Top 10 phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay tốt nhất 2023

Là chủ khách sạn, nhà nghỉ, bạn đang gặp những vấn đề về quản lý vận hành như: không kiểm soát chính xác được công suất phòng, phòng nào còn hay hết, tính tiền phòng theo giờ mất thời gian, hoạt động check in, check out còn chậm trễ? Nếu bạn đang gặp một hoặc tất cả các vấn đề trên thì giải pháp dành cho bạn ngay lúc này chính là một phần mềm quản lý khách sạn chuyên biệt. Vậy có những phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ nào phổ biến, được ưa chuộng nhất hiện nay? Tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây của KiotViet.

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc sử dụng phần mềm trong vận hành kinh doanh là điều tất yếu, lĩnh vực kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ cũng không ngoại lệ.
Phần mềm quản lý khách sạn (tên tiếng Anh là PMS – Property Management System) là một phần mềm được sử dụng trong hoạt động quản lý và kinh doanh khách sạn, với những tính năng cơ bản như:

• Đặt phòng, checkin, check out
• Xem chi tiết sơ đồ phòng, tình trạng, lịch sử sử dụng
• Quản lý khách lưu trú
• Quản lý buồng phòng
• Đặt phòng online
• Xem tổng quan báo cáo thu chi, lợi nhuận
• Kết nối bán phòng qua kênh OTA

Xem thêm: Phần mềm quản lý dành riêng cho nhà nghỉ, khách sạn, homestay & villa

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Nếu xử lý hoạt động vận hành khách sạn với thao tác thủ công, truyền thông như ghi sổ, excel sẽ rất dễ nhầm lẫn & thất thoát và chậm trễ. Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp khách sạn, nhà nghỉ của bạn vận hành chính xác và nhanh chóng hơn với những tính năng chuyên biệt dành cho tất cả các bộ phận.

Bộ phận lễ tân

Lễ tân khách sạn có thể kiểm tra phòng trống, xem chi tiết tình trạng đặt phòng, đặt cọc của khách hàng. Nhanh chóng thực hiện các thao tác nhận phòng, trả phòng và tính tiền phòng tự động theo giờ, theo ngày nhờ sơ đồ phòng trực quan, dễ nhìn ngay trên phần mềm.

Bộ phận buồng phòng

Bộ phận buồng phòng có thể dễ dàng nhận yêu cầu kiểm phòng, dọn phòng nhanh chóng qua app trên điện thoại. Dễ dàng quản lý tình trạng dọn phòng trên hệ thống giúp tối ưu quy trình tiếp nhận thông tin từ lễ tân tới bộ phận buồng phòng.

Bộ phận quản lý

Quản lý khách sạn có thể phân công, theo dõi hoạt động vận hành, nhận thông báo của các bộ phận ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó cũng dễ dàng nắm bắt được các thông tin đặt phòng, trả phòng, thanh toán, kiểm phòng, dọn phòng qua thông báo trên app điện thoại. Ngoài ra, phần mềm cũng tự động tổng hợp báo cáo thu chi, tình hình xuất - nhập- tồn kho hàng hóa, công nợ đối tác,...

Giao diện phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Top 10 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay

1. Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet Hotel

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng có hơn 200.000 nhà kinh doanh sử dụng tính đến năm 2023. KiotViet cũng là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay, phù hợp với mọi ngành hàng. Với mỗi ngành hàng, KiotViet đều thiết kế phiên bản phần mềm với những tính năng chuyên biệt và phù hợp nhất. Mới đây, KiotViet đã ra mắt thêm phiên bản phần mềm dành riêng cho lĩnh vực nhà nghỉ, khách sạn, homestay vừa và nhỏ - KiotViet Hotel.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm KiotViet Hotel

​• Theo dõi chi tiết sơ đồ phòng ngay trên máy tính, điện thoại có cài phần mềm KiotViet Hotel. Tính năng này giúp lễ tân có thể kiểm tra phòng trống, đặt phòng, đặt cọc phòng trước, rút ngắn thời gian nhận phòng, trả phòng, tự động tính tiền phòng theo thời gian thực chính xác tuyệt đối.
​•  Xem lịch sử sử dụng phòng theo ngày/tuần/tháng dưới dạng lưới thời gian giúp quản lý phòng trống/đang có khách/sắp trả phòng/đã đặt trước để có kế hoạch dọn dẹp và đón tiếp phù hợp.
​•  Kiểm tra phòng trống và đặt trước dễ dàng giúp quản lý nắm rõ khả năng đáp ứng của khách sạn, số lượng phòng có đáp ứng được nhu cầu của khách hay không và cho phép nhận phòng nhanh chóng.
​•  KiotViet hỗ trợ tìm phòng đã đặt trước theo họ tên/sđt khách hàng. Quét căn cước công dân, tự động nhập thông tin khách hàng chỉ trong 3 giây, tiết kiệm 30% thời gian checkin. Xuất file danh sách khách lưu trú theo mẫu khai báo Bộ Công An. 
​•  KiotViet hỗ trợ chủ khách sạn, nhà nghỉ thiết lập bảng giá linh hoạt theo giờ nấc bậc thang, theo ngày, theo hạng khách, hạng phòng.
​•  Xác nhận trả phòng và tạo hóa đơn thanh toán nhanh và chính xác. Hệ thống sẽ tự động tính tổng tiền dựa trên thời gian checkin/checkout của khách hàng.
​•  Hỗ trợ thanh toán qua các phương thức như quét mã QR, tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ. Tất cả giao dịch đều được lưu trữ rõ ràng, dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
​•  Xem tổng quan công suất sử dụng và doanh thu phòng giúp nhận định rõ ràng thực tế số lượng phòng có được sử dụng hết hay không, có đang trong tình trạng quá tải hay không.
​•  Theo dõi & quản lý kho chặt chẽ với báo cáo xuất/nhập/tồn kho, công nợ, sổ quỹ, báo cáo bán hàng,...
​•  Dễ dàng quản lý các hoạt động kinh doanh, theo dõi từ xa, nhận thông báo ngay trên điện thoại.​​

Dùng thử miễn phí

Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ KiotViet Hotel 

Phí dịch vụ

Hiện tại, phần mềm KiotViet Hotel cho phép dùng thử miễn phí 10 ngày. Sau đó, bạn có thể đăng ký các gói dịch vụ như sau:

​•  Gói hỗ trợ: 200.000đ/tháng dành cho mô hình kinh doanh nhỏ, người mới bắt đầu kinh doanh hoặc bán hàng online. Dành cho 01 cửa hàng, 3 người dùng/tháng.

​•  Gói chuyên nghiệp: 270.000đ/tháng dành cho những mô hình kinh doanh chuyên nghiệp. Dành cho 01 cửa hàng/tháng, không giới hạn người dùng, thêm 01 chi nhánh chỉ cần trả phí 200.000đ.

​•  Gói cao cấp: 370.000đ/tháng dành cho mô hình kinh doanh có nhiều kênh bán hàng hoặc nhiều nhân viên. Thêm 01 chi nhánh chỉ cầm thêm 335.000đ, không giới hạn người dùng.

Xem chi tiết: Phí dịch vụ

2. Sky Hotel

Skyhotel là phần mềm quản lý khách sạn khá tốt, chuyên nghiệp giúp cho việc quản lý khách sạn của bạn trở nên đơn giản, dễ dàng. Phần mềm phù hợp với các khách sạn từ 1 đến 5 sao, Resort, các khu biệt thự, chung cư, khách sạn mini, khách sạn nhỏ, nhà nghỉ,...

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Sky Hotel

• Hỗ trợ giám sát và quản lý tình trạng các phòng, giá phòng, thời gian khách hàng nhận/trả phòng.
• Dễ dàng quản lý trạng thái phòng, sơ đồ khả dụng theo từng phòng, loại phòng, giá phòng, thời gian.
• Hiển thị nhật ký đặt phòng và tự động cập nhật thời gian khách sắp nhận phòng.
• Hỗ trợ đặt phòng trước theo khách lẻ, theo đoàn.
• Quản lý kho, danh sách dịch vụ, quản lý sơ đồ khách sạn,...
• Quản lý, tổng hợp chi phí khách sạn.
• Hỗ trợ báo cáo và phân tích chi tiết tình hình hoạt động kinh doanh.

Phí dịch vụ

Hiện tại phần mềm Sky Hotel hỗ trợ dùng thử miễn phí 10 ngày. Sau thời gian đó nếu đăng ký gói dịch vụ bạn cần trả phí từ 200.000đ trở lên đối với quy mô 20 phòng & từ 210.000đ đến 260.000đ/tháng đối với quy mô trên 20 phòng.

3. EzCloudhotel

EzCloudhotel là phần mềm quản lý khách sạn toàn diện cho quy mô từ nhỏ đến lớn, bạn có thể kiểm soát hoạt động của khách sạn bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu, ngay cả khi không có kết nối internet. Phần mềm cho phép bạn quản lý đặt phòng, kiểm soát buồng phòng, quản lý chuỗi khách sạn, kiểm soát người dùng dễ dàng và hiệu quả.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm EzCloudhotel

• Đặt phòng và quản lý đặt phòng đơn giản, nhanh chóng.
• Tự động tổng hợp báo cáo tức thời, thống kê tất cả số liệu về khách đến, khách đi, lợi nhuận của khách sạn.
• Quản lý khách sạn từ xa.
• Dễ dàng tính tiền khách hàng theo giờ (thậm chí theo phút), ngày, đêm, tuần và tháng.
• Tính năng bàn giao ca giúp cho nhân viên lễ tân bàn giao tiền mặt, các công việc cần lưu ý cho ca sau, rà soát lại tất cả các giao dịch phát sinh trong ca bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng và công nợ.
• Xử lý, phân loại khách hàng với những thông tin quan trọng như tổng số khách hàng, thời gian sử dụng dịch vụ, tần suất khách hàng quay trở lại,...
• Hỗ trợ đa nền tảng: trên máy tính, điện thoại Android và iOS

Phí dịch vụ

Phí dịch vụ chính xác nhất phụ thuộc vào lựa chọn của khách hàng như: mô hình kinh doanh, số lượng phòng, thời gian đăng ký sử dụng phần mềm,...

Giao diện phần mềm EzCloud Hotel

4. Tcsoft Hotel

Tcsoft Hotel là phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế để quản lý các mô hình nhà nghỉ, khách sạn, homestay nhỏ. Phần mềm giúp bạn quản lý đặt phòng cho khách hàng dễ dàng, nhờ hệ thống sơ đồ phòng trực quan, cho phép bạn nhận biết tình trạng loại phòng trống hay đã có khách ở qua các màu sắc, biểu tượng rõ ràng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm

• Quản lý thu chi, công nợ.
•  Dễ dàng quản lý tình trạng phòng, nhận trả phòng.
•  Biểu đồ thống kê chính xác, thông minh, giúp tăng tốc độ ra quyết định và nắm bắt tình hình kinh doanh của khách sạn.
•  Thống kê hiệu suất phòng theo từng ngày, tháng, giúp quản lý có những đánh giá, điều chỉnh kịp thời để để tăng công suất đặt phòng.
•  Quản lý đặt phòng cho khách đoàn, khách lẻ.
•  Hỗ trợ đa nền tảng trên máy tính, trên điện thoại Android, iOS.

Phí dịch vụ

Bạn có thể đăng ký để dùng thử phần mềm miễn phí. Sau đó, bạn phải trả phí với các gói dịch vụ bao gồm:
•  Gói Professional: 8000 VNĐ/phòng/tháng dành cho các khách sạn mini, nhà nghỉ.
•  Gói Premium: dành cho các khách sạn, homestay.

5. Sophia PMS

Phần mềm quản lý khách sạn Sophia PMS là phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hỗ trợ đồng thời hai 2 giao diện cả tiếng Anh và Tiếng Việt, thích hợp với mô hình chuỗi khách sạn, nhà nghỉ, spa,...

Một số tính năng nổi bật của phần mềm

• Quản lý lịch đặt phòng và xem thông tin chi tiết đặt phòng dễ dàng.
• Dễ dàng tìm kiếm thông tin hồ sơ khách hàng.
• Trạng thái phòng được hiển thị dưới màu sắc khác nhau.
• Tích hợp quản lý dịch vụ từ các điểm bán hàng POS
• Tạo hóa đơn cho khách lẻ và khách đoàn hoàn toàn tự động.
• Quản lý đặt phòng cho khách đoàn, khách lẻ.
• Quản lý thu chi trong khách sạn.
• Tổng hợp báo cáo doanh thu theo tiền phòng, phụ thu, dịch vụ nhà hàng, spa,... của khách sạn.
• Hỗ trợ đa nền tảng trên máy tính, trên điện thoại Android và iOS.

Phí dịch vụ

Khách hàng có thể đăng ký dùng thử miễn phí trong 4 tuần. Sau thời gian này nếu muốn đăng ký phần mềm, sẽ lựa chọn 2 gói dịch vụ như sau:

• Phiên bản Enterprise dành cho các khách sạn từ 2 – 4 sao, resort, villa & B&B: Gói thuê bao (200.000 VNĐ/phòng/năm, đã tích hợp tính năng khóa từ, chăm sóc khách hàng) và gói vĩnh viễn (600.000 VNĐ/phòng).

• Phiên bản Standard dành cho các khách sạn 1 sao, hostel, homestay với giá thuê bao trung bình từ 1.500.000 vnđ/năm – 2.000.000 vnđ/năm và gói vĩnh viễn từ 4.500.000 – 7.500.000 vnđ/năm.

Giao diện phần mềm Sophia PMS

6. AZ Hotel

AZ Hotel là phần mềm quản lý khách sạn phục vụ cho các khách sạn resort lớn có chuỗi hệ thống từ 2 đến 5 sao với quy mô tối đa 5.000 phòng và trên 20 chi nhánh. Với các tính năng phục vụ toàn bộ các nghiệp vụ của khách sạn từ quy trình đặt phòng, thanh toán đến quản lý thông tin khách hàng và tình hình doanh thu, lợi nhuận của khách sạn một cách dễ dàng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm AZ Hotel

• Quản lý toàn bộ thông tin khách sạn, bảng giá và thiết lập thông số hoạt động như thuế giá trị gia tăng, khuyến mãi,...
•  Dễ dàng quản lý đặt phòng khách hàng theo khách lẻ, khách đoàn.
•  Quản lý đặt cọc, hủy cọc, phạt hủy đặt cọc.
•  Tự động tìm kiếm và sắp xếp phòng.
•  Check in, check out cho khách nhanh chóng.
•  Quản lý, tra cứu chi tiết thông tin và lịch sử giao dịch của khách đặt phòng.
•  Tra cứu thông tin khách hàng nhanh chóng, chính xác.
•  Quản lý chặt chẽ tình trạng đồ đạc trong phòng.
•  Cung cấp các báo cáo dưới dạng biểu đồ hoặc bảng lưới linh động để dễ dàng phân tích tình hình kinh doanh.

Phí dịch vụ

Bạn có thể dùng thử miễn phí phần mềm trong 15 ngày. Sau đó, nếu muốn đăng ký phần mềm sẽ có 2 gói đăng ký: 6 tháng với giá 12$/tháng và 1 năm với phí gói là 10$/tháng.

7. Ohotel

Là phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ áp dụng các công nghệ mới giúp quản lý khách sạn, nhà nghỉ tối ưu, chống thất thoát, tiết kiệm chi phí, thời gian với chi phí phù hợp.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm

• Dễ dàng quản lý từ xa.
• Check in, check out cho khách nhanh chóng.
• Hỗ trợ đa nền tảng:app mobile, website.
• Cập nhật liên tục thông tin về phòng trống, thông tin về phòng mà khách hàng trả, nhận, đặt phòng theo thời gian thực.
• Quản lý kho hàng hàng ngày để xem số lượng còn đủ để phục vụ lượng khách hàng hiện có.
• Cung cấp báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh của khách sạn, nhà nghỉ.

Phí dịch vụ

Bạn cần lựa chọn các gói dịch vụ từ cơ bản đến Vip 3 và liên hệ để nhận được báo giá.

8. Faceworks

Faceworks là phần mềm quản lý khách sạn với các tính năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng, phân chia đối tượng theo hạng phòng, giá phòng, ghi nhớ thông tin để chăm sóc khách hàng, lưu và đánh giá phản hồi khách hàng. Ngoài ra thông qua phần mềm, người dùng cũng có thể quản lý kho, vật tư của khách sạn một cách dễ dàng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Faceworks

• Quản lý thông tin khách hàng: tên khách hàng, các thông tin liên lạc, hợp đồng,...
• Cung cấp đầy đủ tính năng cho lễ tân bao gồm sơ đồ phòng, tình trạng phòng,...
• Quản lý phòng theo trạng thái màu sắc: đỏ, xanh,...
• Dễ dàng quản lý kho vật tư, trang thiết bị của các phòng.
• Lưu lại đánh giá, phản ánh của khách hàng về chất lượng dịch vụ.
• Quản lý công nợ, các khoản phải thu, phải trả,...
• Đưa ra các báo chi tiết và báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý của khách sạn.

Phí dịch vụ

Bạn có thể dùng thử miễn phí và liên hệ nếu muốn biết giá gói theo thời gian cụ thể.

Phần mềm quản lý khách sạn FaceWorks

9. Fotel

Fotel là phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ có quy mô từ nhỏ đến lớn. Phần mềm có đầy đủ các chức năng như: quản lý đặt phòng, quản lý hồ sơ khách, check in, check out, kiểm soát người dùng, quản lý chuỗi khách sạn, theo dõi tài chính, tích hợp tổng đài tính cước điện thoại, quản lý tiết kiệm điện,...

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Fotel

• Cung cấp đầy đủ tính năng cho lễ tân bao gồm sơ đồ phòng, tình trạng phòng, tình hình sử dụng phòng trong tương lai.
•  Cho phép check-in, check-out cho khách lẻ, khách đoàn và thanh toán với nhiều loại tiền tệ khác nhau.
•  Cung cấp chức năng quản lý thu chi, cùng báo cáo thu chi hàng ngày, hàng giờ.
•  Cung cấp nhiều dạng báo cáo về tình hình thu nhập của khách sạn với nhiều tiêu chí khác nhau.
•  Hỗ trợ trên các thiết bị điện thoại chạy hệ điều hành Android, iOS

Phí dịch vụ

• Gói cơ bản: 2.000.000 VNĐ/1 năm, đầy đủ các tính năng quản lý đặt phòng theo đoàn, theo khách lẻ, quản lý tài chính,... nhưng không thể quản lý được trên điện thoại.

• Gói nâng cao: 4.000.000 VNĐ/1 năm, đầy đủ các tính năng quản lý đặt phòng theo đoàn, theo khách lẻ, quản lý tài chính,... có thể quản lý được trên điện thoại.

10. NewWay PMS

NewWay PMS là phần mềm quản lý khách sạn với quy trình và công nghệ hiện đại dựa trên nền tảng điện toán đám mây dành cho các khách sạn quy mô từ 3 đến 5 sao, tích hợp đầy đủ phân hệ quản lý cho một khách sạn như lễ tân, đặt phòng, tiếp thị, nhà hàng, điện thoại, kế toán, công nợ, kho, tài sản cố định.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm

• Dễ dàng quản lý phần mềm từ xa.
• Cung cấp đầy đủ tính năng cho lễ tân bao gồm sơ đồ phòng, tình trạng phòng, tình hình sử dụng phòng trong tương lai.
• Quản lý và chăm sóc khách hàng, tự động gửi email chăm sóc khách hàng theo sự kiện đã lên kế hoạch trước.
• Cho phép check-in, check-out cho khách lẻ, khách đoàn.
• Đưa ra các báo chi tiết và báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý của khách sạn, resort.
• Hỗ trợ 2 ngôn ngữ Tiếng Việt và tiếng Anh.
• Hỗ trợ đa dạng các thiết bị máy tính, máy tính bảng,...

Phí dịch vụ

Bạn cần liên hệ với nhân viên tư vấn hoặc tổng đài để biết thêm về phí dịch vụ.

Phần mềm quản lý khách sạn NewWay PMS

Kết luận: Trên đây là top 10 phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ tốt nhất các bạn có thể lựa chọn để giúp công việc vận hành quản lý nhanh chóng và chính xác hơn. Bài viết được tổng hợp và tham khảo từ nhiều nguồn đáng tin cậy & trải nghiệm của người dùng. Hi vọng sẽ giúp các bạn lựa chọn được phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ phù hợp nhất.