Áp dụng công nghệ vào quản lý khách sạn: Yếu tố quyết định để kinh doanh Khách sạn - Homestay chính xác & chuyên nghiệp

Trong bối cảnh thị trường kinh doanh khách sạn và homestay ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc quản lý các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và chính xác đã trở thành điều cần thiết để thu hút và giữ chân khách hàng. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý khách sạn, chủ homestay phải đầu tư vào việc áp dụng công nghệ hiện đại để tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Công nghệ thay đổi diện mạo quản lý khách sạn và homestay như thế nào?

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, các giải pháp quản lý truyền thống đã dần bị thay thế bởi các hệ thống phần mềm và công nghệ số, giúp đơn giản hóa mọi khía cạnh trong quản lý khách sạn và homestay. Thay vì dựa vào ghi chép thủ công và quản lý thông qua giấy tờ, các nhà quản lý giờ đây có thể theo dõi và điều hành mọi hoạt động chỉ với vài cú nhấp chuột.

Trước đây, một quản lý homestay tại Đà Lạt luôn phải ghi chép các yêu cầu đặc biệt của khách vào sổ tay, nhưng thường xuyên quên hoặc bỏ sót khi số lượng khách đông. Nhờ vào hệ thống quản lý mới, giờ đây anh chỉ cần nhập yêu cầu của khách vào phần mềm là tất cả nhân viên đều có thể xem và thực hiện đầy đủ, từ việc chuẩn bị phòng cho người cao tuổi đến yêu cầu đồ ăn chay của khách.

Xem thêm: Công nghệ thông minh - Chìa khóa tăng trưởng ngành khách sạn 2024

Những lợi ích của việc ứng dụng công nghệ trong quản lý khách sạn và homestay

Áp dụng công nghệ mang lại nhiều lợi ích cho các khách sạn và homestay. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà công nghệ có thể đem lại:

• Tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí vận hành: Khi các công việc lặp đi lặp lại được tự động hóa, nhân viên có thể dành nhiều thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn như chăm sóc khách hàng hay tối ưu dịch vụ. Điều này không chỉ giảm thiểu các sai sót mà còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành.

Ví dụ như tại một khách sạn 3 sao ở Phú Quốc, nhân viên trước đây phải tự cập nhật thủ công số lượng phòng trống sau mỗi lần khách check-out, điều này đôi khi gây nhầm lẫn và dẫn đến tình trạng phòng đã được đặt trước nhưng vẫn bán cho khách khác. Nhờ vào hệ thống tự động cập nhật trạng thái phòng, khách sạn giờ đây tránh được các sự cố đáng tiếc này.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Công nghệ cho phép khách hàng thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng và tiện lợi, từ đặt phòng, check-in, check-out, cho đến thanh toán trực tuyến. Những trải nghiệm tiện lợi và hiện đại này góp phần nâng cao mức độ hài lòng và tăng khả năng quay lại của khách.

Chị Lan, khách du lịch đến từ TP.HCM, khi check-in tại homestay tại Đà Nẵng, chỉ cần đưa CCCD để nhân viên lễ tân quét là toàn bộ thông tin sẽ được nhập tự động, hoàn thành mọi thủ tục, không phải mất thời gian xếp hàng chờ đợi. Việc này giúp chị tiết kiệm thời gian và thoải mái hơn trong chuyến nghỉ dưỡng của mình.

• Phân tích dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh: Các hệ thống quản lý hiện đại có khả năng thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng, các xu hướng thị trường và hiệu quả của các hoạt động quảng cáo. Qua đó, họ có thể đưa ra những quyết định chính xác để tối ưu hoá doanh thu.

Có nhiều trường hợp, khách sạn đã sử dụng dữ liệu phân tích từ phần mềm để nhận ra rằng lượng đặt phòng chủ yếu đến vào mùa hè, trong khoảng thời gian từ tháng 5 đến tháng 7, nhờ đó họ đã triển khai các chương trình khuyến mãi vào mùa thấp điểm để duy trì lượng khách ổn định.

Công nghệ nào đang thay đổi ngành quản lý khách sạn - homestay?

Dưới đây là một số công nghệ đang góp phần thay đổi diện mạo ngành khách sạn và homestay:

• Hệ thống quản lý khách sạn (PMS): Các hệ thống PMS tiên tiến tích hợp đầy đủ tính năng từ đặt phòng, check-in/check-out, đến quản lý dịch vụ. PMS giúp đồng bộ dữ liệu và thông tin của khách hàng trên nhiều thiết bị, tạo sự thuận tiện cho cả khách và nhân viên khách sạn.

Một khách sạn ở Hội An đã tích hợp hệ thống PMS để đồng bộ các yêu cầu đặc biệt của khách như dịch vụ ăn uống, đưa đón sân bay. Khi khách quay lại, khách sạn đã có sẵn hồ sơ với các yêu cầu của họ từ lần lưu trú trước, mang đến cảm giác thân thiện và gần gũi.

• Ứng dụng di động cho khách hàng: Các ứng dụng di động không chỉ hỗ trợ khách hàng trong việc đặt phòng mà còn cung cấp các tiện ích bổ sung như dịch vụ phòng, hướng dẫn du lịch, và hỗ trợ khách hàng 24/7.

Tại một số khách sạn trên thế giới, khách hàng đã sử dụng ứng dụng của khách sạn để đặt món ăn lên phòng chỉ với vài thao tác trên điện thoại mà không cần gọi xuống lễ tân. Điều này giúp họ cảm thấy thoải mái và tiện lợi hơn trong quá trình lưu trú.

Xem thêm: 5 xu hướng công nghệ thay đổi ngành dịch vụ khách sạn trong 5 năm tới

Tối ưu hóa kinh doanh khách sạn - homestay bằng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Để áp dụng công nghệ vào quản lý khách sạn - homestay một cách hiệu quả, việc lựa chọn một phần mềm quản lý chuyên nghiệp là điều cần thiết. Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet là một trong những giải pháp hàng đầu được nhiều doanh nghiệp tin dùng. 

• Quản lý tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi

+ Thông báo mọi biến động mới như đặt phòng, nhận phòng, trả phòng...ngay trên điện thoại của chủ nhà nghỉ, khách sạn

+ Theo dõi được tình hình kinh doanh của khách sạn mọi lúc, mọi nơi

+ Tiết kiệm 50% thời gian có mặt tại khách sạn mà vẫn vận hành hiệu quả, hiệu suất tối đa

• Quản lý buồng phòng

+ Quản lý chính xác số lượng phòng đang sử dụng, phòng trống , phòng sắp đến

+ Phân loại buồng phòng theo hạng phòng, giá phòng...

+ Dễ dàng chuyển phòng cho khách trong quá trình sử dụng

+ Quản lý chặt chẽ tình trạng phòng đã dọn - chưa dọn ngay trên điện thoại

• Quản lý đặt phòng check in - check out

+ Tư vấn, đặt phòng nhanh chóng nhờ nắm rõ số lượng & trạng thái buồng phòng

+ Check-in nhanh với số điện thoại, đọc căn cước công dân tự động nhập thông tin khách trong 3 giây

+ Tự động tính tiền cần thanh toán dựa trên thời gian lưu trú & các dịch vụ đã sử dụng giúp check-out & thanh toán chính xác hơn

• Quản lý khách lưu trú

+ Lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng như họ tên, sđt, căn cước công dân...

+ Lưu trữ mọi giao dịch cọc phòng, thanh toán... của khách

+ Dễ dàng đưa ra phương án chăm sóc khách hàng hợp lý

• Quản lý nhân viên hiệu quả

+ Theo dõi lịch làm việc của nhân viên để phân chia ca làm hợp lý.

+ Tự động tính toán lương - thưởng - hoa hồng cho nhân viên.

• Quản lý kho chặt chẽ

+ Tự động cập nhật tồn kho các đồ dùng như: khăn tắm, bàn chải, kem đánh răng, nước uống, đồ ăn vặt theo thời gian thực ngay sau khi khách hàng trả phòng, theo dõi và nhập hàng kịp thời.

+ Quản lý chi tiết số lượng đồ dùng cố định như: khăn tắm, ga giường, chăn, ấm đun nước đảm bảo luôn đáp ứng đủ nhu cầu, hạn chế gian lận, thất thoát.

Dùng thử miễn phí

Áp dụng công nghệ vào quản lý khách sạn - homestay không chỉ là một lựa chọn mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong thời đại số hóa. Công nghệ không chỉ tối ưu hóa các quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn tạo ra trải nghiệm khách hàng tuyệt vời, giúp khách sạn và homestay phát triển bền vững.