PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG MIỄN PHÍ: Lợi bất cập hại

Noel là một trong những thời điểm ăn nên làm ra khi kinh doanh nhà hàng, do đó để giải quyết nhu cầu trước mắt là làm sao để quản lý nhà hàng hiệu quả, không ít chủ kinh doanh đã nghĩ tới biện pháp sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, cuối cùng phải “khóc thét” bởi muôn vàn tác hại.

1. Nguy cơ sử dụng phải phần mềm rác, tỷ lệ nhiễm Virus đến 90%

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, được tải về từ các trang không rõ nguồn gốc, không có uy tín và cài đặt trên máy tính khiến nhiều chủ kinh doanh nghĩ rằng không gì hời bằng việc chẳng cần bỏ công sức, tiền bạc mà vẫn có thể sở hữu một phần mềm giải quyết được vấn đề quản lý kinh doanh cho mình, đặc biệt trong những mùa cao điểm, khách khứa ghé nhà hàng đông đúc. Tuy nhiên, thống kê cho thấy, hầu hết các sản phẩm quản lý nhà hàng không có tên tuổi, nguồn gốc rõ ràng trên thị trường hiện nay đều có chứa virus, mã độc hoặc chứa nội dung điều hướng người dùng sang nguồn mã độc. Nếu chủ nhà hàng sử dụng những phần mềm miễn phí này, máy tính có nguy cơ bị nhiễm virus đến 90%, mà khi sử dụng phần mềm lại thấy hiệu quả không được như mong đợi. Khi máy tính bị nhiễm virus, nguy cơ bị ăn cắp sạch nguồn dữ liệu, bao gồm danh sách khách hàng, thực đơn, giá vốn, doanh thu, nhà cung cấp, số tài khoản ngân hàng, mật khẩu tài khoản cá nhân… là điều không thể tránh khỏi.

Đánh vào tâm lý ham rẻ, thích miễn phí, nhiều tin tặc đã sử dụng phần mềm này để gián tiếp thu thập dữ liệu của nhà hàng để cung cấp cho bên thứ ba. Chưa kể, nhiều chủ nhà hàng đã phải đau đầu vì sau khi sử dụng phần mềm rác, đã không quản lý được việc kinh doanh thì chớ, khi mang máy tính đi sửa dữ liệu cũng không thể khôi phục lại được mà còn bị chậm, trục trặc.

Anh Trung, một chủ nhà hàng ở TP. Biên Hòa (Đồng Nai) chia sẻ: Năm ngoái, anh từng ham của miễn phí mà cài phần mềm quản lý nhà hàng trên mạng về máy tính để dùng. Lúc đó mới kinh doanh, đúng dịp Noel nên khách lại đông, nghĩ lãi lời chưa được bao nhiều nên cứ dùng tạm miễn phí trước không sao. Nhưng chỉ dùng mấy ngày, máy tính của anh chạy chậm hẳn, khởi động mãi mới lên, lại còn hiện ra toàn quảng cáo tiếng Trung khiến anh vô cùng hoang mang. Sau đó, anh phải ngưng sử dụng ngay lập tức, phải mang ra quán cài lại Win và chấp nhận mất sạch dữ liệu trong toàn bộ thời gian sử dụng.

2. Không đầy đủ tính năng, dễ nhầm lẫn, sai số liệu

Các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí tưởng chừng như giúp chủ nhà hàng tối ưu công việc quản lý, tuy nhiên khi cài đặt và sử dụng, nhiều chủ nhà hàng mới ngã ngửa hóa ra dùng phần mềm “cũng như không”. Vì hầu hết các tính năng quan trọng đều không có trong phần mềm, chẳng hạn như báo cáo doanh thu mỗi ngày, kiểm kho nguyên liệu nhà hàng, quản lý hiệu suất làm việc của từng nhân viên… mà chỉ sử dụng được những tính năng cơ bản bạn có thể mà Excel hay sổ sách thông thường cũng có thể làm được.

Không ít người sử dụng phần mềm chỉ có những tính năng đơn giản này, tặc lưỡi nghĩ rằng dùng một thời gian cũng không sao, đỡ phải nhập các hàm trong Excel cho đỡ lằng nhằng, nhưng có thể bạn không biết, tất cả các dữ liệu trong phần mềm đều có khả năng bị mất dù máy tính không có dấu hiệu nhiễm virus, khiến bạn mất nhiều hơn được. Chưa kể, các phần mềm miễn phí vì các tính năng đã cố định, nên chủ nhà hàng không thể thay đổi, chỉnh sửa hoặc cập nhật tính năng mới theo yêu cầu của hoạt động buôn bán.

3. Lỗi tính năng, gặp sự cố không biết kêu ai

Quản lý mô hình kinh doanh như nhà hàng vô cùng phức tạp, bao gồm rất nhiều khâu từ Thu ngân - Phục vụ - Chế biến cho đến tình hình kinh doanh. Nếu một khâu bị trục trặc, các hoạt động kinh doanh diễn ra trong nhà hàng không thể suôn sẻ, gây ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Vì quản lý phức tạp, nên khi tính năng phần mềm miễn phí bị lỗi, chủ nhà hàng chỉ có nước tự sửa hoặc bỏ luôn phần mềm vì không có người bảo hành, hỗ trợ từ nhà sản xuất phần mềm.

Anh Nhật, một chủ nhà hàng ở Hà Nội cũng cho hay, sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí còn mệt hơn lúc anh chưa sử dụng. Vì không có hướng dẫn cụ thể, anh phải ngồi tự mày mò cách nhập thực đơn của nhà hàng vào phần mềm, rồi bán hàng trên phần mềm đó ra sao, thanh toán thế nào, giá vốn rồi lãi lời từng ngày truy xuất ra sao… vô cùng phức tạp, khiến anh vô cùng đau đầu. Chưa kể, phần mềm miễn phí không thể đầy đủ tính năng được, nên việc ghi chép thực đơn, rồi xuống thông báo cho nhà bếp… vẫn phải do nhân viên phục vụ trực tiếp di chuyển thực hiện, khiến cho quy trình chế biến, phục vụ bị kéo dài thời gian, khách hàng cũng than thở phục vụ chậm suốt. Từ đó trở đi, anh cạch luôn không bao giờ sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí nữa.

GIẢI PHÁP:

Để việc kinh doanh nhà hàng diễn ra suôn sẻ, đặc biệt vào các dịp đông khách như Noel, các chủ kinh doanh cần sử dụng phần mềm quản lý có độ uy tín, tin cậy cao. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng tiết kiệm chi phí, thao tác sử dụng đơn giản, giúp chủ nhà hàng tối ưu được quy trình quản lý Thu ngân - Phục vụ - Chế biến hiệu quả hơn.

KiotViet - Một trong những phần mềm quản lý nhà hàng uy tín, hiệu quả

Chỉ cần mất chi phí cho một tài khoản, chủ nhà hàng đã sở hữu được nhiều tính năng vô cùng tuyệt vời:

- Phân quyền cho tất cả các nhân viên trong nhà hàng sử dụng, bao gồm quản lý, thu ngân, phục vụ, đầu bếp. Các nhân viên có thể sử dụng phần mềm trên cả điện thoại, máy tính bảng để chọn món cho khách hàng, thông tin thực đơn sẽ được chuyển xuống nhà bếp để chế biến mà nhân viên không cần mất công di chuyển.

- Báo cáo chi tiết hoạt động kinh doanh hàng ngày cho chủ nhà hàng. Chủ nhà hàng không cần phải thường xuyên túc trực ở nhà hàng mà vẫn nắm chi tiết thông tin doanh thu từng ngày, thông tin toàn bộ danh sách khách hàng ghé nhà hàng từng thời điểm trong ngày, hao tổn nguyên liệu từng ngày là bao nhiêu, …

- Tránh thất thoát trên 30% nguyên vật liệu, giúp chủ nhà hàng tiết kiệm chi phí trong quá trình kinh doanh: thông thường khi kinh doanh nhà hàng, khâu kiểm soát nguyên vật liệu phải vô cùng chi tiết và kỹ càng, vì dù thừa thiếu nguyên vật liệu đều ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Sử dụng phần mềm quản lý sẽ cho chủ nhà biết được món ăn/đồ uống nào trong nhà hàng được khách gọi nhiều nhất, món ăn nào ít được gọi để có sự điều chỉnh hợp lý về mặt nguyên liệu.