Khách sạn 3–5 sao cần gì ở một phần mềm quản lý giá phòng? Câu trả lời nằm ở tự động hóa và tối ưu vận hành

Trong ngành kinh doanh khách sạn, việc xây dựng và áp dụng bảng giá phòng không chỉ là vấn đề định giá mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, khả năng cạnh tranh và sự hài lòng của khách hàng. Đặc biệt, trong bối cảnh thị trường ngày càng đa dạng hình thức thuê và phức tạp về nguồn khách, việc quản lý giá phòng thủ công hoặc qua sổ sách, file Excel dễ dẫn đến sai sót, mất thời gian và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Vậy giải pháp nào giúp họ tối ưu hiệu quả vận hành, đặc biệt trong việc áp dụng bảng giá linh hoạt, tự động, chính xác theo từng tình huống cụ thể?

Xu hướng và mô hình kinh doanh phổ biến trong ngành khách sạn hiện nay

Thị trường khách sạn, nhà nghỉ, homestay tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, kéo theo đó là sự đa dạng hóa về loại hình kinh doanh và mô hình cho thuê phòng. Một khách sạn hiện nay có thể vừa phục vụ khách thuê theo giờ, vừa có khách thuê qua đêm, lại có cả khách thuê dài hạn theo tuần hoặc tháng. Bên cạnh đó, mỗi đối tượng khách hàng (khách lẻ, khách đoàn, khách công ty, đối tác đặt phòng qua OTA...) lại có mức giá khác nhau, đòi hỏi chủ khách sạn phải có bảng giá linh hoạt và dễ áp dụng.

1. Đa dạng hình thức thuê phòng

Không còn đơn thuần là "thuê theo đêm", các khách sạn hiện đại đã mở rộng hình thức cho thuê để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng:

• Thuê theo giờ: Phổ biến ở các khách sạn nghỉ ngắn, phù hợp với khách cần nghỉ tạm.
• Thuê qua đêm: Thường áp dụng từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau.
• Thuê buổi sáng: Một số khách có nhu cầu sử dụng phòng chỉ trong buổi sáng để nghỉ ngơi hoặc làm việc.
• Thuê cả ngày: Áp dụng cho khách cần phòng từ sáng đến tối trong cùng một ngày.
• Thuê theo tháng: Thường dành cho khách công tác dài hạn, sinh viên hoặc người đi làm ở tỉnh khác.

Mỗi hình thức lại có cách tính giờ, tính giá và thời gian trả phòng khác nhau. Nếu quản lý thủ công hoặc không có phần mềm hỗ trợ, rất dễ xảy ra nhầm lẫn và tranh cãi với khách hàng.

2. Bảng giá theo thời điểm và nguồn khách

Ngoài hình thức thuê, giá phòng còn biến động theo:

Thời điểm: Giá lễ, Tết, cuối tuần, mùa cao điểm thường cao hơn ngày thường.

Nguồn khách:

+ Khách đặt trực tiếp (giá niêm yết)
+ Khách đặt qua các kênh OTA như Booking, Agoda, Traveloka,...
+ Khách công ty hoặc khách đoàn có giá ưu đãi riêng
+ Khách quen, khách VIP, khách nội bộ

Như vậy, để quản lý giá phòng hiệu quả, chủ khách sạn cần một hệ thống bảng giá cực kỳ chi tiết, linh hoạt và tự động áp dụng đúng giá theo từng tình huống cụ thể.

Xem thêm: Xu hướng thiết kế trang web khách sạn 2025: Làm thế nào để nổi bật và tăng tỉ lệ chuyển đổi?

Thách thức khi quản lý giá phòng theo phương pháp truyền thống

Trong thực tế, không ít chủ khách sạn hoặc nhân viên lễ tân gặp tình trạng "lúng túng khi báo giá", "quên cập nhật giá", hoặc "tính sai tiền phòng", đặc biệt khi phải quản lý nhiều hình thức thuê và nhiều nguồn khách.

1. Khó nhớ và áp dụng đúng giá

• Lễ tân thường xuyên phải tham khảo nhiều bảng giá khác nhau, ghi chú bằng giấy tờ hoặc file Excel thủ công.
• Mỗi khi có khách đặt phòng, lễ tân phải tự tính toán thời gian lưu trú, đối chiếu bảng giá và tính tổng tiền.
• Việc thay đổi giá theo mùa, theo chương trình khuyến mãi cũng khiến việc ghi nhớ và cập nhật trở nên phức tạp.

Từ đó, dễ xảy ra nhầm lẫn, báo sai giá, thất thoát doanh thu và mất uy tín với khách hàng.

2. Phức tạp khi quản lý đặt phòng dài hạn

• Đối với khách thuê theo tuần, theo tháng hoặc đặt dài ngày từ trước, việc tính giá phòng theo ngày, áp dụng các chương trình ưu đãi hoặc giảm giá dài hạn rất dễ sai sót.
• Việc kiểm tra xem phòng còn trống hay không trong khoảng thời gian dài, lại càng khó khăn nếu không có hệ thống lịch rõ ràng.

Những sai sót này có thể dẫn đến tình trạng trùng lịch đặt phòng, không tối ưu công suất phòng hoặc mất khách hàng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà nghỉ, tính tiền phòng theo giờ tự động - Miễn phí dùng thử

KiotViet Hotel – Giải pháp tối ưu cho quản lý giá phòng chuyên nghiệp

Để giải quyết triệt để những vấn đề trên, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet Hotel được thiết kế với các tính năng đặc biệt chuyên sâu cho ngành lưu trú – trong đó nổi bật nhất là hệ thống bảng giá phòng linh hoạt, tự động và thông minh.

1. Bảng giá tự động theo thời gian lưu trú và nhóm khách

KiotViet Hotel cho phép thiết lập bảng giá phòng chi tiết theo từng loại hình thuê (giờ, đêm, ngày, tháng) và từng nhóm khách.

• Thiết lập trước nhiều bảng giá tương ứng với:

+ Khách vãng lai
+ Khách đoàn
+ Khách công ty
+ Khách đặt qua OTA
+ Khách thuê dài hạn

• Cài đặt giá theo từng khung giờ, từng ngày trong tuần, từng thời điểm trong năm.
• Tự động tính giá chính xác ngay khi chọn thời gian nhận – trả phòng và nhóm khách tương ứng.

Với tính năng này, nhân viên lễ tân không cần ghi nhớ giá, không cần tính toán thủ công, tránh hoàn toàn tình trạng báo sai hoặc quên áp dụng ưu đãi.

2. Hỗ trợ đầy đủ 5 hình thức thuê phổ biến

Với KiotViet Hotel, khách sạn có thể cài đặt và áp dụng tự động các mức giá theo 5 hình thức thuê phổ biến:

Chủ khách sạn có thể cấu hình giá từng hình thức và để hệ thống tự động nhận diện, tính giá phù hợp dựa trên thời gian nhận/trả phòng.

3. Lịch phòng thông minh với chức năng kiểm tra phòng trống và tính giá đặt trước dài hạn

Không chỉ hỗ trợ giá, KiotViet Hotel còn trang bị lịch phòng trực quan, giúp chủ khách sạn và lễ tân dễ dàng:

• Kiểm tra nhanh phòng nào còn trống trong từng ngày, từng khung giờ cụ thể.
• Hệ thống gợi ý giá tự động ngay khi chọn thời gian lưu trú, không cần dò bảng giá thủ công.
• Hỗ trợ tính giá đặt trước cho khách dài hạn (tuần, tháng, lễ Tết) một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Nhờ đó, chủ khách sạn luôn chủ động kiểm soát phòng trống – kín, tối ưu công suất và tránh tình trạng overbooking hoặc bỏ sót khách tiềm năng.

Dùng thử miễn phí

Trong thị trường kinh doanh khách sạn đầy cạnh tranh, việc quản lý giá phòng thông minh, linh hoạt và chính xác là yếu tố then chốt giúp nhà kinh doanh tối ưu hóa doanh thu và nâng cao chất lượng phục vụ. Những bảng giá rối rắm, sai sót trong tính tiền hay không nắm rõ phòng trống – kín không còn là nỗi lo nếu bạn sở hữu công cụ hỗ trợ đắc lực như phần mềm KiotViet Hotel. Hãy trải nghiệm MIỄN PHÍ phần mềm quản lý khách sạn KiotViet ngay hôm nay để thấy rõ sự khác biệt trong cách bạn kiểm soát doanh thu và nâng tầm dịch vụ cho khách hàng!