Phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử

Nắm bắt được quy định từ cơ quan Thuế, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet đã nhanh chóng triển khai kết nối kỹ thuật với các đơn vị cung cấp Hóa đơn điện tử, sẵn sàng triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho khách hàng.

Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là gì?

Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì đối tượng được lựa chọn áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm quản lý bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,... và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Phần mềm quản lý bán hàng để áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền là hệ thống phần mềm bán hàng tập trung, phải gắn được dải ký tự mã của cơ quan thuế để xuất hóa đơn từ máy tính tiền và chuyển dữ liệu tập trung đến cơ quan thuế thông qua tổ chức truyền nhận.

Xem thêm: Chủ quán chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn với giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Lợi ích khi nhà hàng, quán ăn sử dụng tính năng phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền KiotViet

- Giúp người bán chủ động 24/7 khi lập hóa đơn có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ, xử lý triệt để vướng mắc liên quan đến độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn.

- Chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày không phải gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường.

- Chi phí cho hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không tăng thêm chi phí cho cơ sở kinh doanh, mà ngược lại còn giúp chủ quán tiết kiệm thời gian và nhân lực hơn so với các loại hóa đơn khác. 

- Yêu cầu có chữ ký số trên hóa đơn điện tử khởi tạo khởi tạo từ máy tính tiền là không bắt buộc. Đặc biệt, là không yêu cầu phải có thiết bị đặc thù, chuyên dùng.

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế được xem là hóa đơn hợp pháp để khấu trừ thuế Giá trị gia tăng đầu vào và tính trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Sử dụng xuất hóa đơn từ máy tính tiền giúp nhà hàng, quán ăn rút ngắn thời gian tạo lập hóa đơn. Mọi thông tin của khách hàng được bảo mật và việc truy cập dữ liệu được phân quyền rõ ràng. 

-  Với hóa đơn điện tử, thời gian chờ đợi lấy hóa đơn của khách hàng được giảm xuống. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet với tính năng phát hành hóa đơn điện tử giúp lưu trữ thông tin khách hàng một cách hệ thống. Thay vì phải yêu cầu khách hàng cung cấp lại toàn bộ thông tin mỗi lần xuất hóa đơn như trước đây, thì nay, chỉ cần vài click, nhân viên của nhà hàng đã có đầy đủ thông tin từ những lần sử dụng dịch vụ trước của khách để tạo lập hóa đơn. 

Xem thêm: Tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào? Cách tra cứu nhanh từ phần mềm bán hàng

Hướng dẫn thiết lập giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet dành cho ngành dịch vụ ăn uống

• Bước 1: Thiết lập kết nối tài khoản trên Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet FNB

Quản trị viên đăng nhập vào KiotViet FNB trên Website https://fnb.kiotviet.vn/

Truy cập Thiết lập > Thiết lập cửa hàng > Giao dịch và Bật Thiết lập kết nối Hóa đơn điện tử

Tại màn hình Kết nối Hóa đơn điện tử, nhập đầy đủ thông tin tài khoản đăng nhập VNPT-Invoice/ VIETTEL SINVOICE/ MISA MeInvoice và lựa chọn hình thức Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền -> Sau đó ấn Tiếp tục

Link đăng nhập: Là đường link website đăng nhập vào hệ thống VNPT-Invoice/ VIETTEL SINVOICE/ MISA MeInvoice của gian hàng đã được cung cấp khi ký kết hợp đồng

Mã số thuế: Là Mã số thuế doanh nghiệp đăng ký với Tổng cục Thuế

Tên đăng nhập/ Mật khẩu: Là thông tin đăng nhập tài khoản người phát hành hóa đơn điện tử trên VNPT-Invoice/ VIETTEL SINVOICE/ MISA MeInvoice

Link tra cứu: Là đường link website truy cập vào hệ thống VNPT-Invoice để tra cứu hóa đơn điện tử tương ứng với gian hàng hàng đăng nhập, đường link này cũng được cung cấp bởi VNPT-Invoice/ VIETTEL SINVOICE/ MISA MeInvoice khi ký kết hợp đồng.

Lựa chọn mẫu hóa đơn sử dụng để phát hành hóa đơn điện tử -> Sau đó ấn Lưu

Sau khi lưu thông tin thiết lập thành công, màn hình hiển thị thông báo:

• Bước 2: Thiết lập Hóa đơn điện tử trên màn hình bán hàng

Khách hàng có thể thiết lập Hóa đơn điện tử tại màn hình thu ngân như sau:

Tại Màn hình thu ngân > Thiết lập hiển thị

Tại đây người dùng có thể thực hiện các thiết lập: 

Bật/Tắt Tự động phát hành hóa đơn điện tử

Ấn Thay đổi để chỉnh sửa mẫu hóa đơn phát hành (Mẫu hóa đơn khi phát hành sẽ phát hành theo mẫu được chọn tại đây)

Lưu ý: Mẫu hóa đơn phát hành từ MTT hợp lệ theo đúng quy định của CQT là mẫu hóa đơn có ký hiệu CabMcd

Trong đó: 

ab: 2 số cuối năm phát hành (Bắt buộc phải chọn mẫu hóa đơn theo đúng năm hiện tại)

cd: 2 ký tự tùy chọn của doanh nghiệp đăng ký với CQT để quản lý nội bộ

Bật/Tắt Tự động in thông tin hóa đơn điện tử (Mặc định Bật với tất cả thiết bị) > Ấn Lưu lại

• Bước 3: Phát hành Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Tạo hóa đơn bán hàng > Tại Phiếu thanh toán -> Tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán -> Sau đó ấn Thanh toán

Xem lại danh sách Hóa đơn điện tử đã phát hành trong ngày

Người dùng ấn vào Menu mở rộng > Chọn Danh sách HĐĐT

Hệ thống mở pop-up Danh sách Hóa đơn điện tử đã phát hành

Lưu ý: Danh sách này sẽ chỉ hiển thị các Hóa đơn được phát hành trong ngày bởi nhân viên đang đăng nhập. Tài khoản admin sẽ được xem của tất cả nhân viên thuộc chi nhánh.

In thông tin Hóa đơn điện tử Đã phát hành

Tại Danh sách Hóa đơn điện tử đã phát hành > Ấn biểu tượng "Máy in" > In

Phát hành lại Hóa đơn điện tử phát hành lỗi (Hóa đơn phát hành lại sẽ sử dụng mẫu hóa đơn được chọn tại thời điểm hiện tại)

Tại Danh sách Hóa đơn điện tử đã phát hành > Chọn Biểu tượng "Phát hành lại"

• Bước 5: Tra cứu Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên link tra cứu của VNPT-Invoice/ VIETTEL SINVOICE/ MISA MeInvoice đã được thiết lập trước đó

Khách hàng có thể sử dụng mã tra cứu trên hóa đơn để tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành trên trang tra cứu chủ gian hàng đã thiết lập tại Bước 1: Kết nối hóa đơn điện tử

Người mua có thể lấy thông tin tra cứu qua 2 cách:

Cách 1: Từ thông tin HĐĐT được in ra từ Máy tính tiền khi mua hàng

Cách 2: Từ thông tin tra cứu HĐĐT người bán gửi từ màn hình quản lý sau khi phát hành thành công (Chi tiết mục III.2 của tài liệu này)

Các thông tin cần nhập bao gồm:

- Mã tra cứu (Có thể nhập bằng Mã CQT hoặc Mã tra cứu đều được)
- Mã xác thực

• Bước 6: Gửi Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến Cơ quan thuế trên VNPT-Invoice/ VIETTEL SINVOICE/ MISA MeInvoice

Sau khi phát hành hóa đơn thành công từ KiotViet, hóa đơn sẽ được hiển thị trên mục Lập hóa đơn > Danh sách hóa đơn trên VNPT-Invoice/ VIETTEL SINVOICE/ MISA MeInvoice

Tại đây, người dùng chọn hóa đơn muốn gửi > Chọn Gửi lên Thuế

Dùng thử miễn phí

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được đánh giá mang lại nhiều lợi ích cho hộ cá nhân kinh doanh: Giúp tiết kiệm thời gian, chủ động trong việc lập hóa đơn và điều chỉnh sai sót… Với những nhu cầu cần xuất hóa đơn số lượng lớn, việc lựa chọn tích hợp hóa đơn điện tử trong máy tính tiền là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho các cơ sở kinh doanh ngành dịch vụ ăn uống FnB.