Kết ca trên phần mềm quản lý khách sạn: Tối ưu kiểm soát – Minh bạch giao ca – Hạn chế thất thoát

Trong môi trường khách sạn, nơi hoạt động vận hành liên tục 24/7, việc phân chia ca làm việc rõ ràng giữa các nhân viên lễ tân là yếu tố quan trọng giúp duy trì sự ổn định, chuyên nghiệp và hạn chế tối đa sai sót trong quy trình vận hành.. Thấu hiểu nhu cầu thực tế đó, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đã phát triển tính năng Kết ca – một công cụ chuyên biệt giúp khách sạn dễ dàng Mở ca – Đóng ca – In phiếu bàn giao ca, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và chính xác tuyệt đối trong từng ca làm việc.

1. Mở ca làm việc – Bắt đầu ca trực dễ dàng, chuẩn xác

Tính năng Mở ca làm việc trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet được thiết kế nhằm giúp nhân viên lễ tân chủ động khai báo và ghi nhận các thông tin cần thiết khi bắt đầu ca làm việc.

Ngay sau khi hoàn tất thao tác mở ca trên phần mềm, hệ thống sẽ ghi nhận mốc thời gian bắt đầu ca và toàn bộ thông tin sẽ được lưu trữ trên hệ thống, giúp ban quản lý dễ dàng theo dõi lịch sử hoạt động của từng ca làm việc. Việc này không chỉ mang lại tính minh bạch, mà còn tăng tính tự giác và trách nhiệm cho từng nhân viên.

Lợi ích của việc mở ca:

• Giúp quản lý xác định rõ ai đang chịu trách nhiệm trong từng khung thời gian.
• Tăng tính minh bạch, tránh trường hợp “làm việc chui”, không phân ca rõ ràng.
• Là cơ sở để tính toán doanh thu, tiền phát sinh, đối chiếu khi kết thúc ca.

Xem thêm: Định giá động trong kinh doanh khách sạn có thể cải thiện doanh thu như thế nào?

2. Đóng ca làm việc – Tự động tổng hợp số liệu, kiểm soát chính xác từng đồng

Sau khi hoàn thành ca trực, nhân viên sẽ thực hiện thao tác Đóng ca làm việc trên phần mềm. Đây là bước quan trọng để tổng hợp tất cả các giao dịch phát sinh trong ca, từ đó đối chiếu với tiền mặt thực tế, kiểm tra sự chính xác và làm căn cứ bàn giao cho ca sau.

• Kiểm tra các giao dịch phát sinh trong ca: bao gồm tiền phòng, dịch vụ, tiền cọc, tiền hoàn, hóa đơn đã thanh toán…
• Kiểm kê doanh thu theo phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ, ví điện tử…
• Kiểm kê tồn quỹ cuối ca: đối chiếu số tiền thực tế trong két với tổng tiền mặt phần mềm ghi nhận.
• Ghi chú (nếu có): ví dụ còn phòng đang lưu trú chưa thanh toán, tiền khách đặt cọc chưa nhận…

Sau khi xác nhận đầy đủ, nhân viên chọn “Kết ca”. Hệ thống sẽ ngay lập tức lưu lại toàn bộ thông tin, ghi nhận thời gian kết ca, và đồng thời tạo phiếu bàn giao ca để in hoặc lưu trữ.

Thao tác bày hỗ trợ chủ khách sạn/ người quản lý:

• Tự động tổng hợp doanh thu chính xác theo từng loại thanh toán.
• Đối chiếu số dư cuối ca, phát hiện nhanh chênh lệch (nếu có).
• Minh bạch, truy xuất được người chịu trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
• Hỗ trợ ban quản lý theo dõi hiệu suất, doanh thu từng nhân viên hoặc từng ca cụ thể.

Dùng thử miễn phí

3. In phiếu bàn giao ca – Minh chứng rõ ràng, kiểm soát minh bạch

Sau khi đóng ca, phần mềm sẽ tự động tạo Phiếu bàn giao ca với đầy đủ nội dung: thông tin nhân viên, giờ mở – kết ca, doanh thu theo từng hình thức, tồn quỹ đầu ca – cuối ca, các ghi chú phát sinh… Tất cả được tổng hợp dưới dạng bảng biểu rõ ràng, chuyên nghiệp, có thể in ngay tại quầy lễ tân hoặc lưu trữ online.

Thông tin trên phiếu bàn giao ca bao gồm:

• Tên nhân viên mở và kết ca
• Thời gian bắt đầu – kết thúc ca
• Tổng số tiền thu theo từng hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, POS, ví điện tử
• Các giao dịch chưa hoàn tất (nếu có)
• Số tiền mặt đầu ca – cuối ca
• Ghi chú đặc biệt (nếu có)

Phiếu này sẽ được bàn giao cho ca sau hoặc người quản lý, từ đó tạo ra một quy trình kiểm soát khép kín, minh bạch và chuyên nghiệp.

Phiếu bàn giao ca này có vai trò:

• Là căn cứ đối chiếu rõ ràng giữa các ca làm việc.
• Giúp ca sau nắm bắt tình hình ngay lập tức, tránh thiếu thông tin.
• Giảm rủi ro thất thoát, nhầm lẫn hoặc gian lận.
• Hỗ trợ lưu trữ lâu dài, truy xuất nhanh khi cần.

Xem thêm: Tự động hóa quy trình check-in với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót

4. Tính năng Kết ca phù hợp với mọi mô hình khách sạn – từ nhỏ đến chuỗi lớn

Dù bạn đang vận hành một khách sạn mini, homestay, hay chuỗi khách sạn nhiều chi nhánh, thì tính năng Kết ca của KiotViet đều có thể áp dụng một cách linh hoạt và hiệu quả. Phần mềm cho phép:

• Phân quyền rõ ràng: chỉ nhân viên được phân quyền mới có thể mở/kết ca.
• Lưu trữ đầy đủ lịch sử ca làm việc, dễ dàng kiểm tra mọi lúc.
• Hỗ trợ nhiều chi nhánh: mỗi chi nhánh có thể mở/kết ca độc lập, báo cáo riêng biệt.

Tính năng Kết ca trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không đơn thuần là một thao tác kỹ thuật, mà là công cụ quan trọng giúp nâng cao tính chuyên nghiệp, hạn chế rủi ro, tăng hiệu quả vận hành và kiểm soát minh bạch trong từng ca làm việc.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát giao ca, thường xuyên đối mặt với các vấn đề chênh lệch doanh thu, thiếu minh bạch khi bàn giao… thì đã đến lúc bạn nên áp dụng tính năng Kết ca của KiotViet – giải pháp thông minh, dễ dùng, chính xác tuyệt đối cho mọi khách sạn hiện đại.