phân tích dữ liệu giúp quán cafe hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh và tiềm năng tối ưu hóa.

• Quản lý nhà cung cấp

Lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp, giá cả,... để đảm bảo nguồn cung ổn định và giá cả hợp lý.

• Tùy chỉnh và tích hợp mã vạch

Hỗ trợ quản lý thông tin về nguyên vật liệu thông qua mã vạch để giảm sai sót và tăng cường tính chính xác.

Dùng thử miễn phí

Có thể thấy, phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho quán cafe của KiotViet có nhiều tính năng để giúp chủ quán duy trì tồn kho hiệu quả, theo dõi sử dụng nguyên vật liệu, và tối ưu hóa quy trình quản lý, từ đó nâng cao doanh số bán hàng.