[Tải miễn phí] Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch 

Tìm hàng, báo giá chủ shop chỉ cần quét mã vạch, thậm chí nhập hàng, xuất hàng cũng chỉ cần sử dụng mã vạch để kiểm kho nhanh chóng. Đó là lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng mã vạch được rất nhiều nhà kinh doanh tin dùng hiện nay. 

Quản lý kho bằng mã vạch được hiểu như thế nào? 

Mã vạch (Barcode) là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin, dữ liệu của sản phẩm hàng hóa mã hóa bằng tổ hợp các khoảng trắng và vạch thẳng để biểu diễn các mẫu tự, ký hiệu và các con số. Mọi thông tin về sản phẩm sẽ được thể hiện theo mã vạch sản phẩm như nước đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp, lô sản xuất hàng hóa, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước/ thông số sản phẩm, nơi kiểm tra…

Mã vạch sản phẩm bao gồm 2 phần chính:
- Mã số hàng hóa: Dãy số thể hiện thông tin về nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm thông qua quy ước mã số cho các quốc gia trên thế giới của Tổ chức GS1. Người dùng có thể dễ dàng nhận diện mã số này.
- Mã vạch: Tổ hợp những khoảng trắng, vạch trắng được sắp xếp đúng quy luật, thông số, chỉ có thể đọc được bằng những thiết bị hỗ trợ chuyên dụng như máy quét mã vạch,… 
Hiện nay, từ các cửa hàng nhỏ lẻ đến các siêu thị lớn hay các cửa hàng chuyên nghiệp đều sử dụng mã vạch để giúp việc quản lý kho, hàng hóa trở nên hiệu quả hơn. 
Chủ shop có thể sử dụng chính mã vạch được in sẵn trên sản phẩm hoặc tự in một mã khác để quản lý. Quản lý mã vạch được sử dụng bằng các thiết bị đọc mã vạch cho phép hiện thông tin nhanh chóng về sản phẩm hàng hóa thông qua phần mềm quản lý bán hàng. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho đơn giản, nhanh chóng, chính xác

Dùng thử miễn phí

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng mã vạch

Nếu quản lý hàng hóa trong kho với phương pháp truyền thống, người bán hàng rất khó để nhớ hết số lượng tồn kho của từng hàng hóa là bao nhiêu, hàng nào còn nhiều, hàng nào đã hết. Bên cạnh đó, khi khách hỏi giá lại phải tìm sổ sách, dò tên sản phẩm mất nhiều thời gian. 
Sử dụng phần mềm quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp các cửa hàng bán lẻ như: tạp hóa, siêu thị, nhà thuốc, thực phẩm,...quản lý hàng hóa hiệu quả và bán hàng nhanh chóng hơn. 
Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng mã vạch có thể kể đến như: 

Nắm rõ tồn kho hàng hóa 

Việc tạo mã vạch quản lý kho sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi được số lượng chính xác hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó, thông tin hàng cũng được kiểm soát hiệu quả thông qua hệ thống quét mã vạch. Chỉ cần quét mã vạch là có thể nắm được chính xác hàng hóa đó còn tồn kho bao nhiêu, màu sắc hay size số nào cũng đều hiển thị chi tiết. 
Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng đưa ra quyết định nhập hàng mới hay giải quyết hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều, ảnh hưởng đến nguồn vốn của cửa hàng.
Kiểm kê kho bằng mã vạch là phương pháp kiểm soát lượng hàng tồn một cách hiện đại, tiết kiệm thời gian nhất. Đặc biệt hạn chế sai sót khi kiểm đếm thủ công bởi hệ thống quét mã vạch có độ chính xác cao. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

Giảm đến 50% thời gian nhập kho và kiểm kho

Trước đây, mỗi khi hàng mới về, các chủ kinh doanh thường phải mất hàng giờ thậm chí là vài ngày để nhập kho hàng hóa, kiểm kho và lên giá bán cho từng hàng hóa bằng sổ sách. Nhập kho thủ công đối với các cửa hàng có quá nhiều hàng hóa, mỗi hàng hóa lại có rất nhiều thuộc tính khác nhau dễ gây nhầm lẫn, lại vô cùng mất thời gian. Khi sử dụng phần mềm kiểm kho bằng mã vạch, mọi thông tin về hàng hóa, sản phẩm, lô, lot sản xuất, thậm chí vị trí giá kệ, ngày giờ xuất nhập kho đều có thể được mã hóa chỉ bằng một chiếc tem Barcode đơn giản và tiện lợi. Nhập kho, kiểm kho nhanh chóng chỉ với thao tác quét mã. 

Tìm hàng, báo giá nhanh chóng hơn 

Hàng hóa được quản lý bằng hệ thống quét mã vạch sẽ được xác định nhanh chóng, giúp nhân viên bán hàng thuận tiện hơn khi muốn tìm kiếm hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, quy trình bán hàng sẽ trở nên nhanh chóng hơn cũng như giúp khách hàng hài lòng khi mua hàng. 

Hướng dẫn quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả với phần mềm KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng được rất nhiều nhà kinh doanh, các cửa hàng bán lẻ tin dùng để hỗ trợ công việc quản lý hàng hóa, kiểm kho hiệu quả hơn. Phần mềm đã đáp ứng được những mong muốn của người bán hàng đối với các tính năng kiểm kho hàng hóa. 

Tạo & in mã vạch cho hàng hóa nhanh chóng

KiotViet hỗ trợ việc tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa phục vụ việc sử dụng máy quét mã vạch để đọc thông tin mã hàng cho nhanh chóng, thuận tiện. Để in mã vạch, chủ shop chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản trên phần mềm. Chủ shop chỉ cần vào danh mục hàng hóa, chọn sản phẩm muốn in mã vạch, sau đó nhấn nút in tem mã, chọn khổ giấy, nhấn chọn biểu tượng máy in để hoàn tất dễ dàng. 
Hàng hóa khi bán ra đều được ghi lại thông tin chính xác trên hệ thống nhờ việc quét mã, từ đó sẽ hạn chế tối đa tình trạng thất thoát cho cửa hàng.
Khi mỗi hàng hóa đã có một mã vạch cụ thể, việc kiểm kho và bán hàng cũng trở nên thuận tiện hơn. Người bán chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch để xử lý các công việc như báo giá, tìm hàng, xem số lượng tồn kho, nhập kho nhanh chóng. 

Dùng thử miễn phí

Nhập kho nhanh với máy quét mã vạch

Trong quá trình nhập kho, sẽ xảy ra hai trường hợp là hàng hóa đã có mã vạch hoặc hàng mới chưa có mã vạch. Đối với những hàng hóa đã có mã vạch, chủ shop chỉ cần thao tác quét mã trên hàng hóa, sau đó nhập số lượng thực tế nhập, hệ thống tạo phiếu nhập kho với đầy đủ thông tin cần quản lý như tên hàng hóa, mã hàng, thời gian nhập, số lượng hay giá và tự động trừ tồn kho khi bán hàng. 
Đối với những hàng hóa chưa có mã vạch, người bán cần tạo mã vạch và nhập thông tin sản phẩm gồm: tên, mã vạch, thương hiệu, nhóm hàng, vị trí, giá bán, tồn kho...và lưu nhanh chóng. 

Xem thêm: Hướng dẫn tạo phiếu kiểm kho trên phần mềm KiotViet

Dùng thử miễn phí

Xuất kho đơn giản

Khi xuất kho, nhân viên sẽ dùng thiết bị đọc mã vạch để lập phiếu xuất kho/hóa đơn bán hàng. Chủ cửa hàng nắm rõ các thông tin như ngày xuất, đối tượng xuất hay mã đơn đặt hàng. Điều này sẽ giúp hoạt động của cửa hàng được theo dõi sát sao và tránh việc nhầm lẫn, sai sót. Kiểm kê kho bằng mã vạch nên được đưa vào quy trình bắt buộc tại các kho hàng, giảm thiểu tình trạng mất hàng hoặc xuất hàng khỏi kho bị sai lệch.

Kiểm kho chính xác, tiết kiệm thời gian 

Trước đây, khi muốn kiểm kho, người bán hàng sẽ thực hiện thao tác kiểm đếm thủ công và nhập số lượng thực tế vào sổ hay file excel. KiotViet sẽ cho phép người dùng kiểm kê số lượng hàng hóa và tình trạng của hàng hóa nhanh chóng, thuận tiện nhờ việc sử dụng hệ thống quét mã vạch. 
Khi muốn kiểm kê bất cứ mặt hàng nào, người dùng chỉ cần nhập mã hàng hóa hoặc sử dụng đầu đọc mã vạch để quét mã sản phẩm. Ngay lập tức thông tin hàng hóa sẽ được hiển thị trên màn hình với thông tin chi tiết và đầy đủ nhất. Việc kiểm kho với KiotViet sẽ diễn ra rất nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính chính xác cao.

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp các chủ cửa hàng giảm thiểu tối đa các thao tác nhập dữ liệu thủ công, tiết kiệm thời gian nhập hàng, kiểm hàng và đảm bảo hàng hóa luôn được kiểm soát chính xác, không lo thất thoát.