6 Tính Năng Nhất Định Phải Có Của Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe

Ngày nay, các quán cafe mọc lên như nấm. Thế nhưng làm sao để quản lý được quán cafe một cách hiệu quả nhất thì không phải người chủ nào cũng trả lời được. Do đó, các phần mềm quản lý quán cafe ra đời, đóng vai trò là một người “trợ thủ đắc lực” cho các chủ quán. Vậy đâu là những tính năng cần có của một phần mềm quản lý quán cafe để chủ quán vận hành hiệu quả? Hãy đọc ngay những thông tin dưới đây nhé!

1. Rút ngắn thời gian phục vụ 

Sự nhanh chóng là điều khiến khách hàng hài lòng. Sẽ hiệu quả hơn rất nhiều nếu bạn nhận yêu cầu và thực hiện chọn món ngay trên phần mềm. Ngay lập tức, đơn hàng sẽ được chuyển đến quầy pha chế và việc tính toán hóa đơn cho khách chỉ mất khoảng vài giây. Nhờ vậy, khách hàng sẽ không phải chờ đợi quá lâu để được thưởng thức món đồ uống mà họ yêu thích.

Ngoài ra, phần mềm quản lý quán cafe còn có thể giúp chủ quán lưu trữ thông tin của các khách hàng thân thiết để tạo ra ưu đãi phù hợp với từng tệp khách hàng. Với phần mềm quản lý quán cafe, khách chỉ cần đọc số điện thoại, mọi thông tin về lịch sử giao dịch tại quán đều sẽ được lưu trữ và hiển thị trong một nốt nhạc.

2. Duy trì số lượng hàng tồn kho phù hợp

Chìa khóa để tạo ra ly cafe ngon nằm ở nguyên liệu tươi mới, do đó bạn không thể để hạt cà phê hoặc các nguyên liệu tồn kho quá lâu. Theo dõi nguyên liệu bằng phương pháp thủ công rất lãng phí thời gian và có thể không chính xác.

Với phần mềm quản lý quán cafe, chủ quán sẽ nắm được thông tin rõ ràng về mọi đơn đặt hàng để biết chính xác lượng cafe bán được mỗi ngày và số nguyên liệu cần thiết. Điều này giúp bạn biết thời gian hợp lý nhất để nhập hàng. Nhờ đó mà việc quản lý hàng hóa sẽ thuận tiện hơn, góp phần mang đến những trải nghiệm đồ uống tuyệt vời cho khách hàng.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Bán hàng trên GrabFood mới nhất dành cho chủ quán cafe, trà sữa (Cập nhật 2023)

3. Quản lý nhân viên chặt chẽ 

Phần mềm quản lý quán cafe được thiết kế để giúp đơn giản hóa quá trình quản lý đơn hàng

Phần mềm quản lý quán cafe còn có thể giúp bạn phát hiện hành vi không trung thực của nhân viên. Bằng việc thông qua báo cáo bán hàng, sẽ rất dễ dàng để chủ quán phát hiện ra những đơn đặt hàng và nguồn nguyên liệu tại quán có đồng bộ với nhau hoặc doanh thu có chính xác với số lượng hàng bán ra hay không. Việc quản lý nhân viên chặt chẽ trong quá trình thu – chi cũng như kiểm kê hàng hóa giúp bạn duy trì một môi trường làm việc lành mạnh và vui vẻ.

4. Quản lý đơn hàng linh hoạt

Khách hàng luôn dễ thay đổi. Đôi khi họ thích chọn món này rồi lại muốn đổi ngay sau đó. Hoặc họ có nhiều lựa chọn đặc biệt từ lượng đá, lượng đường đến topping với những mức giá khác nhau.

Thay vì nhân viên phải cầm giấy và đau đầu trước những vị khách khó chiều như vậy, thì phần mềm quản lý quán cafe được thiết kế để giúp đơn giản hóa quá trình quản lý đơn hàng. Mọi đơn hàng đều trở thành một bản “nháp” có thể chỉnh sửa dễ dàng. Bất cứ khi nào khách hàng của bạn muốn thay đổi, chỉ cần một vài lần nhấn nút là có thể giải quyết được ngay. Tổng tiền cũng được tự động cập nhật trên màn hình giúp bạn dễ dàng xác nhận với khách, tránh gây sai sót ảnh hưởng đến quy trình làm việc cũng như trải nghiệm mua hàng của thực khách.

Dùng thử miễn phí

5. Thanh toán dễ dàng hơn

Tính năng quan trọng mà một phần mềm quản lý quán cafe cần có là giúp quy trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và chính xác nhất có thể. Những hình thức thanh toán phổ biến hiện nay bao gồm: tiền mặt, quẹt thẻ, chuyển khoản và ví điện tử. Phần mềm quản lý quán cafe có thể xử lý các phương pháp này một cách nhanh chóng, đơn giản và in hóa đơn ngay tại chỗ.

6. Quản lý menu thuận tiện

Khi sử dụng menu giấy, mỗi khi thay đổi món hoặc giá món bọn sẽ phải chỉnh sửa trực tiếp trên Menu bằng cách gạch bỏ hoặc in lại menu với. Quá trình này diễn ra hơi cồng kềnh và khiến quán cafe của bạn tốn thêm một khoản chi phí. Tuy nhiên, với việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, mỗi khi cần thêm với món ăn hay thay đổi giá, bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản mà không ảnh hưởng đến toàn bộ thiết kế cũng như có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi. Việc sử dụng menu điện tử trên phần mềm quản lý quán cafe vừa giúp bạn đảm bảo sự nhanh chóng, vừa tiết kiệm được các loại chi phí thiết kế, in ấn.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Mở quán cafe sách từ A-Z dành cho người mới bắt đầu

Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet nổi bật với quy trình hoạt động chuyên nghiệp, thao tác đơn giản. Đặc biệt hỗ trợ trên mọi nền tảng từ máy tính, máy POS cầm tay hoặc tại quầy thu ngân cho đến điện thoại. Điều này giúp mang đến sự tiện lợi cho người sử dụng. 

Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet nổi bật với quy trình hoạt động chuyên nghiệp, thao tác đơn giản

Bên cạnh đó phần mềm còn hỗ trợ bán hàng, nhận order, xuất nhập kho hàng, quản lý thu chi của quán, lưu trữ dữ liệu thông tin khách hàng. Một số tính năng của KiotViet: 

• Thống kê số lượng hàng tồn kho thông qua các chỉ số thời gian thực.
• Sắp xếp thứ tự menu dựa theo thời gian order của khách hàng
• Tích hợp menu điện tử trên iPad, máy tính bảng nhằm tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
• Hỗ trợ nhân viên thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ dữ liệu trên nhiều nền tảng thiết bị
• Quản lý thu chi chặt chẽ và chi tiết
• Báo cáo hoạt động kinh doanh một cách trực quan hơn.

Dùng thử miễn phí

Ứng dụng công nghệ vào việc vận hành và quản lý quán cafe không phải là điều quá mới lạ trong lĩnh vực kinh doanh F&B hiện nay. Lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe khác nhau. Dựa vào nhu cầu quản lý, ngân sách và các yếu tố đi kèm như giá cả, tính năng, nhà cung cấp… mà bạn sẽ chọn được phần mềm tối ưu nhất cho quán cafe của mình.