Ngăn chặn hành vi thất thoát tiền mặt đối với bộ phận thu ngân bằng phần mềm quản lý nhà hàng

Quản lý tiền mặt là một biện pháp ngăn ngừa thất thoát trong nhà hàng. Điều quan trọng là phải theo dõi chặt chẽ việc quản lý hàng tồn kho, nhưng việc xử lý tiền mặt là nơi có thể xảy ra tổn thất lớn. Việc quản lý tiền mặt có thể sai sót theo nhiều cách: trộm cắp, đếm sai, mất tiền, ghi chép quỹ không đúng cách và không quy trách nhiệm cho mọi người. 

Những thách thức trong việc quản lý tiền mặt của nhà hàng

Bất chấp sự phổ biến của công nghệ trong cuộc sống của chúng ta, tiền mặt vẫn là phương thức được nhiều người lựa chọn khi đi ăn ở ngoài. Tuy nhiên, như với bất kỳ loại tiền tệ nào, tiền mặt thường đi kèm với trách nhiệm pháp lý cao; nhà hàng phải đối mặt với những thách thức đặc biệt liên quan đến quản lý tiền mặt. 

Đối với cơ sở ăn uống thông thường:

• Sự gia tăng không thể đoán trước về lưu lượng khách hàng
• Thiếu nhân sự hoặc nhân viên làm việc quá sức

Đối với cơ sở ăn uống phục vụ đồ ăn nhanh:

• Mối lo trộm cắp và gian lận
• Tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao
• Tăng đột biến cuối tuần và ngày lễ

Các phương pháp hay nhất về quản lý tiền mặt cho nhà hàng

Nhà hàng phải đối mặt với những thách thức đặc biệt liên quan đến quản lý tiền mặt

Việc sử dụng các quy trình quản lts tiền mặt có thể biến đổi nhà hàng của bạn, đặc biệt nếu bạn điều hành một nhà hàng mà khách hàng thường xuyên sử dụng tiền mặt. Tuy nhiên, các phương pháp quản lý tiền mặt tốt nhất của nhà hàng không phải là phổ biến. 

Xem thêm: Tối đa hóa sức chứa phục vụ khách giúp tăng 25% doanh thu chuỗi nhà hàng

Xác định chính sách quản lý tiền mặt của nhà hàng

Quản lý tiền mặt nhà hàng hiệu quả đòi hỏi sự chi tiết. Viết ra mọi chi tiết về quy trình xử lý tiền mặt mà nhân viên nhà hàng của bạn nên tuân theo. Ngoài ra, hãy bao gồm thông tin về người quản lý nào chịu trách nhiệm về các bước xử lý tiền mặt.

• Chính sách và thủ tục thu ngân: Một số nhà hàng sẽ có một nhân viên thu ngân được chỉ định là người duy nhất phụ trách quầy thu ngân. Tùy chọn này có thể tăng độ chính xác và bảo mật nếu bạn có thể tìm được một nhân viên thu ngân đáng tin cậy.
• Tổng hợp chi tiết các khoản tiền mặt thu - chi: Việc lưu giữ hồ sơ về dòng tiền của nhà hàng sẽ giúp giải quyết những khác biệt. File chi tiết dòng tiền hàng ngày của nhà hàng có thể bao gồm biên lai thẻ tín dụng, khoản thanh toán, phiếu giảm giá, v.v. Bộ phận thu ngân phải hoàn thành file chi tiết dòng tiền thu chi với người quản lý vào cuối mỗi ca. 
• Tiền mặt dự trữ: Bạn nên có chính sách rõ ràng về số tiền mặt tối thiểu và tối đa của nhà hàng tại bất kỳ thời điểm nào. Số tiền này có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và mức độ an ninh của nhà hàng cũng như đó là dịch vụ ăn uống thông thường hay là nhà hàng ăn nhanh. 

Tạo vai trò rõ ràng

Cần có một số lượng hạn chế người quản lý và nhân viên xử lý tiền mặt. Tiền mặt được trao tay càng nhiều lần thì nguy cơ tiền bị mất hoặc bị đánh cắp càng cao. Để ngăn chặn điều này, hãy chọn 1-2 người quản lý đáng tin cậy để quản lý máy tính tiền, ngăn kéo và két an toàn hàng ngày. Những người này phải chịu trách nhiệm đếm tiền mặt thường xuyên và điều chỉnh mọi sai lệch. 

Xem thêm: Quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe hiệu quả, tiết kiệm 90% chi phí với phần mềm quản lý bán hàng

Đơn giản hóa việc quản lý tiền mặt với phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet

Phần mềm quản lý nhà hàng cung cấp các báo cáo và phân tích về tiền mặt như doanh thu từ tiền mặt

Quản lý tiền mặt trong một nhà hàng là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để giúp quản lý tiền mặt một cách hiệu quả. 

• Quản lý thu chi tự động: Khi các giao dịch như bán hàng, nhập hàng hay đổi trả hàng phát sinh, hệ thống sẽ tự động cập nhật các khoản thu chi tương ứng. Chính vì vậy, chủ cửa hàng có thể kiểm soát được chính xác dòng tiền mặt của cửa hàng và dễ dàng tìm kiếm, theo dõi hơn phương pháp quản lý thủ công như trước đây.
• Lập phiếu thu chi nhanh chóng: Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet hỗ trợ người dùng trong việc lập các phiếu thu chi, giúp nhân viên bán hàng dễ dàng và thuận tiện hơn trong công việc. Khi có các khoản thu chi phát sinh, phiếu thu chi sẽ được tạo và người dùng chỉ cần nhập các thông tin chi tiết, rất đơn giản và nhanh chóng.  
• Hệ thống thanh toán: Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng, và ví điện tử. Điều này giúp quản lý thu chi tiền mặt một cách dễ dàng.
• Theo dõi doanh số bán hàng: Phần mềm cung cấp một hệ thống báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng hàng ngày, tuần hoặc tháng. Bạn có thể theo dõi doanh thu và lợi nhuận hàng ngày để đảm bảo rằng tiền mặt được quản lý một cách hiệu quả.
• Quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn: Tích hợp tính năng quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn vào phần mềm. Điều này giúp theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng và cung cấp dấu vết cho các giao dịch.
• Báo cáo và phân tích: Phần mềm quản lý nhà hàng cung cấp các báo cáo và phân tích về tiền mặt như doanh thu từ tiền mặt, và các khoản chi tiêu liên quan đến tiền mặt.

Dùng thử miễn phí

Quản lý thu chi tiền mặt là một hoạt động quan trọng đối với các nhà hàng bởi nó sẽ giúp kiểm soát tình hình tài chính và hạn chế thất thoát xảy ra. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn áp dụng hiệu quả quy trình quản lý thu chi tại cửa hàng.