Quản lý kho hàng bằng Excel có nên không? Cách quản lý hàng hóa trên Excel như thế nào?

Quản lý kho, quản lý hàng hóa bằng Excel là một trong những phương pháp được khá nhiều người sử dụng. Để hiểu và sử dụng hiệu quả Excel trong quản lý cửa hàng, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. Ưu nhược điểm của việc quản lý hàng hóa bằng Excel

1.1. Ưu điểm

Quản lý hàng hóa trên Excel đưa đến khá nhiều lợi ích cho cửa hàng, trong đó có thể kể đến một số ưu điểm nổi bật như:

• - Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Để sử dụng một cách tốt nhất, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.
• - File quản lý riêng biệt: Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và dễ dàng nhất.
• - Cập nhật số liệu đơn giản: Chỉ với các thao tác đơn giản, nhân viên có thể cập nhật các số liệu hàng hóa, giúp việc thống kê hàng xuất nhập nhanh chóng và thuận tiện hơn.

1.2. Nhược điểm

Bên cạnh các ưu điểm, phương pháp quản lý hàng hóa bằng Excel còn tồn tại khá nhiều hạn chế, thậm chí có thể dẫn đến hậu quả xấu cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Dễ nhầm lẫn khi đối tượng file lớn

Khi phải quản lý quá nhiều số liệu, quản lý hàng hóa trên Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ chậm hay dễ sai sót. Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.

Khó quản lý, tính bảo mật thấp

File quản lý hàng hóa bằng Excel thường được lưu trữ trên máy tính chung của cửa hàng, do đó bất cứ ai cũng có thể sửa đổi dữ liệu trong phần mềm. Hơn nữa, Excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên chủ cửa hàng rất khó quản lý cũng như phát hiện nếu có vấn đề xảy ra. Chính khả năng về bảo mật rất kém này nên quản lý hàng hóa bằng Excel dễ dẫn đến tình trạng thất thoát của cửa hàng.

Khó kết hợp báo cáo với bán hàng

Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, chủ cửa hàng rất khó kết hợp hoạt động bán hàng và theo dõi báo cáo. Bởi tính năng của Excel khá hạn chế nên khi phải thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc, hệ thống sẽ dễ gặp sai sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.

Kiểm kho khó khăn

Do Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên hoạt động kiểm kho bằng Excel là rất khó khăn và bất tiện. Chủ cửa hàng sẽ khó có thể đối chiếu số liệu với hàng hóa thực tế, từ đó việc kiểm kho sẽ phải tốn khá nhiều thời gian, công sức mà không đạt được kết quả như mong muốn.

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

2. Cách quản lý hàng hóa trên Excel sao cho đúng

Mẫu Excel quản lý hàng hóa

Hiện nay có hơn một nửa số lượng cửa hàng vẫn đang sử dụng mẫu Excel quản lý hàng hóa trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên vẫn còn nhiều chủ cửa hàng chưa thực sự áp dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất cho cửa hàng. Những chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách quản lý hàng hóa bằng Excel.

2.1 Các kiến thức, công cụ cần thiết phải biết về Excel

Để theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả trên Excel, bạn cần phải trang bị cho bản thân những kiến thức cơ bản về Excel như các hàm tính, các công cụ. Trong đó nổi bật là những vấn đề sau:

• Thao tác trên Excel
• Thao tác xử lý tập tin (tạo mới, lưu, mở, đóng, in, xóa)
• Thao tác trong bảng tính (chèn, xóa cột, đặt tên vùng dữ liệu, sao chép dữ liệu, thiết lập giá trị,…)
• Thao tác định dạng bảng tính, xử lý in ấn
• Các hàm cần biết khi sử dụng Excel
• Hàm SUM (tính tổng)
• Hàm SUMIF (hàm điều kiện)
• Hàm PRODUCT (hàm nhân)
• Hàm AVERAGE (tính giá trị trung bình)
• Hàm MIN, MAX (lọc giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất)
• Hàm VLOOKUP, HLOOKUP

2.2 Nội dung cần có của file Excel quản lý hàng hóa

Bên cạnh các kiến thức về Excel, để quản lý hàng hóa bằng Excel hiệu quả, chủ cửa hàng cần xây dựng những nội dung sau trong file Excel

• Thời gian
• Mã hàng hóa
• Tên hàng hóa
• Số lượng xuất/nhập/tồn kho
• Giá vốn/giá bán

3. Tăng hiệu quả quản lý hàng hóa trên Excel bằng phần mềm bán hàng KiotViet

Để tăng hiệu quả quản lý hàng hóa trên Excel cũng như giúp việc kiểm soát hàng hóa trở nên đơn giản, thuận tiện hơn, các chủ cửa hàng thường sử dụng file Excel kết hợp với những phần mềm bán hàng. Trong đó KiotViet là phần mềm bán hàng được khá nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng với nhiều tính năng nổi bật.

3.1. Phần mềm bán hàng hỗ trợ xuất, nhập hàng hóa từ file Excel

Tính năng nhập xuất hàng hóa từ file Excel của KiotViet

Nhập hàng hóa từ file Excel

Tính năng này của KiotViet sẽ hỗ trợ cho nhân viên trong việc thêm nhiều hàng hóa từ file Excel hay khởi tạo dữ liệu hàng hóa. Đặc biệt nó rất phù hợp với những cửa hàng có số lượng hàng hóa lớn, giúp chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót cho quá trình nhập liệu. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cập nhật thông tin hàng hóa bao gồm tồn kho, từ đó hỗ trợ kiểm kho nhanh chóng và đơn giản hơn.

Xuất danh sách hàng hóa ra file Excel

Hệ thống cho phép xuất toàn bộ dữ liệu hàng hóa từ phần mềm ra file Excel. Như vậy, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trên file xuất ra sau đó nhập dữ liệu trở lại hệ thống. Điều này giúp đảm bảo tính đồng bộ của thông tin cũng như giúp việc theo dõi hàng hóa trở nên dễ dàng hơn.

BỎ EXCEL THEO KIOTVIET

Giao diện quản lý hàng hóa của KiotViet

• Cập nhật thông tin hàng hóa dễ dàng: Tính năng này của KiotViet cho phép người dùng có thể cập nhật thông tin hàng hóa với các thao tác rất đơn giản. Điều này tạo điều kiện cho cửa hàng có thể theo dõi và quản lý hàng hóa chi tiết và chính xác nhất.
• Quản lý hàng hóa không giới hạn: Khi sử dụng phần mềm KiotViet, chủ cửa hàng có thể quản lý số lượng hàng hóa lớn mà không lo lắng đến tình trạng nhầm lẫn như Excel. Hàng hóa sẽ được quản lý theo nhóm, giúp hoạt động quản lý đồng bộ và thuận tiện hơn rất nhiều.
• Kiểm kho nhanh chóng: Tính năng kiểm kho cho phép chủ cửa hàng kiểm tra tình hình hàng tồn kho rất đơn giản chỉ với thiết bị cầm tay như điện thoại hay máy tính bảng. Số lượng hàng hóa có trong kho sẽ được thể hiện chi tiết, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi kiểm kho.
• Đồng bộ thông tin báo cáo: Báo cáo về hàng hóa trên KiotViet được thể hiện đồng bộ, chi tiết trên hệ thống theo từng ngày hay từng tháng. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hàng hóa và có được kế hoạch nhập/xuất hàng hợp lý.

Cách quản lý hàng hóa trên Excel tuy đơn giản và tiết kiệm chi phí nhưng vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế khi sử dụng. Vì vậy sử dụng Excel kết hợp phần mềm bán hàng trong quản lý hàng hóa sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho chủ cửa hàng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các chủ cửa hàng áp dụng hiệu quả cho hoạt động quản lý hàng hóa cho cửa hàng.