Quản lý doanh thu và chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Đối với các cửa hàng bán lẻ, làm sao để quản lý doanh thu và chi phí hiệu quả luôn là một bài toán khó. Tình trạng theo dõi không chặt chẽ có thể khiến hoạt động của cửa hàng bị ảnh hưởng cũng như gây ra thất thoát không đáng có. Bài viết sau đây sẽ giúp các chủ cửa hàng quản lý doanh thu và chi phí chính xác, dễ dàng hơn.

Xem thêm: Quản lý chi phí thông minh Hạch toán kinh doanh hiệu quả

Xem thêm: Tổng hợp file Excel Quản Lý Thu Chi MIỄN PHÍ được sử dụng nhiều nhất

MIỄN PHÍ dùng thử

1. Nguyên nhân dẫn đến việc quản lý doanh thu và chi phí chưa chính xác

Trước khi tìm hiểu phương pháp quản lý doanh thu và chi phí phù hợp, các chủ cửa hàng cần xác định nguyên nhân dẫn đến hiệu quả quản lý chưa cao. Từ đó chủ cửa hàng có thể khắc phục các vấn đề và đề ra phương pháp xử lý thích hợp nhất.

Quản lý doanh thu và chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả

1.1. Sử dụng các phương pháp quản lý thu chi thủ công

Nguyên nhân đầu tiên khiến các chủ cửa hàng chưa thể quản lý thu chi chính xác là bởi phương pháp quản lý thu chi thủ công vẫn đang được sử dụng. Nhìn chung, những phương pháp này khá đơn giản, không quá phức tạp, do đó phù hợp với cách quản lý tại các cửa hàng bán lẻ. Tuy nhiên những cách quản lý doanh thu và chi phí này lại tồn tại nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của chủ cửa hàng.

• - Sổ sách: Sử dụng sổ sách trong quản lý thu chi có thể đưa đến nhiều sai sót và nhầm lẫn trong quá trình nhân viên nhập số liệu. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng khá tốn thời gian cũng như công sức trong khi tính chính xác không quá cao. Hơn nữa, tính bảo mật của sổ sách là rất kém, dẫn đến nhiều mối nguy cho cửa hàng.

• - Sử dụng Excel: Phần mềm Excel là công cụ quản lý thu chi khá đơn giản và thuận tiện dành cho các chủ cửa hàng. Tuy nhiên Excel lại gặp khó khăn khi phải quản lý số lượng thông tin quá nhiều và quá phức tạp. Hơn nữa với Excel, chủ cửa hàng khó có thể theo dõi thu chi một cách thống nhất bởi dữ liệu được lưu trữ tách rời cũng như không có sự kết nối với các phần cứng khác như máy đọc mã vạch hay máy in hóa đơn.

1.2. Xác định sai nguồn doanh thu

Mỗi cửa hàng đều có rất nhiều nguồn thu khác nhau trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên trong đó có nhiều nguồn không được coi là doanh thu nhưng chủ cửa hàng vẫn tính vào số liệu thu của cửa hàng. Điều này sẽ khiến thông tin doanh thu không chính xác, gây ra sai sót cho chủ cửa hàng trong quá trình quản lý. Trong đó một số khoản bị xác định sai bao gồm:

• - Nợ khách hàng phải trả
• - Hàng đang chuyển

1.3. Xác định thiếu chi phí

Một sai lầm trong việc quản lý doanh thu và chi phí của các chủ cửa hàng bán lẻ có thể kể đến việc xác định thiếu chi phí. Trong đó, có rất nhiều người không tính chi phí khấu hao vào khoản chi phí của cửa hàng. Chi phí khấu hao là phần phân bổ chi phí của cửa hàng vào một tài sản cố định vô hình nhằm phản ánh mức tiêu thụ tài sản.

Chính vì vậy chi phí khấu hao cũng cần được ghi vào chi phí trên bảng cân đối kế toán của cửa hàng.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: Làm sao để theo dõi LỢI NHUẬN cửa hàng?

2. Cách quản lý doanh thu và chi phí hiệu quả, tránh thất thoát

Hiện nay, quản lý doanh thu và chi phí bằng phần mềm hiện đại đã trở thành phương pháp quản lý được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Những phần mềm này không chỉ hỗ trợ tối đa cho hoạt động theo dõi và kiểm soát thu chi mà còn tiết kiệm nhiều thời gian, công sức.

Trong đó, phần mềm KiotViet với tính năng hỗ trợ quản lý doanh thu và chi phí được khá nhiều khách hàng tin dùng.

2.1. Quản lý nợ cần thu từ khách hàng

Theo dõi nợ cần thu khách hàng trên phần mềm KiotViet

Nợ cần thu từ khách hàng là một khoản tiền quan trọng trong việc xác định thu chi của cửa hàng. KiotViet với tính năng quản lý nợ cần thu sẽ giúp người dùng theo dõi chi tiết và chính xác nhất các khoản công nợ khách hàng.

Các thông tin chi tiết về thời gian, giá trị, dư nợ cũng như phân loại giao dịch được thể hiện đầy đủ, giúp chủ cửa hàng dễ dàng nắm bắt tình hình nợ của từng khách hàng.

2.2. Báo cáo doanh thu - chi phí cuối ngày

Báo cáo thu chi cuối ngày của phần mềm KiotViet

Đối với các chủ cửa hàng, việc theo dõi doanh thu chi phí mỗi ngày là cực kỳ cần thiết, bởi nó sẽ giúp họ hiểu rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng, tránh thất thoát lãng phí.

Xem thêm: [Kinh nghiệm] 3 cách quản lý thu chi doanh nghiệp hiệu quả

Hệ thống báo cáo thu chi của KiotViet được thiết kế dễ hiểu, trực quan và vô cùng chi tiết, từ đó hỗ trợ chủ cửa hàng trong công việc quản lý thu chi hiệu quả.

2.3. Báo cáo bán hàng

Cách thiết lập báo cáo bán hàng trên KiotViet

Một trong những tính năng đặc biệt của phần mềm KiotViet đó là báo cáo bán hàng. Báo cáo này có thể hiển thị theo các tiêu chí thời gian/lợi nhuận/giảm giá/trả hàng/nhân viên.

Nhờ đó chủ cửa hàng không chỉ có thể nắm rõ hoạt động của cửa hàng mà còn dễ dàng lập kế hoạch bán hàng trong tương lai. Điều này sẽ giúp cửa hàng kinh doanh thuận lợi hơn cũng như giảm thiểu thất thoát.

Xem thêm: Kiến thức về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - wiki KiotViet

2.4. Quản trị chi phí nhập hàng

Danh sách phiếu nhập hàng của phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Trong các cửa hàng bán lẻ, chi phí nhập hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, tính năng phiếu nhập hàng của phần mềm KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi phí nhập hàng. Các thông tin về mã nhập hàng, thời gian, nhà cung cấp và số tiền được hiển thị chi tiết và rõ ràng, hỗ trợ cho việc quản lý của chủ cửa hàng.

Quản lý doanh thu và chi phí là một hoạt động quan trọng được nhiều chủ cửa hàng chú trọng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn có được phương pháp theo dõi thu chi chính xác và hiệu quả hơn.

MIỄN PHÍ dùng thử