Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp được các chủ khách sạn tin dùng nhiều nhất 2024?

Hệ thống quản lý khách sạn (PMS - Property Management System) là công cụ không thể thiếu trong việc vận hành khách sạn hiện đại, giúp quản lý từ đặt phòng, thanh toán, đến chăm sóc khách hàng. Nổi bật hiện nay là hai giải pháp PMS phổ biến: Cloud PMS và On-premise PMS. Mỗi giải pháp đều có ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với nhu cầu khác nhau của các loại hình khách sạn.

Cloud PMS: Giải pháp quản lý linh hoạt và hiện đại 

Cloud PMS là giải pháp được cung cấp và lưu trữ trên nền tảng đám mây, cho phép các khách sạn truy cập dữ liệu qua Internet mọi lúc, mọi nơi. Cloud PMS ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào khả năng linh hoạt và tiện lợi mà nó mang lại.

Ưu điểm của Cloud PMS:

• Khả năng truy cập từ xa: Chỉ cần có kết nối Internet, bạn có thể quản lý khách sạn từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Điều này giúp các quản lý không cần trực tiếp có mặt tại khách sạn mà vẫn nắm bắt tình hình.
• Cập nhật tự động: Các phiên bản mới nhất, bản vá bảo mật luôn được cập nhật liên tục từ nhà cung cấp, giảm thiểu rủi ro về an ninh và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
• Chi phí đầu tư ban đầu thấp: Thay vì phải đầu tư vào phần cứng và cơ sở hạ tầng lớn, Cloud PMS chỉ yêu cầu một mức phí hàng tháng hoặc hàng năm, phù hợp với các khách sạn quy mô vừa và nhỏ.
• Khả năng mở rộng dễ dàng: Khi khách sạn có nhu cầu mở rộng quy mô hoặc nâng cấp các tính năng, Cloud PMS dễ dàng được tùy biến mà không cần thay đổi hệ thống.

Nhược điểm của Cloud PMS:

• Phụ thuộc vào Internet: Nếu mạng Internet gặp vấn đề, việc truy cập và quản lý dữ liệu sẽ bị gián đoạn.
• Chi phí dài hạn: Mặc dù chi phí ban đầu thấp, nhưng trong thời gian dài, tổng chi phí sử dụng Cloud PMS có thể tăng cao tùy thuộc vào quy mô khách sạn và số lượng người dùng.

Xem thêm: Áp dụng công nghệ vào quản lý khách sạn: Yếu tố quyết định để kinh doanh Khách sạn - Homestay chính xác & chuyên nghiệp

On-premise PMS: Giải pháp kiểm soát dữ liệu tối ưu 

On-premise PMS là hệ thống phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ của khách sạn. Mặc dù yêu cầu đầu tư hạ tầng và nhân sự IT, giải pháp này vẫn được nhiều khách sạn truyền thống tin dùng nhờ vào khả năng bảo mật và kiểm soát cao.

Ưu điểm của On-premise PMS:

• Kiểm soát dữ liệu tuyệt đối: Dữ liệu được lưu trữ tại hệ thống máy chủ nội bộ, đảm bảo rằng các thông tin của khách sạn không bị lưu trữ ngoài hệ thống nội bộ.
• Bảo mật cao: Với hệ thống bảo mật riêng, khách sạn có thể dễ dàng quản lý và nâng cấp bảo mật theo nhu cầu riêng, tránh được các lỗ hổng bảo mật từ bên ngoài.
• Không phụ thuộc vào Internet: Vì dữ liệu được lưu trữ tại chỗ, On-premise PMS vẫn có thể hoạt động ngay cả khi mạng Internet bị gián đoạn.

Nhược điểm của On-premise PMS:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Khách sạn cần đầu tư mạnh vào cơ sở hạ tầng, máy chủ, phần cứng và nhân sự IT để duy trì hệ thống.
• Khả năng mở rộng hạn chế: Khi muốn mở rộng hệ thống, khách sạn có thể phải nâng cấp hoặc thay đổi hoàn toàn hệ thống hiện có, gây ra khó khăn và chi phí cao.
• Bảo trì phức tạp: Khách sạn phải tự chịu trách nhiệm về việc bảo trì và cập nhật phần mềm, yêu cầu nhân sự kỹ thuật có chuyên môn cao để xử lý các vấn đề.

Nhu cầu khách sạn năm 2024: Cloud PMS hay On-premise PMS?

Với sự phát triển của công nghệ và xu hướng chuyển đổi số, Cloud PMS đang dần trở thành tiêu chuẩn mới cho ngành khách sạn. Năm 2024 chứng kiến sự gia tăng đáng kể các khách sạn chuyển từ hệ thống On-premise truyền thống sang Cloud PMS nhờ vào các lợi ích vượt trội như:

• Tính linh hoạt và tiện lợi vượt trội: Cloud PMS cho phép quản lý khách sạn từ xa qua Internet. Chủ khách sạn có thể giám sát mọi hoạt động ở bất kỳ đâu, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm áp lực phải có mặt trực tiếp tại khách sạn.
• Tối ưu chi phí vận hành: Với Cloud PMS, các khách sạn có thể cắt giảm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng và phần cứng lớn ban đầu. Phí duy trì dịch vụ hàng tháng hoặc hàng năm là giải pháp tiết kiệm hơn, phù hợp với các khách sạn quy mô vừa và nhỏ, hoặc các chuỗi khách sạn có nhiều chi nhánh.
• Tăng cường bảo mật và cập nhật tự động: Các nhà cung cấp Cloud PMS liên tục cập nhật phiên bản và vá lỗi bảo mật, đảm bảo hệ thống luôn được tối ưu và an toàn. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh an ninh mạng hiện nay, giúp khách sạn tránh được các rủi ro tiềm ẩn.
• Dễ dàng mở rộng quy mô: Cloud PMS linh hoạt điều chỉnh và mở rộng chức năng theo nhu cầu tăng trưởng của khách sạn. Khách sạn có thể thêm các tính năng mới mà không cần đầu tư thêm vào hạ tầng, đảm bảo hệ thống luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Nhờ vào những lợi ích này, Cloud PMS đang trở thành giải pháp được ưa chuộng trong ngành khách sạn. Phù hợp với xu hướng số hóa, giải pháp này giúp các khách sạn tối ưu hóa hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ, và dễ dàng thích nghi với nhu cầu thay đổi của thị trường trong năm 2024 và xa hơn.

Xem thêm: 10 xu hướng hàng đầu của ngành dịch vụ khách sạn năm 2025 – Tương lai của trải nghiệm khách hàng

Lựa chọn tối ưu cho chủ kinh doanh dịch vụ lưu trú: Phần mềm quản lý khách sạn/ nhà nghỉ/ homestay/ villa KiotViet 

Dù lựa chọn Cloud PMS hay On-premise PMS, điều quan trọng là khách sạn cần chọn một giải pháp PMS phù hợp với quy mô và định hướng kinh doanh của mình. Trong đó, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đã và đang được nhiều khách sạn tin dùng nhờ tính linh hoạt và tiện ích vượt trội:

• Linh hoạt với hệ thống Cloud PMS: Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet cung cấp giải pháp Cloud PMS tiện dụng, giúp các chủ khách sạn dễ dàng quản lý mọi hoạt động từ xa, mọi lúc, mọi nơi.
• Khả năng tùy chỉnh phù hợp: KiotViet hiểu rõ nhu cầu đặc thù của từng khách sạn, do đó phần mềm có khả năng tùy chỉnh các tính năng theo nhu cầu thực tế, mang lại sự tối ưu hóa trong quản lý.
• Chi phí hợp lý và tiết kiệm thời gian: Thay vì phải đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng, KiotViet mang đến giải pháp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao trong quản lý.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tâm: Với đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp, KiotViet luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng giải quyết mọi vấn đề phát sinh, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và an toàn.

Dùng thử miễn phí

Dù là khách sạn mới thành lập hay khách sạn lâu đời, lựa chọn KiotViet sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu suất và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Liên hệ ngay với KiotViet để tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, giúp khách sạn của bạn phát triển bền vững và vượt trội trong năm 2024 và xa hơn nữa.