Tips giảm tỷ lệ đặt phòng no-show trong khách sạn

NO-SHOW (khách đặt phòng nhưng không đến) là vấn đề gây thất thoát doanh thu, ảnh hưởng công suất phòng và làm tăng chi phí vận hành. Tỷ lệ NO-SHOW tại nhiều khách sạn nhỏ lẻ dao động từ 5 - 20%, đặc biệt cao vào mùa du lịch và dịp lễ. Để giảm NO-SHOW, khách sạn cần kết hợp giữa quy trình - trải nghiệm khách - công nghệ. Một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất hiện nay là phần mềm quản lý khách sạn KiotViet Hotel, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ đặt phòng đến xác nhận, nhắc lịch và quản lý các kênh OTAs.

Dưới đây là những tips quan trọng nhất giúp giảm tỉ lệ NO-SHOW một cách bền vững.

1. Thiết lập chính sách đặt phòng & hủy phòng rõ ràng, đồng bộ ngay trên KiotViet và OTAs

Khách thường “bỏ” booking vì chính sách không rõ ràng. Do đó, khách sạn cần:
• Quy định rõ phí hủy phòng, điều kiện hoàn tiền.
•  Áp dụng giá Non-refundable cho mùa cao điểm.
•  Tự động đồng bộ chính sách lên các OTA (Booking, Agoda, Traveloka…) thông qua Kênh Kết Nối OTA của KiotViet Hotel.
Nhờ kết nối này, mọi chính sách đều được đồng bộ 100%, tránh tình trạng chênh lệch thông tin khiến khách hiểu lầm và dẫn tới NO SHOW.

2. Thu cọc - Kiểm soát ngay trong phần mềm

Để giảm khách đặt ảo hoặc bỏ booking:
• Thu cọc trực tiếp khi khách đặt qua điện thoại/website.
• Lưu thông tin cọc hoặc thanh toán đảm bảo ngay trong phần mềm. 
• Với khách đoàn, KiotViet cho phép nhận cọc, lưu tình trạng thanh toán ngay trên booking để nhân viên theo dõi.
• Việc lưu thông tin cọc giúp khách sạn kiểm soát chính xác tình trạng booking và giảm tối đa những trường hợp không đến nhận phòng.

3. Gửi email, SMS hoặc Zalo nhắc lịch tự động từ KiotViet Hotel

Một trong những nguyên nhân NO SHOW phổ biến là khách quên lịch hoặc đặt nhầm.
Với KiotViet Hotel, khách sạn có thể tự động:
• Gửi email/SMS xác nhận ngay sau khi đặt phòng.
• Gửi tin nhắn nhắc lịch trước 1–3 ngày.
• Gửi hướng dẫn check-in, bản đồ Google Maps, hotline.
• Gửi lời cảm ơn + upsell dịch vụ (đưa đón sân bay, nâng cấp phòng…).
Những nhắc nhở tự động giúp khách chủ động phản hồi nếu muốn đổi ngày/hủy → giúp khách sạn giảm đáng kể NO SHOW tự nhiên.

4. Quy trình xác nhận đặt phòng đầy đủ – Tự động hóa trong phần mềm

Quy trình xác nhận chuẩn nên gồm 3 bước:
Bước 1: Khách đặt phòng
Nguồn: trực tiếp, website, OTA, hotline…
Bước 2: KiotViet Hotel tự động tạo booking
Hiển thị thông tin khách, giá, cọc, ghi chú.
Bước 3: Gửi xác nhận
Email/SMS xác nhận được gửi tự động.
Nhờ quy trình này, khách cảm thấy yên tâm rằng booking của họ đã được ghi nhận rõ ràng – từ đó giảm ý định hủy hoặc không đến.

5. Kết nối OTA KiotViet Hotel để tránh overbooking – Nguyên nhân NO-SHOW gián tiếp

Overbooking không kiểm soát khiến khách sạn:
• Từ chối khách đến đúng giờ
• Ngại xác nhận booking
• Hoặc khách nghĩ khách sạn không chuyên nghiệp → tự bỏ booking
KiotViet Hotel có Channel Manager (kênh kết nối OTA) giúp:
• Đồng bộ phòng trống theo thời gian thực.
• Tự động cập nhật giá và số lượng phòng trên các OTA.
• Chặn tình trạng bán trùng phòng (overbooking).
• Giảm lỗi do nhân viên quên cập nhật.
Nhờ hệ thống này, khách sạn trở nên chuyên nghiệp hơn → tăng tỷ lệ khách đến, giảm hủy phút chót.

Dùng thử miễn phí

6. Thiết lập bảng giá linh hoạt theo mùa 

Trong KiotViet Hotel, khách sạn có thể tạo:
• Bảng giá theo ngày thường – cuối tuần – lễ Tết.
• Giá mùa cao điểm/thấp điểm.
• Giá theo loại phòng – gói dịch vụ.
• Giá riêng cho OTA hoặc khách đoàn.
Khi giá đã tối ưu và minh bạch, khách ít có xu hướng đặt nhiều nơi để “giữ chỗ”, từ đó giảm sát suất NO-SHOW.

Xem thêm: 10 chiến lược định giá phòng các chủ khách sạn cần nắm vững

7. Chủ động liên hệ với khách - đặc biệt khách OTA

Nhóm khách OTA có tỉ lệ NO SHOW cao nhất. Vì vậy, ngay khi nhận booking, khách sạn nên:
• Gửi thông điệp xác nhận qua chat OTA.
• Hỏi giờ dự kiến đến (ETA).
• Gửi thông tin vị trí, hướng dẫn check-in.
• Gợi ý dịch vụ sân bay, thuê xe… để tăng gắn kết.
KiotViet giúp nhân viên ghi lại tất cả các cuộc trao đổi vào hồ sơ booking → dễ theo dõi và chăm sóc khách chuyên nghiệp.

Xem thêm: Cách cải thiện thứ hạng khách sạn trên OTAs

8. Theo dõi tỷ lệ NO-SHOW theo nguồn trong KiotViet để tối ưu chiến lược bán phòng

Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết:
• Tỷ lệ khách quá giờ nhận, hủy đặt phòng
• Tỷ lệ theo mùa – theo từng loại phòng.
• Hiệu suất nhân viên nhận booking.
• Nguồn khách có tỉ lệ hủy cao.
Nhờ dữ liệu này, khách sạn có thể:
• Giảm allotment với OTA có tỷ lệ NO-SHOW cao.
• Tăng ưu đãi cho khách đặt trực tiếp.
• Điều chỉnh chính sách cọc phù hợp.
• Dữ liệu chính là “vũ khí” để giảm NO-SHOW bền vững.

9. Đào tạo lễ tân sử dụng KiotViet Hotel để xử lý booking chuẩn xác

Một phần NO SHOW đến từ lỗi nội bộ như nhập sai ngày, quên xác nhận, không gửi thông tin cho khách.
Đào tạo lễ tân sử dụng KiotViet giúp:
• Ghi nhận booking chính xác.
• Kiểm tra phòng trống đúng thời gian thực.
• Cập nhật trạng thái “Đã check-in / Hủy / No Show” đúng chuẩn.
• Gửi nhắc lịch tự động đúng thời điểm.
• Bán lại phòng nhanh nếu phát sinh NO SHOW.
Con người + hệ thống chuẩn = giảm rủi ro vận hành → giảm NO-SHOW.

Để giảm tỷ lệ NO SHOW, khách sạn cần kết hợp giữa chính sách rõ ràng – chăm sóc khách – ứng dụng công nghệ. Việc áp dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet Hotel mang lại lợi thế lớn nhờ: Quy trình xác nhận đặt phòng tự động, gửi email/SMS nhắc lịch nhanh chóng, Kết nối OTA tránh overbooking, Thiết lập bảng giá phòng linh hoạt, Theo dõi tỷ lệ NO SHOW bằng báo cáo chi tiết. 
Khi thực hiện đồng bộ, khách sạn có thể giảm NO SHOW từ 20% xuống dưới 5%, tối ưu doanh thu và nâng tầm trải nghiệm khách hàng.