Hướng dẫn hộ kinh doanh chuyển đổi số định danh cá nhân thay thế mã số thuế

Từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân chính thức thay thế mã số thuế đối với cá nhân, hộ gia đình và hộ kinh doanh. Các đối tượng này cần chuyển mã số thuế sang số định danh cá nhân như thế nào?

1. Hộ kinh doanh sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế từ 1/7/2025

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024 quy định về đăng ký thuế. Theo quy định mới, từ ngày 01/07/2025, tất cả mã số thuế của hộ kinh doanh, cá nhân sẽ chuyển sang dùng số định danh cá nhân. 

Hộ kinh doanh sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế từ 1/7/2025

Trường hợp cá nhân từng được cấp nhiều hơn một mã số thuế, ngành thuế yêu cầu thực hiện cập nhật số định danh cá nhân cho toàn bộ các mã đã cấp. Cơ quan thuế sẽ thực hiện hợp nhất, tích hợp dữ liệu thuế về một đầu mối là số định danh cá nhân duy nhất.

Sau khi tích hợp, người nộp thuế có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNEID) cấp độ 2 để tra cứu toàn bộ nghĩa vụ thuế đã phát sinh theo từng mã số cũ, giúp bảo đảm minh bạch, không bỏ sót thông tin lịch sử nghĩa vụ.

Đáng chú ý, đối với các loại hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế, giấy tờ đã phát hành trước đây có ghi mã số thuế cũ, người nộp thuế vẫn được tiếp tục sử dụng mà không phải sửa đổi hay thay thế.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm hoạt động, từ ngày 1/7/2025, cơ quan thuế sẽ không cấp mã số thuế riêng cho từng địa điểm nữa. Thay vào đó, người đại diện hộ kinh doanh sử dụng số định danh cá nhân duy nhất để thực hiện nghĩa vụ thuế tại mọi địa điểm phát sinh hoạt động.

Các mã số thuế của địa điểm kinh doanh đã được cấp trước ngày 1/7/2025 sẽ được cơ quan thuế tự động chuyển đổi sang số định danh cá nhân mà không phát sinh thủ tục bổ sung nào cho người nộp thuế. 

2. Hộ kinh doanh cần phải làm gì trước 1/7/2025 để cập nhật mã số thuế?

Trước quy định mới về sử dụng mã định danh cá nhân thay thế cho mã số thuế, hộ kinh doanh sẽ cần thực hiện tra cứu thông tin đăng ký thuế trên một trong các kênh sau:

– Trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://www.gdt.gov.vn   

– Tên trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: thuedientu.gdt.gov.vn  

– Trên tài khoản giao dịch thuế điện tử của cá nhân tại ứng dụng icanhan hoặc eTaxMobile (nếu cá nhân đã được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế).

Tùy theo từng trường hợp mà cá nhân, hộ kinh doanh có cần thực hiện đăng ký lại mã số thuế hay không.

Cụ thể, nếu thông tin thuế đã khớp với CSDLQGDC, hệ thống CQT sẽ tự động chuyển đổi số định danh cá nhân và cá nhân, hộ kinh doanh không cần đăng ký lại. 

Trường hợp thông tin có sai sót, người nộp thuế liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc Chi cục Thuế hoặc Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú để cập nhật thông tin định danh cá nhân chính xác vào Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.

3. Hướng dẫn hộ kinh doanh cập nhật số định danh thay thế mã số thuế trên phần mềm KVeInvoice

Để đảm bảo quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử KVeInvoice… của khách hàng không bị gián đoạn bởi quy định mới, các doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần thực hiện cập nhật thông tin đơn vị trên hệ thống.

Quy định sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế áp dụng với hộ và cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên do hệ thống hiện chưa phân loại tự động từng loại hình người dùng, tất cả tài khoản đang sử dụng phần mềm đều cần thực hiện bước cập nhật thông tin đơn vị để đảm bảo đồng bộ và tránh phát sinh lỗi trong quá trình phát hành hóa đơn.

Dưới đây là hướng dẫn thao tác cập nhật thông tin đơn vị trên phần mềm hóa đơn điện tử KVeInvoice. 

Bước 1: Khách hàng vào phần mềm KVeInvoice, hệ thống tự động mở pop-up yêu cầu cập nhật thông tin

Nếu là Doanh nghiệp: chỉ cần cập nhật thông tin Loại hình

Nếu là Hộ kinh doanh: cập nhật thông tin Loại hình và thông tin người đại diện pháp luật bao gồm Họ tên và Số CCCD (số định danh cá nhân)

Cập nhật mã số thuế hộ kinh doanh trên phần mềm hóa đơn điện tử KVeInvoice

Bước 2: Sau khi KH cập nhật xong phần mềm KVeInvoice sẽ tự động cập nhật lại thông tin MST của hộ kinh doanh thành số CCCD (số định danh cá nhân), khách hàng có thể xuất hoá đơn theo mã số thuế mới.