Phần mềm quản lý resort, villa tốt nhất - Miễn phí dùng thử

Hiện nay, hầu hết các resort, villa đều vận hành một cách thủ công qua sổ sách, giấy tờ và gặp không ít rắc rối trong quá trình quản lý. Sử dụng phần mềm để quản lý hiệu quả, khoa học hơn là nhu cầu cấp thiết đối với nhiều chủ khách sạn ở thời điểm hiện tại. KiotViet Hotel là lựa chọn của nhiều resort, villa hiện nay. Phần mềm được thiết kế riêng dành cho villa, resort với nhiều tính năng chuyên biệt, hiện đại với giao diện đơn giản, dễ dùng. 

Những vướng mắc trong quản lý vận hành tại các resort, villa 

Quản lý resort, villa cần đảm bảo việc vận hành phải diễn ra trơn tru, phối hợp ăn ý giữa các bộ phận. Tuy nhiên, thực tế có nhiều cơ sở kinh doanh gặp nhiều khó khăn trong quản lý vận hành. Dưới đây là những khó khăn phổ biến!

• Kiểm soát số lượng khách, số lượng đặt phòng
Rất nhiều khách hàng đặt villa, đặt phòng resort quá số lượng người lưu trú nhưng lại không khai báo đúng để tránh phụ thu. Điều này gây khó khăn cho quản lý khi không nắm được số lượng thực tế. Khách sạn cần có danh sách lưu trú hoặc chính sách phụ thu rõ ràng để tránh trường hợp trên. 

• Chậm trễ checkin, check out khiến khách chờ lâu
Đặc thù khi check-in tại các villa, resort là check-in theo đoàn đông rất mất thời gian, nhân viên lễ tân cần nhập tay thông tin từng khách. Khi check-out cũng cần kiểm phòng lâu khiến khách chờ đợi và không hài lòng. Đây là một trong những lý do khách hàng thường đánh giá không cao chất lượng dịch vụ của resort. 

• Thường xuyên bị overbooking do đồng bộ thủ công trên OTAs
Resort đang gặp tình trạng thiếu đồng bộ giữa các kênh bán phòng (website, OTA, đại lý, trực tiếp) dẫn đến sai lệch số lượng phòng trống, dễ gây overbooking (trùng lặp đặt phòng). Đồng thời vẫn thiếu công cụ kiểm tra tức thì tình trạng phòng, nhân viên không cập nhật được thông tin phòng theo thời gian thực. Quá trình nhận đặt cọc, thanh toán thủ công rất tốn công sức xác nhận và dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. 

• Khó nắm bắt các loại chi phí, doanh thu tình trạng vận hành
Chi phí vận hành của khu resort, villa là khoản chi phí khá lớn, cần được giám sát, kiểm tra chặt chẽ. Từ hóa đơn nhập hàng, mua nguyên liệu, vật tư khách sạn nên được tổng hợp và lưu trữ để tra cứu dễ dàng. Rất nhiều chủ kinh doanh vẫn có thói quen ghi ghép, lưu trữ qua sổ sách, giấy tờ không được tự động cập nhật. 

KiotViet Hotel giúp quản lý resort, villa dễ dàng, hiệu quả hơn

•  Quản lý đặt phòng, theo dõi phòng trống thông minh
Dễ dàng theo dõi phòng trống, đặt phòng mới, điều chỉnh đặt phòng, nhận phòng, trả phòng ngay trên màn hình trực quan. Chỉ cần nhập thông tin tìm kiếm, phần mềm sẽ gợi ý ngay các phòng, ngày còn trống phù hợp, tiết kiệm thời gian tư vấn, tìm phòng. 
Sau khi đặt phòng thành công, KiotViet Hotel sẽ tự động gửi email, tin nhắn xác nhận đặt phòng cho khách, tăng tính chuyên nghiệp. Khách hàng cũng có thể chủ động đặt phòng trực tuyến qua website & fanpage tích hợp với KiotViet. Từ đó, giúp bộ phận lễ tân, đặt phòng khách sạn có thể quản lý phòng hiệu quả hơn. 

Xem thêm: Phân phối khách thông minh - Doanh thu, tỷ lệ lấp đầy cao hơn

• Quét CCCD, tự động nhập thông tin khách hàng - Checkin đoàn đông siêu nhanh 
Lễ tân hay chủ resort, villa không cần mất công nhập tay thông tin khách hàng nữa. Giờ đây, KiotViet Hotel đã có tính năng quét CCCD bằng camera điện thoại, chỉ 3 giây, tất cả thông tin trên CCCD đều được điền tự động, giúp tiết kiệm đến 30% thời gian checkin, đặc biệt đối với đoàn đông, đây là giải pháp hiệu quả để khách hàng không còn phải chờ đợi lâu, đồng thời giám sát chặt chẽ số danh sách khách lưu trú của từng đoàn. 

• Đồng bộ phòng trống tự động trên các kênh OTAs, tránh overbooking
Hiện tại, KiotViet đã kết nối với hơn 100 OTAs: Agoda, Booking.com, Traveloka, Airbnb,...giúp chủ resort, villa có thể quản lý các kênh trên một nền tảng duy nhất. Mỗi khi có khách đặt phòng, hủy đặt, phần mềm tự động cập nhật trạng thái phòng trên tất cả các kênh khác, giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng overbooking.
Khi có thay đổi về giá phòng – ưu đãi – chính sách, bạn chỉ cần chỉnh một lần duy nhất trên phần mềm KiotViet, hệ thống sẽ tự động đồng bộ tới tất cả các kênh.
Thay vì nhớ từng tài khoản, mật khẩu của các OTAs khác nhau, giờ đây bạn chỉ cần đăng nhập phần mềm KiotViet là đã có thể điều chỉnh toàn bộ. Giao diện thân thiện, dễ thao tác – kể cả với nhân viên lễ tân không quá rành công nghệ.

Xem thêm: OTA - Xu hướng bán phòng mang lại cả cơ hội & thách thức cho các chủ khách sạn

Dùng thử miễn phí

• Ghi nhận và gộp tất cả chi tiêu của khách trong thời gian lưu trú
Hầu hết các resort, villa đều có thêm các dịch vụ ngoài lưu trú như: Ăn uống, spa, tour, bar, minibar, giặt ủi,.. Chủ kinh doanh cần ghi nhận kịp thời các dịch vụ khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú để thanh toán chính xác, tránh quên ghi, thu thiếu ảnh hưởng đến doanh thu. KiotViet Hotel hỗ trợ ghi nhận, cộng tổng hợp toàn bộ các chi tiêu của khách hàng để thanh toán khi checkout, hạn chế tối đa thất thoát doanh thu. 

• Tính tiền phòng tự động, thanh toán & xuất hóa đơn điện tử chuẩn quy định 
Không cần ghi nhớ ngày giờ vào, ra của khách nữa, KiotViet tự động tính tiền theo ngày, theo giờ. Chỉ cần xác nhận giờ trả phòng, hệ thống sẽ tự động tính thời gian sử dụng (dựa trên thời gian check in, check out) và tổng tiền mà khách cần phải trả. Phần mềm cũng hỗ trợ thanh toán theo nhiều hình thức: Chuyển khoản, tiền mặt, quét mã QR Code tiện lợi và linh hoạt. 
Phần mềm cũng hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử miễn phí đầy đủ chữ ký số, chuẩn quy định nhà nước, giúp chủ resort, villa không còn bối rối với quy định mới và sẵn sàng đáp ứng Nghị định một cách dễ dàng, thuận lợi. 

Xem thêm: Giải pháp phát hành hóa đơn điện tử miễn phí trên KiotViet Hotel

Dùng thử miễn phí

• Báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công suất phòng theo thời gian thực
Dù không có mặt thường xuyên tại resort hay villa, chủ kinh doanh vẫn có thể nắm bắt được doanh thu, lợi nhuận & công suất bán phòng theo từng ngày, giờ cụ thể. KiotViet Hotel luôn gửi thông báo về điện thoại của chủ cơ sở khi phát sinh bất kỳ giao dịch nào từ nhận phòng, trả phòng, thanh toán,...Dễ dàng xem tổng quan tình hình kinh doanh qua các báo cáo được thể hiện bảng biểu đồ trực quan trên điện thoại, laptop. 

Ngoài ra, phần mềm quản lý resort, villa KiotViet còn có rất nhiều tính năng quản lý khác như kiểm phòng, quản lý nhân viên, quản lý phòng & hạng phòng,...Các chru resort, villa đang tìm kiếm phần mềm giúp quản lý hiệu quả, giảm gánh nặng giấy tờ, sổ sách & tiết kiệm thời gian thì đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ngay nhé!