Gạt bỏ 1001 nỗi phiền phức, rắc rối từ khi chuyển đổi sử dụng công nghệ hiện đại trong quản lý khách sạn

Ngành dịch vụ lưu trú đang đối mặt với những thay đổi nhanh chóng trong nhu cầu của khách hàng và sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ. Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết. Tuy nhiên, nhiều khách sạn vẫn mắc kẹt trong việc sử dụng các phần mềm cũ, lỗi thời, dẫn đến hàng loạt vấn đề trong quản lý vận hành và trải nghiệm khách hàng.

Những bất cập khi sử dụng phần mềm cũ trong quản lý khách sạn

• Khó khăn trong quản lý dữ liệu khách hàng

Phần mềm lỗi thời thường gặp giới hạn trong việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin khách hàng. Ví dụ: khi khách quay lại đặt phòng, nhân viên mất nhiều thời gian để truy xuất lịch sử lưu trú hoặc không tìm được thông tin trước đó do hệ thống không lưu trữ đầy đủ. Điều này không chỉ gây phiền hà mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm cá nhân hóa – yếu tố ngày càng quan trọng trong ngành khách sạn.

• Quản lý phòng ốc thủ công, thiếu đồng bộ

Một vấn đề phổ biến khác là việc quản lý trạng thái phòng không đồng bộ giữa các bộ phận. Tình trạng cập nhật chậm trễ từ bộ phận buồng phòng sang lễ tân dẫn đến việc bán nhầm phòng hoặc không kiểm tra kịp tình trạng phòng trống.

• Thiếu tích hợp các kênh bán phòng trực tuyến

Trong thời đại OTA (Online Travel Agency) bùng nổ, phần mềm cũ thường không hỗ trợ tích hợp các kênh đặt phòng như Booking.com, Agoda, Traveloka hay Airbnb. Điều này buộc nhân viên phải cập nhật thông tin thủ công trên từng nền tảng, gây mất thời gian và tăng nguy cơ nhầm lẫn, chẳng hạn như việc khách đặt trùng phòng.

• Khó khăn trong việc báo cáo và phân tích kinh doanh

Các phần mềm cũ thường chỉ hỗ trợ báo cáo ở mức cơ bản, không cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, hoặc phân tích xu hướng khách hàng. Điều này khiến các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.

Xem thêm: Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp được các chủ khách sạn tin dùng nhiều nhất 2024?

Chuyển đổi sử dụng công nghệ hiện đại: Lối thoát cho ngành khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đã ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp các khách sạn giải quyết triệt để những bất cập trên. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tích hợp nhiều tính năng thông minh, KiotViet mang lại sự tiện lợi và hiệu quả vượt trội.

• Quản lý khách hàng thông minh

Phần mềm tự động lưu trữ thông tin khách hàng, từ lịch sử đặt phòng, các yêu cầu đặc biệt, đến phản hồi sau mỗi lần lưu trú. Điều này không chỉ giúp khách sạn nâng cao dịch vụ mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Một khách sạn tại TP.HCM cho biết sau khi áp dụng KiotViet, họ đã giảm 50% thời gian check-in cho khách nhờ tính năng đọc CCCD tự động nhập thông tin khách hàng trong 3 giây và hiển thị nhanh thông tin từ hệ thống đối với các khách hàng quay lại.

• Đồng bộ trạng thái phòng theo thời gian thực

Tính năng cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực giữa lễ tân, buồng phòng và các bộ phận liên quan giúp giảm thiểu sai sót trong vận hành. Nhân viên lễ tân có thể nhanh chóng nắm được tình trạng phòng để tư vấn cho khách, tránh trường hợp trùng lặp hoặc bán nhầm phòng.

• Tích hợp OTA và quản lý đa kênh bán phòng

KiotViet cho phép đồng bộ thông tin phòng và giá cả trên các kênh OTA như Airbnb, giúp khách sạn tối ưu hóa công suất phòng mà không cần cập nhật thủ công.

• Báo cáo trực quan, phân tích chi tiết

Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, hiệu suất phòng, tỉ lệ lấp đầy, cũng như phân tích thói quen của khách hàng. Những dữ liệu này giúp nhà quản lý đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, tối ưu hóa lợi nhuận.

Ví dụ: Một khách sạn tại Đà Nẵng đã sử dụng báo cáo từ KiotViet để xác định khoảng thời gian ít khách và triển khai chương trình khuyến mãi kịp thời, giúp tăng 20% lượng đặt phòng so với cùng kỳ năm trước.

Dùng thử miễn phí

Lợi ích vượt trội khi ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

• Tiết kiệm chi phí và thời gian

Với sự tự động hóa, phần mềm giảm thiểu các công đoạn thủ công, từ quản lý thông tin khách hàng, bán phòng, đến báo cáo tài chính.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách sạn có thể phục vụ khách nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn nhờ khả năng quản lý thông tin và xử lý yêu cầu hiệu quả.

• Tăng năng suất làm việc cho nhân viên

Nhân viên không còn phải dành nhiều thời gian xử lý các công việc lặp đi lặp lại mà có thể tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chất dịch vụ cao hơn.

• Cạnh tranh mạnh mẽ hơn trên thị trường

Bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại, khách sạn dễ dàng đáp ứng xu hướng của khách hàng và cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ.

Xem thêm: Áp dụng công nghệ vào quản lý khách sạn: Yếu tố quyết định để kinh doanh Khách sạn - Homestay chính xác & chuyên nghiệp

Việc chuyển đổi từ phần mềm cũ sang một giải pháp hiện đại như KiotViet không chỉ là một cải tiến công nghệ mà còn là một chiến lược đầu tư dài hạn. Trong môi trường kinh doanh đầy thách thức như hiện nay, sự khác biệt nằm ở cách bạn nâng cao hiệu suất vận hành và trải nghiệm khách hàng. Nếu bạn vẫn đang loay hoay với những nỗi phiền phức của phần mềm cũ, đây chính là thời điểm thích hợp để thay đổi và đưa khách sạn của mình lên một tầm cao mới!