Phân phối khách thông minh: Doanh thu cao hơn, tỷ lệ lấp đầy cao hơn, chi phí thấp hơn

Trong kinh doanh khách sạn, việc “phân phối khách” – tức là đưa phòng đến đúng người, đúng kênh, vào đúng thời điểm – đã và đang trở thành yếu tố sống còn. Không chỉ đơn thuần là đẩy phòng lên nhiều OTA, mà quan trọng là phải tối ưu hiệu quả phân phối, giúp tăng doanh thu, nâng tỷ lệ lấp đầy và giảm chi phí một cách hợp lý.

1. Tăng doanh thu nhờ chọn đúng kênh phân phối – đúng cách

Ở Việt Nam, nhiều khách sạn nhỏ và vừa thường phụ thuộc quá nhiều vào một số kênh OTA phổ biến như Booking.com hay Agoda, Traveloka. Điều này giúp có lượng khách ổn định ban đầu, nhưng về lâu dài lại tạo ra tình trạng lệ thuộc – nơi chi phí hoa hồng cao "ăn mòn" lợi nhuận.

Chị Dung, chủ một khách sạn 18 phòng tại Hội An, từng chia sẻ:

“Trước kia khách sạn gần như chỉ sống nhờ Booking.com, hoa hồng 18–22%, đỉnh điểm mùa cao điểm có lúc gần 30%. Lúc đó doanh thu có cao nhưng sau khi trừ hoa hồng, điện nước, lương lễ tân, thì lời chẳng bao nhiêu.”

Chị bắt đầu chuyển hướng sang phân phối đa kênh: thêm đặt phòng trực tiếp trên fanpage, chạy quảng cáo Zalo, tối ưu Google My Business. Chỉ trong 3 tháng, tỷ lệ đặt trực tiếp tăng từ 10% lên 35%, giúp chị giữ lại phần lớn lợi nhuận mà không phải tăng giá phòng.

Bài học rút ra:

• Không nên dồn toàn bộ doanh thu vào OTA.
• Tận dụng các kênh chi phí thấp như website, fanpage, Zalo OA để thu hút khách hàng đặt trực tiếp.
• Cần hệ thống giúp quản lý giá phòng đồng bộ giữa các kênh, tránh trường hợp lệch giá hoặc oversell.

Xem thêm: Giải thích về Thuế khách sạn năm 2025: Mức thuế, loại thuế và cách thức hoạt động

2. Tỷ lệ lấp đầy cao hơn: Bán được phòng ngay cả trong ngày thấp điểm

Tại Việt Nam, các khách sạn vừa và nhỏ thường đối mặt với tình trạng lấp đầy không ổn định – nhất là mùa thấp điểm hoặc giữa tuần. Trong nhiều trường hợp, dù phòng còn trống nhưng không có khách đặt vì khách không tìm thấy thông tin, hoặc thấy giá quá cao so với mặt bằng chung.

Anh Tùng – chủ một khách sạn 12 phòng ở Đà Lạt – từng gặp tình trạng này:

“Cứ đầu tuần là trống, cuối tuần kín mít. Khách sạn nằm trong hẻm nên nếu không đặt qua mạng thì rất ít người biết. Trước kia mình chỉ giảm giá trên Booking, nhưng vẫn không có khách vì giá giảm không đồng bộ với các kênh khác.”

Anh quyết định áp dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet Hotel có tính năng tự động điều chỉnh giá linh hoạt theo ngày và kết nối với nhiều OTA, đồng thời tạo chương trình ưu đãi cho khách đặt qua fanpage. Kết quả, từ mức lấp đầy 40–50% vào đầu tuần, anh nâng lên gần 80% chỉ sau 2 tháng nhờ chiến lược giảm giá hợp lý, hiển thị phòng ở nhiều nơi và chăm sóc khách đặt lại.

Góc nhìn thực tiễn:

• Thị trường khách du lịch nội địa ở Việt Nam có xu hướng đặt sát ngày (last-minute) và nhạy cảm với giá. Vì vậy, cần linh hoạt điều chỉnh giá và khuyến mãi.
• Một số phân khúc như khách công tác, khách vãng lai, đi vào ngày thường nên cần ưu đãi riêng và có tệp khách hàng riêng để chăm sóc.
• Tự động điều chỉnh giá theo tỷ lệ lấp đầy sẽ giúp bạn không cần giảm giá đại trà, mà vẫn bán được phòng vào thời điểm khó.

3. Chi phí vận hành thấp hơn nhờ phân phối tập trung và kiểm soát dễ dàng

Nếu không có hệ thống phân phối hợp lý, chi phí ẩn sẽ dồn dập từ nhiều phía: nhân sự nhập tay dữ liệu, sai lệch giá, overbooking, mất thời gian chỉnh sửa từng kênh một. Những lỗi nhỏ như vậy lặp lại mỗi ngày sẽ khiến tổng chi phí tăng vọt, nhất là ở các khách sạn vừa và nhỏ vốn có ngân sách vận hành giới hạn.

Một khách sạn 25 phòng tại Vũng Tàu từng bị trùng phòng 2 lần trong 1 tuần, do nhân viên nhập tay đặt phòng từ Facebook mà quên cập nhật lại trên Booking. Hệ quả là khách đến không có phòng, phải bồi thường và nhận đánh giá 1 sao.

Sau sự cố, chủ khách sạn đã đầu tư phần mềm KiotViet Hotel có kết nối API trực tiếp với các kênh OTA, Fanpage, Website. Khi có khách đặt phòng, hệ thống tự động cập nhật tình trạng phòng trên tất cả các nền tảng trong vài giây. 

Thực trạng tại Việt Nam

• Nhân lực khách sạn nhỏ thường đa nhiệm, ít ai chuyên trách quản lý kênh. Việc phân phối thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro.
• Nhiều chủ khách sạn ngại đầu tư phần mềm, nhưng lại đang mất rất nhiều tiền mỗi tháng vì các lỗi nhỏ: sai lệch giá, hoa hồng cao, trùng đặt, không theo dõi được hiệu quả kênh.
• Việc quản lý tập trung không chỉ giúp giảm chi phí, mà còn giảm áp lực công việc cho lễ tân, giúp chăm sóc khách tốt hơn.

Xem thêm: Giải pháp phát hành hóa đơn điện tử miễn phí trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet – Đáp ứng đúng quy định từ 1/6/2025

4. Tối ưu phân phối khách – không cần lớn vẫn kinh doanh hiệu quả

Một sai lầm phổ biến trong tư duy của nhiều chủ khách sạn nhỏ là cho rằng chỉ những khách sạn lớn, có nhiều phòng mới có thể tạo ra doanh thu cao và vận hành hiệu quả. Nhưng thực tế tại Việt Nam đã chứng minh: khách sạn 10–15 phòng vẫn có thể đạt lợi nhuận rất tốt, miễn là bạn có chiến lược phân phối thông minh.

• Thứ nhất, về doanh thu

Một khách sạn quy mô nhỏ nếu phân phối đúng kênh và điều chỉnh giá linh hoạt hoàn toàn có thể khai thác được 85–90% tiềm năng doanh thu. Trong khi trước đây, nhiều nơi chỉ đạt khoảng 60–70% vì phụ thuộc vào một hoặc hai kênh truyền thống như OTA, không kiểm soát được tỷ lệ hủy đặt hoặc không khai thác được khách quay lại.

• Thứ hai, về tỷ lệ lấp đầy

Tình trạng phổ biến ở nhiều khách sạn nhỏ là chỉ kín phòng vào cuối tuần, còn đầu tuần hoặc giữa tuần lại rơi vào cảnh “đèn mờ - phòng trống”. Tuy nhiên, sau khi áp dụng các giải pháp phân phối đồng bộ, tự động điều chỉnh giá theo ngày và tung ưu đãi vào thời điểm thấp điểm, tỷ lệ lấp đầy trung bình trong tuần có thể nâng từ mức 50–60% lên 80–90%, thậm chí cao hơn trong mùa cao điểm.

• Thứ ba, về tỉ lệ khách đặt trực tiếp

Khách sạn nhỏ thường ít có đội ngũ marketing nên việc kéo khách đặt trực tiếp bị bỏ ngỏ. Tuy nhiên, nếu bạn đầu tư vào website có chức năng đặt phòng đơn giản, kết hợp chạy remarketing qua fanpage, Zalo hoặc gửi mã ưu đãi cho khách cũ, thì hoàn toàn có thể nâng tỷ lệ đặt trực tiếp từ mức dưới 10% lên 30–40%. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí hoa hồng OTA.

• Cuối cùng, là chi phí vận hành

Nhiều khách sạn nhỏ vận hành thủ công, dẫn đến cần nhiều nhân lực và dễ phát sinh lỗi như nhập nhầm thông tin, đặt trùng phòng hoặc quên cập nhật giá. Khi áp dụng phần mềm quản lý có kết nối đa kênh, việc cập nhật phòng – giá – tình trạng được tự động hóa hoàn toàn. Nhờ đó, chủ khách sạn không chỉ giảm được 1–2 vị trí vận hành mà còn cắt giảm 20–30% chi phí phát sinh hàng tháng do sai sót.

Dùng thử miễn phí

Khi thị trường khách du lịch ngày càng cạnh tranh, chi phí tăng, nhân sự khó tuyển và giữ, thì việc phân phối khách thông minh chính là chiếc chìa khóa giúp khách sạn nhỏ vẫn có thể “sống khỏe”.

Nếu bạn đang tìm một giải pháp quản lý giúp phân phối phòng đồng bộ đa kênh, kiểm soát giá – phòng – đặt chỗ trên một nền tảng duy nhất, thì phần mềm quản lý khách sạn KiotViet sẽ là công cụ đáng để trải nghiệm. Với tính năng quản lý phân phối đa kênh, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và cải thiện lợi nhuận ngay từ tháng đầu sử dụng.