Tính năng Báo cáo trong phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Minh bạch – Chính xác – Tối ưu hiệu quả vận hành

Trong ngành kinh doanh khách sạn, việc đưa ra quyết định đúng đắn không thể chỉ dựa vào cảm tính. Mọi bước đi, từ tiếp nhận khách, quản lý phòng, đến theo dõi dòng tiền, đều cần dựa trên dữ liệu cụ thể và minh bạch. Đó chính là lý do vì sao tính năng Báo cáo trong phần mềm quản lý khách sạn KiotViet được đánh giá là “trợ lý” không thể thiếu với các chủ khách sạn hiện đại. Hãy cùng khám phá 10 loại báo cáo quan trọng được tích hợp trong phần mềm KiotViet và cách chúng mang lại giá trị thực tiễn cho các khách sạn.

1. Báo cáo cuối ngày – Tổng kết toàn diện một ngày kinh doanh

Đây là nhóm báo cáo "then chốt" được hệ thống tự động tổng hợp vào cuối mỗi ngày, bao gồm:

• Bán hàng: Số lượng đơn hàng, doanh thu theo từng ca làm việc, phương thức thanh toán.
• Thu chi: Tổng hợp các khoản thu, chi nội bộ, chi phí phát sinh, tiền mặt cuối ca.
• Hàng hóa: Kiểm tra tồn kho, nhập – xuất – điều chuyển trong ngày.
• Tổng hợp: Bức tranh tổng thể giúp chủ khách sạn đánh giá hiệu quả hoạt động trong ngày.
• Đặt phòng: Các giao dịch đặt – hủy – trả phòng, tình trạng phòng và công suất sử dụng.

Lợi ích: Giúp chủ khách sạn nắm bắt toàn bộ tình hình hoạt động trong ngày chỉ với một cú nhấp chuột, đặc biệt hữu ích với các khách sạn có nhiều ca làm việc/người trực lễ tân.

2. Báo cáo phòng – Kiểm soát hiệu quả sử dụng

Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về:

• Số lượng phòng đang hoạt động, phòng trống, phòng bị khóa/tạm ngưng.
• Công suất sử dụng theo ngày/tháng/quý.
• Tần suất sử dụng của từng loại phòng.
• Doanh thu theo hạng phòng

Lợi ích: Giúp đánh giá mức độ khai thác từng loại phòng, từ đó đưa ra điều chỉnh giá, khuyến mãi hoặc sắp xếp lại cấu trúc phòng cho phù hợp nhu cầu thị trường.

Xem thêm: Tăng doanh thu khách sạn với KiotViet: Quản lý mọi kênh OTAs trong một nền tảng duy nhất

3. Báo cáo đặt phòng – Quản lý quy trình đặt chỗ thông minh

Báo cáo này tổng hợp:

• Doanh thu theo hạng phòng.
• Công suất sử dụng phòng theo thời gian.
• Công suất sử dụng phòng theo khu vực.

Lợi ích: Nắm bắt xu hướng đặt phòng, điều phối nhân sự và chiến dịch marketing kịp thời, tránh lãng phí nguồn lực và tăng tỉ lệ kín phòng.

4. Báo cáo kênh đặt – Đo lường hiệu quả các nguồn bán phòng

Đối với khách sạn kết nối nhiều kênh bán phòng (Booking, Agoda, Facebook, Zalo…), báo cáo này thể hiện:

• Tỉ trọng doanh thu và lượng booking đến từ từng kênh.
• Doanh thu, lợi nhuận, chi phí hoa hồng (nếu có).
• Hiệu quả theo thời gian: kênh nào mang lại đơn hàng vào mùa cao điểm/thấp điểm.

Lợi ích: Đo lường ROI của từng kênh và điều chỉnh ngân sách quảng bá hợp lý. Có thể tập trung vào các kênh chất lượng thay vì “dàn trải” thiếu hiệu quả.

Dùng thử miễn phí

5. Báo cáo doanh thu – Bức tranh tổng thể về lợi nhuận

Đây là báo cáo được nhiều chủ khách sạn quan tâm nhất, thể hiện:

• Tổng doanh thu theo thời gian (ngày, tuần, tháng…).
• Doanh thu theo từng phòng, loại phòng, nhóm khách hàng.
• Phân tích doanh thu theo ca làm việc, nhân viên phụ trách.
• Biểu đồ trực quan giúp so sánh giữa các giai đoạn.

Lợi ích: Theo dõi tốc độ tăng trưởng và mùa vụ rõ ràng, đánh giá hiệu quả các chương trình giảm giá, combo, hoặc chiến dịch quảng cáo.

6. Báo cáo nhà cung cấp – Quản lý chuỗi cung ứng chặt chẽ

Không chỉ là nơi phục vụ khách lưu trú, khách sạn còn cần quản lý hàng loạt vật tư: đồ dùng phòng, thực phẩm, đồ uống, vật tư tiêu hao... Báo cáo này cho biết:

• Số lượng đơn nhập hàng từ từng nhà cung cấp.
• Giá trị đơn hàng và thời gian thanh toán.
• Lịch sử hợp tác và xếp hạng mức độ nhập hàng từ nhà cung cấp.

Lợi ích: Hạn chế việc nhập hàng từ những nhà cung cấp có chất lượng kém hoặc giao hàng trễ, giúp kiểm soát chi phí và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

Xem thêm: KiotViet Hotel: Giải pháp quản lý và vận hành toàn diện cho ngành lưu trú tại Việt Nam

7. Báo cáo khách hàng – Hiểu khách để phục vụ tốt hơn

Thông tin trong báo cáo bao gồm:

• Lượng khách theo nhóm (khách lẻ, khách đoàn, doanh nghiệp…).
• Tỉ lệ khách quay lại.
• Mức chi tiêu trung bình của từng nhóm khách.

Lợi ích: Giúp khách sạn xây dựng chương trình khách hàng thân thiết, cá nhân hóa dịch vụ và tăng khả năng giữ chân khách.

8. Báo cáo nhân viên – Đo lường hiệu suất & trung thực

Báo cáo này theo dõi:

• Doanh số/đơn hàng do từng nhân viên tạo.
• Tình trạng ca làm việc, thời gian check-in/check-out.

Lợi ích: Tạo môi trường làm việc minh bạch, dễ dàng phát hiện sai sót, đánh giá công bằng hiệu suất nhân viên, hỗ trợ chấm công và khen thưởng đúng người.

Dùng thử miễn phí

9. Báo cáo tài chính – Kiểm soát dòng tiền dễ dàng

Báo cáo này bao gồm:

• Doanh thu – chi phí – lợi nhuận ròng theo thời gian.
• Biểu đồ tài chính tổng hợp.
• Phân tích chi tiết các khoản chi: điện nước, lương nhân viên, vật tư, bảo trì…

Lợi ích: Giúp kiểm soát chi tiêu hiệu quả, cảnh báo sớm nếu dòng tiền âm, và hỗ trợ lập kế hoạch tài chính dài hạn cho khách sạn.

10. Báo cáo hàng hóa – Quản lý tồn kho chính xác

Áp dụng cho khách sạn có bán dịch vụ kèm đồ uống, vật phẩm minibar, thực phẩm…:

• Tồn kho hiện tại theo từng mặt hàng.
• Lịch sử nhập – xuất – hủy hàng.
• Tỉ lệ thất thoát, hàng hết hạn.

Lợi ích: Hạn chế thất thoát, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ, hỗ trợ lên kế hoạch mua sắm hợp lý.

Dùng thử miễn phí

Ngoài các ý trên, tính năng Báo cáo trên KiotViet Hotel được các chủ nhà nghỉ, khách sạn đánh giá cao còn bơi: 

• Giao diện dễ nhìn, dễ thao tác: Dù là chủ khách sạn không rành công nghệ cũng có thể xem báo cáo mọi lúc, mọi nơi.
• Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực: Không cần đợi nhân viên tổng hợp, không sợ sai sót thủ công.
• Biểu đồ trực quan – Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể lọc theo ngày, tháng, ca làm việc, nhóm nhân viên, nhóm khách hàng,…
• Xuất file Excel nhanh chóng: Hỗ trợ kế toán tổng hợp hoặc nộp báo cáo định kỳ.
• Tích hợp đa thiết bị: Xem báo cáo trên máy tính, máy POS, điện thoại di động.

Tính năng Báo cáo trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không chỉ đơn giản là bảng thống kê – đó là một công cụ chiến lược, giúp chủ khách sạn ra quyết định chính xác, kịp thời và dựa trên dữ liệu thực tế. Dù bạn là người điều hành một khách sạn lớn, một nhà nghỉ nhỏ hay một homestay tiện nghi, hệ thống báo cáo toàn diện này đều sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy, hỗ trợ bạn quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tăng lợi nhuận.