Quản lý kênh bán phòng online trên một phần mềm duy nhất 

Trong bối cảnh ngành du lịch và lưu trú phục hồi mạnh mẽ, việc kinh doanh khách sạn không còn gói gọn trong việc chờ khách vãng lai. Để tồn tại và phát triển, các chủ khách sạn phải "phủ sóng" trên mọi mặt trận: từ sàn OTA, Website đến mạng xã hội (Facebook, Zalo). Tuy nhiên, quản lý đa kênh là một "con dao hai lưỡi" nếu không có công nghệ hỗ trợ.
KiotViet Hotel xuất hiện như một giải pháp cứu cánh, giúp đồng bộ hóa mọi kênh bán phòng online trên một phần mềm duy nhất, loại bỏ hoàn toàn các sai sót thủ công và tối ưu hóa lợi nhuận.

1. Thách thức "ngốn tiền" của việc bán phòng đa kênh thủ công

Trước khi áp dụng phần mềm quản lý tích hợp, hầu hết các khách sạn, homestay đều gặp phải những rào cản lớn:
• Overbooking (Đặt trùng phòng): Đây là thảm họa đối với uy tín khách sạn. Khi bạn bán phòng cuối cùng trên Agoda nhưng chưa kịp đóng trên Booking.com, khách vẫn có thể đặt thêm. Kết quả là bạn phải đền phòng hoặc chuyển khách sang đơn vị khác với chi phí đắt đỏ.
• Sai lệch giá và thông tin: Việc cập nhật giá thủ công cho hàng chục kênh vào mùa cao điểm, lễ tết cực kỳ tốn thời gian. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc nhập số 0 cũng có thể gây thiệt hại tài chính nặng nề.
• Phản hồi chậm trên mạng xã hội: Khách hàng thời nay rất thiếu kiên nhẫn. Nếu tin nhắn Fanpage hay Zalo không được trả lời trong 5 phút, họ sẽ tìm đến khách sạn đối thủ.
Sự phụ thuộc quá mức vào OTA: Phí hoa hồng từ 15-25% của các sàn OTA đang bào mòn lợi nhuận của các chủ khách sạn nhỏ.

2. KiotViet Hotel - Hệ sinh thái quản lý bán phòng online tập trung

KiotViet Hotel không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý, bán hàng. KiotViet Hotel là một hệ thống quản lý khách sạn (PMS) tích hợp bộ quản lý kênh (Channel Manager) và công cụ đặt phòng (Booking Engine) hiện đại.

2.1. Đồng bộ 100+ sàn OTA (Booking, Agoda, Expedia, Traveloka...)
Thay vì phải đăng nhập vào hàng chục ứng dụng khác nhau, bạn chỉ cần thực hiện thao tác trên giao diện KiotViet.
• Đồng bộ số lượng phòng trống: Khi có một phòng được đặt ở bất kỳ kênh nào (bao gồm cả khách vãng lai tại quầy), số lượng phòng trên tất cả các sàn còn lại sẽ tự động giảm xuống ngay lập tức.
• Đồng bộ giá bán: Thiết lập giá linh hoạt cho từng sàn hoặc đồng bộ một mức giá chung chỉ với vài cú click chuột.

Xem thêm: Cách cải thiện thứ hạng của khách sạn trên các OTA

2.2. Xây dựng Website đặt phòng hoàn toàn miễn phí
KiotViet hỗ trợ chủ khách sạn tạo Website đặt phòng chuyên nghiệp (Booking Engine) nhằm giảm sự phụ thuộc vào OTA:
• Đặt phòng và thanh toán trực tuyến: Khách hàng có thể kiểm tra hình ảnh phòng, tiện nghi, giá cả và thanh toán đặt cọc ngay trên website.
• Tăng uy tín thương hiệu: Một khách sạn có website riêng sẽ tạo cảm giác tin tưởng hơn cho du khách quốc tế và khách đoàn.
• 0 đồng phí hoa hồng: Toàn bộ doanh thu từ Website thuộc về bạn, không phải chia sẻ cho bất kỳ bên thứ ba nào.

2.3. Quản lý tập trung tin nhắn Fanpage và Zalo OA
Đây là tính năng độc đáo giúp KiotViet Hotel nổi bật hơn các phần mềm khác. Mọi cuộc hội thoại từ Facebook Fanpage và Zalo được tích hợp thẳng vào phần mềm quản lý:
• Hội thoại tập trung: Nhân viên lễ tân không cần mở nhiều tab trình duyệt hay nhiều thiết bị. Mọi tin nhắn đều đổ về một luồng duy nhất.
• Tư vấn và chốt đơn dựa trên dữ liệu thực: Nhân viên có thể vừa chat với khách, vừa nhìn thấy sơ đồ phòng trống thực tế để báo giá chính xác, tránh tình trạng "hứa hão" với khách khi hết phòng.
• Lưu trữ hồ sơ khách hàng: Thông tin từ tin nhắn được tự động lưu vào danh bạ khách hàng trên KiotViet, giúp bạn triển khai các chương trình Remarketing (tiếp thị lại) hiệu quả.

3. Quy trình vận hành "vạn năng" trên một nền tảng duy nhất

Hãy hình dung sự tiện lợi khi mọi thứ đều kết nối với nhau:
• Giai đoạn Đặt phòng: Khách đặt qua Website hoặc nhắn tin Fanpage. Đơn đặt phòng tự động đổ về màn hình quản trị của KiotViet. Trạng thái phòng trên sơ đồ chuyển sang "Đã đặt".
• Giai đoạn Nhận phòng (Check-in): Lễ tân chỉ cần quét thông tin khách, hệ thống tự động kết nối với khóa từ để cấp quyền mở phòng. Mọi thông tin dịch vụ kèm theo được ghi nhận chính xác.
• Giai đoạn Trả phòng (Check-out): Hệ thống tự động tổng hợp hóa đơn bao gồm tiền phòng, phí minibar, giặt là và các dịch vụ phát sinh. In hóa đơn chuyên nghiệp chỉ trong 30 giây.
• Giai đoạn Hậu mãi: Dữ liệu từ Website và mạng xã hội giúp bạn gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật hoặc mã giảm giá cho khách thông qua tính năng quản lý khách hàng của KiotViet.

Dùng thử miễn phí

4. Lợi ích vượt trội về quản trị doanh nghiệp

• Tối ưu hóa hiệu suất sử dụng phòng (Occupancy Rate)
Nhờ tính năng đồng bộ thời gian thực, bạn có thể mở bán 100% lượng phòng trống trên tất cả các kênh mà không sợ rủi ro Overbooking. Điều này giúp tăng cơ hội tiếp cận khách hàng tối đa, đặc biệt vào các khung giờ vàng hoặc mùa cao điểm.
• Kiểm soát thất thoát và gian lận
Với việc mọi giao dịch từ online đến offline đều được ghi lại trên hệ thống, chủ khách sạn dễ dàng đối soát dòng tiền. Bạn có thể biết chính xác đơn hàng nào đến từ sàn nào, đã thanh toán hay chưa, tránh tình trạng nhân viên "quên" ghi sổ hoặc gian lận tiền phòng.
•  Hệ thống báo cáo thông minh, đa chiều
KiotViet cung cấp biểu đồ doanh thu theo nguồn khách:
Kênh nào đang mang lại nhiều khách nhất?
Doanh thu từ Website chiếm bao nhiêu %?
Tỷ lệ hủy phòng trên sàn nào cao nhất? Những dữ liệu này giúp bạn đưa ra quyết định đầu tư marketing chính xác hơn thay vì đoán mò.

Dùng thử miễn phí

Quản lý khách sạn trong thời đại mới không chỉ là dọn phòng sạch hay lễ tân tươi cười, mà là cuộc chiến về tốc độ và sự hiện diện đa kênh. KiotViet Hotel chính là trợ thủ đắc lực giúp bạn giải quyết bài toán vận hành phức tạp, để bạn có thêm thời gian tập trung vào việc chăm sóc trải nghiệm khách hàng.Đừng để khách sạn của bạn bị tụt lại phía sau vì quy trình quản lý thủ công lạc hậu. Hãy để công nghệ KiotViet giúp bạn tối ưu hóa mọi kênh bán phòng, giảm chi phí và bứt phá doanh thu ngay hôm nay!