Sổ quỹ

Hướng dẫn sử dụng Sổ quỹ

Tính năng này giúp người sử dụng hình dung được dòng tiền mặt, tài khoản ngân hàng của cửa hàng đã “thu” hoặc “chi” vào những việc gì, hiện còn tồn đọng bao nhiêu.

I. Tổng quan màn hình

- Tại màn hình Quản lý, chọn Sổ Quỹ

- Màn hình của hệ thống sẽ hiển thị ra như sau:

Tổng quỹ = Tiền mặt + Ngân hàng

- Để xuất file sổ quỹ ra excel, kích chọn Xuất file

II. Thêm mới phiếu thu/chi

- Để lập phiếu thu/chi tiền mặt hoặc thu/chi trong tài khoản ngân hàng, chọn nút + Lập phiếu thu/Lập phiếu chi tương ứng với tab Tiền mặt và Ngân hàng

- Hệ thống sẽ hiện ra thông tin phiếu thu/chi cần điền như sau:

• Mã phiếu: Tự đặt hoặc để trống để hệ thống tự động phát sinh theo quy tắc:

  • Tiền mặt: phiếu thu/chi có tiền tố TTM, CTM

  • Ngân hàng: phiếu thu/chi có tiền tố TNH, CNH

• Thời gian lập phiếu.

• Loại thu/chi: nếu loại thu/chi chưa có trong danh sách, có thể thêm loại thu/chi bằng cách ấn nút + để thêm loại thu/chi. Hệ thống hiển thị màn hình để thêm mới như sau:

• Sau đó kích Lưu khi đã hoàn thành

  • Nhóm người nộp/nhận: tìm kiếm nhóm người nộp/nhận cho phiếu thu/chi

  • Tên người nộp/nhận: nhập tên người nộp nếu đã tồn tại trong danh sách. Nếu nhóm người nộp/nhận là Khác thì người dùng có thể ấn nút + để thêm người nộp/nhận. Hệ thống hiển thị màn hình để thêm mới như sau

• Giá trị phiếu thu/chi

• Ghi chú: Ghi chú phát sinh khoản tiền thu/chi

• Hạch toán vào kết quả kinh doanh: tích chọn ô này nếu muốn khoản thu/chi được liệt kê trên báo cáo tài chính và ngược lại.

III.Thao tác chuyển rút nội bộ

- Tính năng này hỗ trợ người dùng có thể:

• Gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng

• Rút tiền từ tài khoản ngân hàng chuyển vào quỹ tiền mặt

• Chuyển khoản giữa 2 tài khoản ngân hàng

• Chuyển quỹ tiền mặt nội bộ giữa các chi nhánh

• Trên menu Sổ Quỹ, bạn chọn Tiền mặt hoặc Ngân hàng tương ứng với nhu cầu muốn tạo phiếu.

• Lưu ý:

  • Các chức năng như tạo mới, chỉnh sửa/hủy phiếu thu/chi chuyển rút chỉ đang hỗ trợ trên web.

  • Trên App chỉ hỗ trợ xem.

1. Sổ quỹ Tiền mặt

1.1.Tạo phiếu thu

- Khi lập phiếu thu tiền mặt với Loại thu Chuyển/Rút, KiotViet hỗ trợ bạn ghi nhận việc rút tài khoản ngân hàng chuyển vào quỹ tiền mặt. Nếu bạn tạo phiếu thu ở quỹ tiền mặt, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu chi tương ứng ở tài khoản nộp.

- Bạn điền các thông tin ở phiếu thu với loại Chuyển/Rút tương tự như tạo phiếu thu thông thường nhưng Đối tượng nộp sẽ được mặc định là Tài khoản ngân hàng và bạn cần chọn thông tin tài khoản nộp.

- Sau khi hoàn thành bạn chọn Lưu hoặc Lưu & In, phiếu thu hoàn thành sẽ có giao diện như sau:

- Khi bạn hoàn thành, bên sổ quỹ Ngân hàng sẽ có mã phiếu chi tạo tự động:

• Có gắn với tiền tố CTD với phiếu chi được tạo tự động

• Mã CTD_{Mã phiếu chi liên quan}

1.2.Tạo phiếu chi

- Khi lập phiếu chi tiền mặt với Loại chi Chuyển/Rút, KiotViet hỗ trợ bạn ghi nhận việc rút tiền mặt gửi số tài khoản. Nếu bạn tạo phiếu chi ở quỹ tiền mặt, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu thu tương ứng ở tài khoản nhận.

- Bạn điền các thông tin ở phiếu chi với loại chi Chuyển/Rút tương tự như tạo phiếu chi thông thường nhưng Đối tượng nhận sẽ được mặc định là Tài khoản ngân hàng và bạn cần chọn thông tin tài khoản nhận.

• Sau khi hoàn thành bạn chọn Lưu hoặc Lưu & In, phiếu thu hoàn thành sẽ có giao diện như sau:

- Khi bạn hoàn thành, bên sổ quỹ Ngân hàng sẽ có mã phiếu thu tạo tự động:

• Có gắn với tiền tố TTD với phiếu thu được tạo tự động

• Mã TTD_{Mã phiếu thu liên quan}

2. Sổ quỹ Ngân hàng

2.1. Tạo phiếu thu

- Khi lập phiếu thu tại Sổ quỹ Ngân hàng với Loại thu Chuyển/Rút, KiotViet hỗ trợ bạn ghi nhận chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng. Bạn chỉ cần tạo phiếu thu ở tài khoản nhận, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu chi tương ứng ở tài khoản nộp.

- Bạn điền các thông tin ở phiếu thu với loại Chuyển/Rút tương tự như tạo phiếu thu thông thường nhưng Đối tượng nộp sẽ được mặc định là Tài khoản ngân hàng, Phương thức mặc định là Chuyển khoản và bạn cần chọn thêm Tài khoản nộp, Tài khoản nhận.

- Sau khi hoàn thành bạn chọn Lưu hoặc Lưu & In, phiếu thu hoàn thành sẽ có giao diện như sau:

- Mã phiếu chi tạo tự động:

• Có gắn với tiền tố CTD với phiếu chi được tạo tự động.

• Mã: CTD_ {Mã phiếu chi liên quan}.

2.2. Tạo phiếu chi

- Khi lập phiếu chi tại Sổ quỹ Ngân hàng với Loại chi Chuyển/Rút, KiotViet hỗ trợ bạn ghi nhận chuyển tiền giữa các số tài khoản. Bạn chỉ cần tạo phiếu chi ở tài khoản nộp, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu thu tương ứng ở tài khoản nhận.

 - Bạn điền các thông tin ở phiếu chi với loại Chuyển/Rút tương tự như tạo phiếu chi thông thường nhưng Đối tượng nhận sẽ được mặc định là Tài khoản ngân hàng, Phương thức mặc định là Chuyển khoản và bạn cần chọn thêm Tài khoản gửi, Tài khoản nhận.

- Sau khi hoàn thành bạn chọn Lưu hoặc Lưu & In, phiếu thu hoàn thành sẽ có giao diện như sau:

- Mã phiếu thu tạo tự động:

• Có gắn với tiền tố TTD với phiếu thu được tạo tự động.

• Mã: TTD_ {Mã phiếu chi liên quan}.

IV. Cập nhật phiếu thu/chi

- Để cập nhật phiếu thu/chi, tìm kiếm và chọn phiếu thu/chi cần cập nhật

- Kích Mở phiếu, hệ thống sẽ hiện thị bảng cập nhật phiếu thu/chi như sau:

- Trên phiếu thu/chi có thể cập nhật các thông tin sau:

• Với các phiếu thu chi được tạo trên sổ quỹ, cập nhật thông tin: Thời gian, Loại thu/chi, Giá trị, Ghi chú, Hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh.

• Với các phiếu thu chi tạo tự động gắn với đặt hàng, hóa đơn, trả hàng, nhập hàng, trả hàng nhập, cập nhật thông tin Thời gian, Nhân viên, Phương Thức, Ghi chú

V. Hủy bỏ phiếu thu/chi

- Bạn tìm kiếm và chọn phiếu thu/chi cần hủy, kích Mở phiếu à kích Hủy bỏ (1) -> chọn Đồng ý (2) để xác nhận hủy bỏ phiếu thu/chi

VI. Tìm kiếm, sắp xếp danh sách phiếu thu/chi

- Để xem danh sách tất cả phiếu thu/chi, cũng như thông tin về từng phiếu, bạn vào menu Sổ quỹ

- Hệ thống hiển thị ra danh sách phiếu thu/chi, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách

- Tìm kiếm phiếu thu/chi (1)

• Tìm kiếm theo Mã phiếu thu/chi, Ghi chú

• Tìm kiếm theo Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh

• Tìm kiếm theo Tài khoản tạo, Nhân viên, Người nộp/nhận

• Tìm kiếm theo Loại thu chi, Loại chứng từ, Kết quả kinh doanh

• Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm.

- Sắp xếp danh mục phiếu thu/chi (2)

• Trong Sổ quỹ, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột như: Mã phiếu, Thời gian, Loại thu chi, Người nộp/nhận, Mã người nộp/nhận, SDT người nộp/nhận, Giá trị, Số tài khoản theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần

• Để sắp xếp phiếu thu/chi theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Sổ quỹ.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 20/03/2024