Những thách thức khi quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ và giải pháp tối ưu nhất 

Tốc độ phục hồi kinh tế trong năm 2022 là một dấu hiệu đáng mừng. Rất nhiều cửa hàng bán lẻ mở rộng cả về quy mô lẫn thị phần với hi vọng về sự phát triển mạnh mẽ trong năm 2023. Tuy nhiên, tốc độ mở rộng quy mô theo chuỗi quá nhanh chóng dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình vận hành và quản lý. Trong bài viết dưới đây, KiotViet sẽ chỉ ra những khó khăn mà nhà bán hàng hay gặp phải khi vận hành chuỗi cửa hàng bán lẻ và hướng khắc phục hiệu quả. Cùng theo dõi ngay nhé!

1. Quản lý dòng tiền

Quản lý dòng tiền luôn là vấn đề đau đầu và mất nhiều thời gian nhất khi kinh doanh bán lẻ. Một cửa hàng đã khó quản lý tài chính, khi mở rộng kinh doanh theo chuỗi thì công việc này càng khó khăn hơn rất nhiều lần.  
Quản lý dòng tiền bao gồm rất nhiều nguồn tiền khác nhau như: doanh thu, lời lãi, chi phí cố định phải trả hàng tháng, vốn nhập hàng, chi phí trả lương nhân viên cho nhiều chi nhánh... Bên cạnh việc duy trì dòng tiền cho từng chi nhánh, chủ kinh doanh cũng cần nắm rõ lợi nhuận, doanh thu của từng cửa hàng sau khi đã trừ chi phí vận hành, nhập hàng để có giải pháp thúc đẩy tăng doanh thu và lợi nhuận hiệu quả.

Để quản lý tốt dòng tiền khi vận hành chuỗi cửa hàng mà không mất quá nhiều thời gian để tổng hợp, làm báo cáo, người kinh doanh nên thay đổi phương pháp quản lý từ sổ sách thủ công, excel nhiều công thức khó nhớ sang phần mềm quản lý tự động tối ưu hơn. 
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, chủ shop có thể: 
- Xem báo cáo bán hàng của từng chi nhánh ngay trên một màn hình, dễ dàng so sánh doanh thu, lợi nhuận của từng chi nhánh để đưa ra hướng phân phối hàng hóa hợp lý. 
- Xem chi tiết top những mặt hàng bán chạy, bán kém của từng chi nhánh cụ thể để có kế hoạch đẩy hàng nhanh chóng. 
- Phần mềm giúp cập nhật và theo dõi cụ thể các giao dịch hàng ngày như: hóa đơn bán hàng, đặt hàng, nhập hàng, trả hàng, chuyển hàng,...
- Hỗ trợ tính lương thưởng cho nhân viên theo doanh số của từng nhân viên cụ thể
- Tự động tính lợi nhuận, không cần cộng trừ thủ công. 

Xem chi tiết: Cách quản lý doanh thu và chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả

2. Quản lý nhân sự

Có nhiều chi nhánh đồng nghĩa với việc chủ cửa hàng cần quản lý số lượng nhân viên nhiều hơn từ các hoạt động bán hàng đến tính tương, hoa hồng,...Rất nhiều chủ kinh doanh gặp thực trạng chi nhánh này bán tốt hơn chi nhánh khác. Bên cạnh các yếu tố như địa điểm, khách hàng tiềm năng ở khu vực thì yếu tố còn lại ảnh hưởng đến doanh thu chi nhánh chính là thái độ và cách phục vụ, tư vấn của nhân viên bán hàng. Khách hàng sẽ không có thiện cảm với những cửa hàng nhân viên tư vấn không đúng sản phẩm, không nhớ giá bán, thông tin hàng hóa hay chèo kéo khách hàng. Một thái độ nhiệt tình, kiến thức về sản phẩm chuyên sâu chính là chìa khóa giúp cửa hàng bán được nhiều hàng hơn. 

Mỗi cửa hàng bán lẻ thường có rất nhiều hàng hóa, sản phẩm với mã hàng, size số, màu sắc khác nhau. Chính vì thế, nhân viên rất khó để có thể nhớ hết giá bán, số lượng tồn kho của từng mặt hàng để tư vấn cho khách. 
Với KiotViet, nhân viên có thể dễ dàng tìm hàng cho khách, nắm rõ mặt hàng nào còn hay hết, mỗi mã hàng còn số lượng bao nhiêu cũng như giá bán từng mặt hàng chỉ với một thao tác quét mã vạch. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể nắm rõ giờ làm việc, doanh số của từng nhân viên để tính lương và hoa hồng chính xác. 

3. Không quản lý chặt chẽ số lượng tồn kho hàng hóa

Sai lầm này quyết định khả năng sống còn của chuỗi cửa hàng, nếu một người quản lý không nắm được mặt hàng này có tồn kho số lượng, kích thước, màu sắc nào thì cửa hàng bạn sẽ gặp tình trạng rất nhiều hàng tồn kho từ năm này sang năm khác.
Việc quản lý nắm được rõ tình trạng tồn kho hàng sẽ giúp họ chủ động điều chuyển hàng, đẩy hàng tồn kho của cửa hàng 1 sang bán tại cửa hàng 2, hoặc sắp xếp lại gian hàng để những mặt hàng tồn kho lâu năm được đẩy bán sớm hơn.
Bên cạnh đó, việc kiểm kho thường xuyên hàng tuần, hàng tháng để khớp số liệu giữa các cửa hàng với số liệu tổng hàng đã nhập mất rất nhiều thời gian bởi hàng đã được điều chuyển linh động giữa các cửa hàng với nhau. Mỗi ngày lại có tới hàng chục, hàng trăm giao dịch nhập vào, bán ra, nếu không có phương pháp kiểm kho chặt chẽ hàng rất dễ thất thoát hoặc sai lệch số liệu.
Trước đây chắc bạn đã quá quen thuộc với cảnh mỗi kỳ kiểm kho từ nhân viên tới quản lý đều lăn xả đếm hàng thủ công, ghi chép sổ sách xem số lượng tồn kho đã khớp nhau hay chưa thì bây giờ công nghệ quản lý chuỗi cửa hàng KiotViet đã mang tới giải pháp mới giúp chủ shop kiểm kho một cách khoa học và rút ngắn thời gian hơn rất nhiều, chủ shop có thể kiểm kho bằng mã vạch, chỉ với một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng.

4. Phân bổ hàng hóa giữa các chi nhánh 

Thực tế, trong hoạt động lưu thông hàng hóa giữa các chi nhánh, một hoạt động rất phổ biến ở các cửa hàng bán lẻ đó là chuyển hàng từ chi nhánh còn nhiều hàng hóa đến chi nhánh đã hết mà cần bán cho khách. Việc phân phối hàng hóa giữa các chi nhánh hay chuyển hàng cũng cần có quy trình cụ thể để tránh nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa khi nhân viên sơ suất không ghi lại hàng đã chuyển cho chi nhánh khác. 
Với KiotViet, nhân viên có thể thao tác tạo giao dịch chuyển hàng từ chi nhánh này đến chi nhánh khác với đầy đủ các thông tin hàng hóa, số lượng để dễ dàng tra soát khi cần, thuận tiện hơn trong quá trình kiểm kho hàng hóa và cân bằng kho. 

5. Bán hàng đa kênh

Hiện nay, rất nhiều cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm, thời trang, đồ gia dụng,...mở rộng thêm nhiều kênh bán song song với bán hàng trực tiếp tại cửa hàng để tối ưu doanh thu. Tuy nhiên, nhiều chủ cửa hàng vẫn còn gặp nhiều khó khăn khi quản lý hàng hóa, tồn kho, đồng bộ đơn hàng trên các sàn để quản lý và phân phối, lấy hàng hóa tại các chi nhánh khác nhau. 

Giải pháp đồng bộ các kênh bán về một phần mềm KiotViet duy nhất sẽ giúp các chủ shop: 
- Quản lý kho hàng, tự động điều chỉnh dữ liệu tồn kho, giá bán từng mặt hàng 
- Đồng bộ đơn đặt hàng về KiotViet dễ dàng lên đơn và ship hàng
- Theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng tự động 
- Hỗ trợ xử lý đơn hàng, in phiếu giao và đóng gói đơn hàng

6. Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng trên toàn bộ chi nhánh 

Các cửa hàng bán lẻ đều cần hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng để có thể tích điểm và lưu trữ lịch sử mua hàng trên toàn hệ thống. Từ đó, chủ cửa hàng cũng thuận tiện hơn trong việc chăm sóc khách hàng, tặng quà, voucher giảm giá vào dịp sinh nhật hay các dịp lễ khác. 
Bên cạnh đó, người kinh doanh cũng dễ dàng quản lý doanh số, công nợ của từng khách hàng để đưa ra chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp. 
Phần mềm cũng có thông báo khách hàng có sinh nhật theo ngày để cửa hàng có thể gửi tin nhắn nhanh nhất giúp gia tăng thiện cảm và sự trung thành của khách hàng. 

7. Khó khăn khi sử dụng giải pháp công nghệ vào vận hành quản lý 

Nhiều chủ cửa hàng rất lo ngại vì không thạo công nghệ, không đầu tư phần mềm vì sợ phức tạp, không biết cách sử dụng. Tuy nhiên, so với các phương pháp quản lý khác như excel thì sử dụng phần mềm thuận tiện và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các chủ shop. 
Khi sử dụng excel, chủ shop cần nhớ rất nhiều công thức, mỗi khi kiểm kho hay bán hàng cũng không thể tự động công trừ và căn bằng số lượng hàng hóa trong kho. Muốn tính doanh thu, lời lãi cũng mất nhiều thời gian để tính toán, cộng trừ chi phí. 
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp tiết kiệm 90% thời gian để kiểm kho, tổng hợp doanh thu, tính toán bởi các số liệu đều được phần mềm ghi nhớ và tự động tổng hợp. Đối với cửa hàng có nhiều chi nhánh, phần mềm cũng tự động tổng hợp báo cáo doanh thu, lợi nhuận, các mặt hàng bán chạy,...theo từng chi nhánh để chủ shop có thể dễ dàng theo dõi, không cần mất công tính toán. 

Khám phá ngay: Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng phổ biến nhất

Kết luận: Hơn 200.000 nhà kinh doanh bán lẻ đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet để tiết kiệm thời gian, công sức và quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả hơn. Nếu bạn đang quản lý chuỗi cửa hàng, dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất ngay hôm nay!