Tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào? Cách tra cứu nhanh từ phần mềm bán hàng

Tra cứu hóa đơn điện tử giúp người bán hàng xác thực tính hợp lệ của hóa đơn và quản lý hóa đơn tiện lợi, an toàn hơn. Vậy làm sao để tra cứu hóa đơn điện tử sau khi phát hành? Có những cách tra cứu nào và có thể tra cứu trên phần mềm quản lý bán hàng hay không? Hãy cùng theo dõi thông tin trong bài viết dưới đây!

Tra cứu hóa đơn điện tử nhằm mục đích gì? 

Tra cứu hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích, như:
• Giúp người mua và người bán kiểm tra được tính hợp lệ, xác thực và đầy đủ của hóa đơn điện tử, tránh nhầm lẫn, sai sót, gian lận hay làm giả hóa đơn.
• Giúp người mua và người bán lưu trữ, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, tiện lợi và an toàn, không cần phải in, gửi, nhận hay bảo quản hóa đơn giấy.
• Giúp người mua và người bán thực hiện các thao tác khác với hóa đơn điện tử, như in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, và kiểm tra trạng thái xử lý hóa đơn.

Có những cách tra cứu hóa đơn điện tử nào? 

Tra cứu hóa đơn điện tử có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, như:
• Tra cứu theo mã tra cứu hóa đơn điện tử, là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin.
• Tra cứu theo mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, là các thông tin cơ bản của hóa đơn điện tử, được sử dụng để tìm kiếm hóa đơn trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
• Tra cứu theo mã QR, là một loại mã vạch hai chiều, được in trên hóa đơn điện tử, chứa các thông tin cơ bản của hóa đơn, được sử dụng để quét bằng ứng dụng di động và chuyển hướng đến trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm bán hàng 

3.1 Đối với chủ shop phát hành hóa đơn điện tử qua MISA meInvoice 

Các chủ shop sau khi phát hành hóa đơn điện tử MISA meInvoice trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ shop có thể thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử qua các bước sau: 
Bước 1: Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với MISA thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch => Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm cột HĐ chuyển MISA.
Trạng thái của việc chuyển hóa đơn qua MISA tương ứng bao gồm:
Trống: Là các hóa đơn chưa từng được chuyển qua MISA.
Đã phát hành: Là các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thành công.
Phát hành lỗi: Là các hóa đơn có lỗi, chưa phát hành được hóa đơn điện tử.

Bước 2: Trong chi tiết hóa đơn, nếu bạn cần xem hóa đơn điện tử đã phát hành, hoặc lấy thông tin tra cứu của hóa đơn đó, bạn kích chọn Xem hóa đơn điện tử: hệ thống mở sang link tra cứu https://www.meinvoice.vn/tra-cuu để bạn có thể xem thông tin hóa đơn.

Bước 3: Tra cứu hóa đơn điện tử => bạn kích Sao chép để sao chép thông tin gửi đến khách mua tra cứu trên website của Misa. 

3.2 Đối với chủ shop phát hành hóa đơn điện tử qua VIETTEL SInvoice

Bước 1: Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với VIETTEL thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch -> Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm cột HĐ chuyển VIETTEL
Trạng thái của việc chuyển hóa đơn qua VIETTEL tương ứng bao gồm:
Trống: Là các hóa đơn chưa được phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình bán hàng.
Đã phát hành: Là các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thành công.
Phát hành lỗi: Là các hóa đơn có lỗi, chưa phát hành được hóa đơn điện tử.

Bước 2: Trong chi tiết hóa đơn, nếu bạn cần xem hóa đơn điện tử đã phát hành, hoặc lấy thông tin tra cứu của hóa đơn đó, bạn kích chọn biểu tượng dấu ba chấm. Xem hóa đơn điện tử: hệ thống mở sang link tra cứu https://vinvoice.viettel.vn/utilities/invoice-search để bạn có thể xem thông tin hóa đơn.

Bước 3: Tra cứu hóa đơn điện tử: bạn kích Sao chép để sao chép thông tin gửi đến khách mua tra cứu trên website của VIETTEL. 

3.3 Đối với chủ shop phát hành hóa đơn điện tử qua VNPT-INVOICE

Bước 1: Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với VNPT thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch -> Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm cột HĐ chuyển VNPT.
Trạng thái của việc chuyển hóa đơn qua VNPT tương ứng bao gồm:
Trống: Là các hóa đơn chưa được phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình bán hàng.
Đã phát hành: Là các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thành công.
Phát hành lỗi: Là các hóa đơn có lỗi, chưa phát hành được hóa đơn điện tử.

Bước 2: Trong chi tiết hóa đơn, nếu bạn cần xem hóa đơn điện tử đã phát hành, hoặc lấy thông tin tra cứu của hóa đơn đó, bạn kích chọn Xem hóa đơn điện tử: hệ thống mở sang link tra cứu của VNPT đã được lưu trong Thiết lập cửa hàng để bạn có thể xem thông tin hóa đơn.

Bước 3: Tra cứu hóa đơn điện tử: bạn kích Sao chép để sao chép thông tin gửi đến khách mua tra cứu trên website của VNPT

Chi tiết hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chủ shop xem ngay tại link dưới đây: 

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng

Như vậy, các chủ shop hoàn toàn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet có liên kết với các hệ thống phát hành hóa đơn điện tử như Misa meInvoice, VIETTEL SInvoice, VNPT-INVOICE,...để quản lý hóa đơn điện tử thuận tiện và dễ dàng hơn. Đừng quên, KiotViet đang có ưu đãi MIỄN PHÍ DÙNG THỬ 10 ngày không giới hạn tính năng. Trải nghiệm ngay để quản lý và bán hàng hiệu quả hơn gấp bội.