Top 5 phần mềm quản lý khách sạn vừa và nhỏ phổ biến tại Việt Nam 

Trong bối cảnh ngành du lịch – khách sạn tại Việt Nam đang phục hồi và phát triển mạnh mẽ, các khách sạn vừa và nhỏ chiếm tỷ lệ lớn trên thị trường. Để vận hành hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp là không thể thiếu. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu top 5 phần mềm quản lý khách sạn được tin dùng nhất hiện nay tại Việt Nam, kèm theo phân tích chi tiết về tính năng, ưu điểm và nhược điểm của từng phần mềm.

1. KiotViet Hotel - Phần mềm “quốc dân” cho khách sạn vừa và nhỏ

KiotViet Hotel là sản phẩm của công ty KiotViet - đơn vị nổi tiếng trong lĩnh vực phần mềm bán hàng và quản lý. Với lợi thế về thương hiệu, phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất được hơn 300.000 chủ kinh doanh sử dụng. Đồng thời, giao diện đơn giản, phần mềm này đang ngày càng được các khách sạn, homestay nhỏ lẻ lựa chọn.

Tính năng nổi bật:
• Quản lý phòng chi tiết theo sơ đồ, theo loại phòng, trạng thái phòng (trống, có khách, sắp đến, sắp trả,…)
• Kết nối hơn 100 kênh OTAs phổ biến (Agoda, Traveloka, Airbnb, Booking.com,...)
• Quét CCCD/Hộ chiếu check in nhanh chóng, khai báo lưu trú online tiện lợi
• Tạo website đặt phòng online hoàn toàn miễn phí, khởi tạo chỉ trong 15 phút
• Kiểm phòng & gửi thông tin kiểm phòng đến lễ tân ngay trên điện thoại
• Quản lý dịch vụ đi kèm như minibar, giặt ủi, thuê xe…
• Tự động tính tiền phòng theo giờ và in hóa đơn chính xác 
• Xuất hóa đơn điện tử tiện lợi và hỗ trợ kê khai thuế trực tiếp
• Thiết lập bảng giá linh hoạt theo giờ nấc bậc thang, theo ngày, theo hạng khách, hạng phòng
• Báo cáo doanh thu, công suất phòng, chi phí theo thời gian thực
• Phân tích kinh doanh thông minh
• Quản lý thẻ phòng khóa từ, hạn chế gian lận, thất thoát
• Theo dõi, quản lý khách sạn từ xa qua app KiotViet Hotel  điện thoại

Ưu điểm:
• Giao diện thân thiện, phù hợp với cả người không rành công nghệ
• Chi phí hợp lý, có nhiều gói linh hoạt theo quy mô
• Hệ sinh thái mở rộng: Có thể kết hợp với phần mềm bán hàng của KiotViet, rất phù hợp với khách sạn có nhà hàng, quán cafe.
• Hỗ trợ khách hàng 24/7, hỗ trợ nhanh chóng, tận nơi hoặc qua các kênh online

Nhược điểm:
Chưa phát triển đầy đủ hết tính năng chuyên sâu, đang phát triển thêm trong thời gian tới. 

Dùng thử miễn phí

2. Hotelogix – Phần mềm PMS quốc tế, thân thiện với khách sạn nhỏ

Hotelogix là phần mềm quản lý khách sạn đến từ Ấn Độ nhưng đã được Việt hóa và sử dụng rộng rãi tại Việt Nam, đặc biệt là trong phân khúc khách sạn 2-3 sao.

Tính năng nổi bật:
• Quản lý đặt phòng từ nhiều nguồn (kênh trực tiếp, kênh OTA qua channel manager).
• Lưu trữ và truy xuất lịch sử khách hàng.
• Tự động cập nhật tình trạng phòng trên website và các nền tảng OTA.
• Hệ thống báo cáo tài chính, phân tích hiệu suất phòng.

Ưu điểm:
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ, dễ kết nối với các kênh bán phòng như Booking.com, Agoda, Traveloka.
• Giao diện mượt mà, hiện đại, dễ đào tạo nhân viên sử dụng.
• Có bản app mobile giúp chủ khách sạn kiểm tra tình hình từ xa.

Nhược điểm:
• Chi phí cao hơn so với phần mềm trong nước.
• Giao diện tuy Việt hóa nhưng vẫn còn một số phần chưa thực sự tối ưu cho người Việt.
• Hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Việt hạn chế nếu không qua đại lý phân phối.

Xem thêm: Phần mềm quản lý Resort, Villa tốt nhất - Miễn phí dùng thử

3. ezCloud Hotel – Giải pháp toàn diện do người Việt phát triển

ezCloud Hotel là sản phẩm của ezCloud – công ty công nghệ chuyên về ngành khách sạn, du lịch. Đây là một trong những phần mềm quản lý khách sạn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam, đặc biệt ở các chuỗi homestay, boutique hotel.

Tính năng nổi bật:
• Quản lý đặt phòng từ OTA, website, walk-in tích hợp trong một màn hình.
• Channel manager – phân phối phòng tự động đến các OTA.
• CRM quản lý khách hàng: lưu trữ thông tin, phân nhóm, remarketing.
• Quản lý nhân sự, chấm công, phân quyền người dùng.
• Quản lý tài sản, kho dịch vụ, vật tư tiêu hao.

Ưu điểm:
• Tính năng phong phú, chuyên sâu, phù hợp cả khách sạn đơn lẻ và chuỗi.
• Phù hợp thị trường Việt: có đầy đủ báo cáo thuế, hóa đơn điện tử theo quy định.
• Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, triển khai nhanh, có mặt tại nhiều tỉnh thành.

Nhược điểm:
• Chi phí không rẻ nếu khách sạn nhỏ chỉ cần tính năng cơ bản.
• Nhiều tính năng khiến giao diện có thể hơi “rối” với người mới dùng.

4. eZee FrontDesk – Phần mềm PMS được tin dùng toàn cầu

eZee FrontDesk là phần mềm quản lý khách sạn đến từ Ấn Độ, có mặt trên hơn 100 quốc gia. Ở Việt Nam, eZee được sử dụng bởi các khách sạn muốn có giải pháp quản lý chuẩn quốc tế.

Tính năng nổi bật:
• Quản lý đặt phòng, chuyển phòng, gộp phòng.
• Tính năng thanh toán đa phương thức: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ.
• Tích hợp POS, nhà hàng, minibar, spa…
• Quản lý nhân sự, phân quyền chi tiết.

Ưu điểm:
• Độ ổn định cao, ít xảy ra lỗi trong vận hành.
• Phù hợp cả khách sạn đơn lẻ và chuỗi có yêu cầu quản lý bài bản.
• Giao diện linh hoạt, nhiều chức năng tự tùy biến.

Nhược điểm:
• Không phù hợp với khách sạn nhỏ nếu không có nhân sự CNTT.
• Chi phí đầu tư ban đầu cao, bao gồm cả phí triển khai và đào tạo.

Xem thêm: Cách cải thiện thứ hạng trên các OTA

5. Cloud PMS (từ myHotel) – Giải pháp "đủ dùng" cho khách sạn nhỏ

Cloud PMS là phần mềm do công ty công nghệ trong nước phát triển, phù hợp với các khách sạn quy mô nhỏ, nhà nghỉ, homestay có lượng khách ổn định.

Tính năng nổi bật:
• Quản lý phòng và đặt phòng đơn giản.
• Ghi nhận chi phí dịch vụ đi kèm.
• Tạo hóa đơn nhanh, lưu trữ dữ liệu đám mây.
• Có app mobile theo dõi báo cáo.

Ưu điểm:
• Chi phí thấp, phù hợp với mô hình nhỏ.
• Dễ triển khai, không cần nhân sự chuyên môn cao.
• Vận hành trên nền tảng cloud, không cần cài đặt phức tạp.

Nhược điểm:
• Thiếu tính năng chuyên sâu, không hỗ trợ quản lý đa chi nhánh.
• Khó tùy biến nếu khách sạn có yêu cầu đặc thù.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp là bước đi quan trọng để nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và tăng trải nghiệm khách hàng. Nếu bạn đang vận hành một khách sạn vừa hoặc nhỏ: KiotViet Hotel phù hợp với người mới bắt đầu, cần sự đơn giản và chi phí hợp lý. Hy vọng bài viết này giúp bạn tìm được công cụ phù hợp để phát triển khách sạn bền vững trong thời đại số hóa!