Cách tối ưu chi phí vận hành nhà hàng, quán cafe

Giảm bớt được chi phí vận hành quán cafe đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ tăng lên. Nhưng đây cũng là bài toán “cân đo đong đếm” rất khó khăn cho chủ quán. Vậy cắt giảm chi phí vận hành quán như thế nào để vừa đảm bảo được chất lượng cũng như lợi nhuận. Theo dõi những cách hay ho KiotViet sẽ chia sẻ sau đây. 

1. Chi phí vận hành quán là gì? 

Chi phí vận hành quán (Over Head Cost) hay còn gọi là chi phí chung, là những khoản chi tiêu hằng ngày liên quan đến việc duy trì và vận hành cửa hàng ổn định. 

2. Tại sao cần tối ưu chi phí vận hành? 

Đứng trước mối lo ngại về lạm phát, các chi phí đều tăng cao và ảnh hưởng không nhỏ từ dịch bệnh, tối ưu, cắt giảm chi phí vận hành cửa hàng là vô cùng cần thiết. Mặt khác, càng giảm được nhiều chi phí vận hành, các chủ quán càng thu về được nhiều lợi nhuận. 

Tuy nhiên, bài toán cắt giảm chi phí chưa bao giờ là điều dễ dàng. Đứng giữa việc phải đảm bảo được chất lượng và cân đối chi phí các chủ quán thường phải cân nhắc thật lâu. 
Những áp lực về chi phí ngày càng lớn như chi phí nguyên liệu, thực phẩm tăng cao, chi phí nhân sự cũng thường xuyên biến động, các chi phí về mặt bằng, trang thiết bị cũng tốn của các chủ quán một khoản đầu tư và nâng cấp không nhỏ. Nếu không cắt giảm và tối ưu chi phí kịp thời rất có thể không thu được lợi nhuận. Đó chính là lý do các chủ quán cần quan tâm đến việc tối ưu chi phí vận hành để giảm tải áp lực tài chính.

Xem thêm: 13 chỉ số tài chính cần biết khi kinh doanh cafe, nhà hàng

3. Cách tối ưu chi phí vận hành nhà hàng, quán cafe chủ quán cần nắm chắc 

Để cắt giảm chi phí vận hành mà không ảnh hưởng quá nhiều đến hoạt động và chất lượng kinh doanh. Các chủ quán có thể tham khảo những cách tối ưu chi phí được rất nhiều nhà hàng, quán ăn, quán cafe áp dụng dưới đây. 

3.1 Lựa chọn mặt bằng phù hợp

Mặt bằng là lợi thế cạnh tranh vô cùng lớn trong kinh doanh dịch vụ ăn uống. Chính vì thế, việc các chủ quán đổ xô đi tìm mặt bằng tại các vị trí trung tâm, ngã tư, đường lớn rất phổ biến. Tuy nhiên để có được mặt bằng tại vị trí trung tâm, các chủ quán phải bỏ ra số tiền tương đối đắt đỏ. 

Không phải lúc nào mặt bằng ở vị trí trung tâm cũng là phù hợp. Bởi vì chưa chắc khách hàng mục tiêu của bạn đã ở đấy. Bên cạnh yếu tố đường lớn, dễ nhìn, bạn cần lưu ý nghiên cứu khách hàng tiềm năng quán của bạn đang ở đâu và lựa chọn mặt bằng hợp lý để tránh trường hợp mất quá nhiều tiền thuê mặt bằng nhưng lại không có khách. Đôi khi những quán ăn trong ngõ nhỏ nhưng vẫn rất đông vì chất lượng đồ ăn ngon, giá cả phù hợp được nhiều khách hàng ghé quán truyền tai nhau đến trải nghiệm. 

Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi thuê mặt bằng kinh doanh

3.2 Áp dụng công nghệ vào quản lý vận hành quán

Thay vì phải thuê rất nhiều nhân viên để thực hiện các công việc như thu ngân, order, phục vụ, kế toán, quản lý kho hàng hóa, tính toán định lượng nguyên liệu,... thì giờ đây các chủ quán chỉ cần cài đặt phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ quán xử lý nhanh gọn các khâu như order, thanh toán ngay trên điện thoại, chỉ cần một nhân viên cũng có thể hoàn thành công việc dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Không cần thuê nhân viên kế toán, kiểm kho hàng hóa hay kiểm kê tính toán khấu hao nguyên vật liệu vì mọi số liệu đều được hiển thị trên phần mềm chi tiết, cụ thể từ doanh thu hằng ngày, chi phí nhập hàng, công nợ nhà cung cấp,...tất cả đều được tính toán tự động trên phần mềm. 

KiotViet vừa ra mắt phần mềm bán hàng dành riêng cho ngành FnB.

Khám phá ngay: Ra mắt phiên bản KiotViet hoàn toàn mới dành cho quán ăn, cafe, nhà hàng

3.3 Tối ưu hóa chi phí thuê nhân viên 

Đặc điểm của ngành dịch vụ ăn uống là thường đông vào giờ cao điểm như ăn sáng, trưa, tối và vắng vào những khung giờ còn lại. Chính vì vậy, chủ quán cần cân nhắc thuê nhân sự hợp lý để tránh tình trạng lúc đông khách thì thiếu người, có lúc nhân viên lại ngồi không rất lãng phí. 
Chủ quán nên thuê nhân viên làm việc theo ca để tránh phải trả lương quá cao cho vị trí cố định cũng như sắp sếp, bố trí ca làm hợp lý hơn, giờ đông khách sắp xếp nhiều nhân viên hơn những khung giờ vắng sẽ đảm bảo được sự hiệu quả khi bỏ chi phí thuê nhân viên. 
Bên cạnh đó, chủ quán cũng cần chặt chẽ trong khâu tuyển dụng đầu vào, tuyển dụng nhân viên đã có kinh nghiệm hoặc nắm bắt công việc nhanh chóng, rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí đào tạo, hạn chế tổn thất khi đào tạo xong nhưng nhân viên lại nghỉ việc. 

Xem thêm: Cách tính lương cho nhân viên nhà hàng, cafe chủ quán cần biết 

3.4 Giảm tải chi phí điện nước

Quán ăn, nhà hàng hay quán cafe đều cần sử dụng rất nhiều thiết bị điện như tủ lạnh, tủ đông, tủ bánh, máy móc pha chế,...và các loại đèn điện trang trí, điều hòa. Ngay cả khi vắng khách hay ban ngày, nhiều đèn điện vẫn bật gây lãng phí năng lượng và tăng tiền điện. Hãy quy định khung giờ bật điện buổi tối để tiết kiệm điện hơn nhé. 
Nước cũng được sử dụng rất nhiều trong nhà hàng nhưng nhiều nhân viên quên không khóa vòi hay sử dụng nước rất lãng phí, chủ quán phải trả tiền nước sử dụng không đúng mục đích gây lãng phí và độn chi phí vận hành của quán tăng cao. 

3.4 Tìm nguồn nguyên liệu nội địa chất lượng, đảm bảo

Nguyên liệu nhập khẩu lúc nào cũng có giá cao hơn những nguyên liệu nội địa. Thay vì dùng nguyên liệu nhập khẩu, các nhà hàng, quán ăn có thể chuyển sang nhập nguyên liệu nội địa chọn lọc. Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp nguyên liệu sạch, các nông trại sạch với giá thành mềm hơn. Bên cạnh đó chất lượng thực phẩm cũng tươi mới hơn, không phải qua nhiều khâu vận chuyển, bảo quản cũng là một điểm cộng khi lựa chọn nguồn nguyên liệu trong nước. 

3.5 Giảm chi phí truyền thông

Ngân sách quảng cáo có thể chiếm tới 20% doanh thu đối với các cửa hàng mới cần nhận diện thương hiệu. Các thương hiệu đa số đốt rất nhiều tiền để quảng cáo trên Facebook, Instagram nhưng hiệu quả có thể không được như mong đợi, chạy chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng nhưng doanh thu không đủ bù chi phí. 
Hiện nay có rất nhiều kênh tốn chi phí thấp nhưng vẫn hiệu quả như kênh Food Review, TikTok Review, lựa chọn được TikToker, Youtuber phù hợp có thể khiến quán lên xu hướng, nhiều người biết đến chỉ sau một đêm.  

3.6 Quản lý tồn kho nguyên vật liệu, thiết bị chặt chẽ 

Rất nhiều đồ dùng trong quán cafe, nhà hàng hao hụt mỗi ngày như: đũa, bát, cốc, chén,... mà chủ quán không kiểm soát được. Mặc dù chi phí nhỏ nhưng lâu ngày phải mua lại, thay mới nhiều lần sẽ trở thành chi phí lớn. Chủ quán cần kiểm soát chặt chẽ trang thiết bị, vật dụng của quán tránh thất thoát không đáng có. 
Nguyên liệu, thực phẩm cũng rất khó để có thể kiểm soát. Chủ quán cần có bảng định lượng nguyên liệu rõ ràng cho các món ăn, đồ uống để bếp có thể làm đúng định lượng. Việc dự trữ thực phẩm cũng đảm bảo đủ dùng tránh phải bảo quản quá nhiều, hư hỏng lãng phí. 
Để quản lý tồn kho, chủ quán nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để dễ dàng theo dõi được tồn kho nguyên liệu và lên kế hoạch nhập hàng kịp thời. 

Tạm kết: Tối ưu chi phí vận hành là một bài toán không hề đơn giản. Tuy vậy, hi vọng những cách KiotViet đưa ra trên đây sẽ phần nào giúp các chủ quán có thể cân đối chi phí hợp lý. Chúc các chủ quán kinh doanh thành công. 
Đọc thêm nhiều kinh nghiệm kinh doanh hữu ích khác TẠI ĐÂY.