Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel - có nên dùng?

Các chủ nhà hàng hầu hết đều đã từng đau đầu bởi những vấn đề phát sinh như báo cáo, tính tiền, kiểm soát nhân viên, nguyên vật liệu. Để giải quyết vấn đề này, một số nhà quản lý nảy ngay lên trong đầu ý nghĩ là áp dụng một phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, cụ thể là bằng excel. Tuy nhiên cái gì cũng có giá của nó, hãy cùng phân tích ưu điểm và nhược điểm của giải pháp này để từ đó các chủ nhà hàng có thể cân nhắc giải pháp phù hợp cho mình, kiểm soát chính xác và kịp thời công việc kinh doanh một cách an nhàn mà hiệu quả.

1 - Ưu điểm của phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel

1.1. Miễn Phí
Đây là ưu điểm không thể loại trừ khi dùng một giải pháp miễn phí, cụ thể là chủ cửa hàng không cần phải chịu thêm một khoản tiền để giải quyết vấn đề trên. Có nhiều quan điểm cho rằng tiền nào của nấy, nhưng trên thực tế có rất nhiều thứ miễn phí về tiền bạc mà lại vô cùng hữu ích, ví dụ như các phần mềm mã nguồn mở, hay những sản phẩm của những nhà phát triển chỉ vì "đam mê" mà không quan tâm đến tiền bạc. Tuy nhiên với ngành nhà hàng nói riêng chưa chắc chắn là sẽ có một sản phẩm free mà lại tốt như vậy.
1.2. Dễ làm quen bước đầu
Bởi vì excel là một công cụ rất cơ bản, với một số người có kiến thức về kế toán hoặc đã được tiếp xúc với excel từ lâu thì việc làm quen với một phần mềm dựa trên những chức năng của excel sẽ có cảm giác dễ dàng. Đặc biệt với những nhà phát triển phần mềm quản lý bằng excel miễn phí chủ yếu làm khi có thời gian rảnh thì yếu tố đơn giản được đặt lên hàng đầu: các thao tác được sắp xếp một cách "thuận tiện", với nhiều phần mềm do không có chi phí để đầu tư nên giao diện thường ở mức xấu, không được chăm chút. Tuy nhiên về những thao tác đầu tiên khi sử dụng phần mềm chủ yếu là dễ tìm và dễ hiểu.
1.3. Làm được các chức năng chính
Điều đương nhiên đối với phần mềm không mất tiền dạng này thì không đòi hỏi các chức năng cao cấp. Đa phần các phần mềm free đều đáp ứng được những chức năng cực kỳ cơ bản cho công việc. Nếu bạn là một chủ cửa hàng, mới chỉ nghĩ đến những công việc thường ngày, những vấn đề thường gặp thì lựa chọn giải pháp này có lẽ là đã đủ. Tuy nhiên, đa phần những nhà quản lý có kinh nghiệm đều ý thức được rằng có nhiều vấn đề ít xuất hiện hơn, nhưng ảnh hưởng của nó còn to lớn gấp nhiều lần các vấn đề thường gặp. Chưa kể việc áp dụng phươn án này sẽ không khiến cho công việc tại nhà hàng trở nên chuyên nghiệp, không giúp được những nhà quản lý, các bộ phận marketing khai thác và nâng cao chất lượng dịch vụ qua những chương trình tích điểm, combo, khuyến mãi, và thậm chí là báo cáo thống kê theo khung giờ riêng hay quản lý chính xác việc sử dụng nguyên vật liệu trong chế biến.

2 - Nhược điểm của phần mềm quản lý bằng excel

2.1.  Thực tế rất khó dùng
Như có đề cập ở phần trên, các phần mềm dạng này có điểm dễ dang làm quen bước đầu, tuy nhiên thực tế sử dụng lâu dài sẽ phát sinh rất nhiều sự cố. Dường như để sử dụng phần mềm một cách trơn tru thì chỉ có một mình nhà phát triển đã viết ra nó mới có thể sử dụng được. Hơn thế nữa, khi đã dùng miễn phí thì các dịch vụ đi kèm như tài liệu mô tả hướng dẫn hay điện thoại hỗ trợ khi có sự cố, là những điều không tưởng. Do đó, các phần mềm dạng này đều có rất ít người sử dụng, hầu hết người dùng đăng ký sử dụng đều là muốn thử trước, và thường là không có khách hàng nào sử dụng lâu dài.
2.2. Không có đủ chức năng quản lý
Trong nhà hàng, có rất nhiều công việc mà người quản lý muốn nâng cấp, từ chức năng nhỏ như in hóa đơn tại bếp, xử lý khi khách muốn chuyển bàn/gộp bàn, đến những chức năng lớn hơn như quản lý nguyên vật liệu, quản lý khách hàng, xây dựng hệ thống tích điểm hay khách hàng thân thiết, thậm chí là nhu cầu giảm bớt thời gian trông coi tại nhà hàng mà vẫn nắm bắt được tình hình kinh doanh qua điện thoại di động. Và còn vô vàn các nhu cầu "nho nhỏ" phát sinh theo thời gian, không thể một lúc liệt kê hết ra được. Như vậy thì một phần mềm với chức năng quản lý cơ bản là không bao giờ đủ.
2.3. Tốn nhiều chi phí
Thực tế cho thấy việc sử dụng phần mềm miễn phí sẽ chỉ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, sẽ còn phát sinh rất nhiều chi phí khác không phải tiền mặt. Đầu tiên phải kể đến chi phí thời gian: các thao tác sử dụng phức tạp và không thuận tiện sẽ làm tăng thời gian xử lý công việc, thậm chí nhân viên còn thấy được là thà làm thủ công còn hơn. Tiếp theo là chi phí nâng cấp, khi bạn đã thiết lập các thông tin cơ bản cho việc bán hàng, bạn có thể tiếc công nhập liệu ban đầu mà yêu cầu nhà phát triển làm thêm tính năng cho quản lý, đến lúc này số tiền mà bạn cần trả không chỉ sẽ bù cho khoản miễn phí ban đầu mà còn phải bù cho những người dùng khác không muốn trả thêm phí, chỉ có vậy thì nhà phát triển mới có thể chấp nhận yêu cầu của bạn. Ngoài ra còn cần phải kể thêm những sự cố ngoài ý muốn như mất điện, hỏng máy, lỗi win,... những sự cố này hoàn toàn có thể xóa sạch các dữ liệu bạn đang dùng và đáng tiếc nhất là bạn sẽ mất toàn bộ các thông tin về khách hàng và kinh doanh, nếu chuyển những chi phí này thành tiền thì chắc bạn sẽ giật mình về thiệt hại.

3 - Tổng kết

So sánh ưu và nhược điểm, các chủ cửa hàng sẽ tự đưa ra được câu trả lời là nên dùng hay không nên dùng tùy thuộc vào hoàn cảnh của mình. Tuy nhiên, nhiều người sẽ thắc mắc là tại sao vẫn còn có những phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel. Thực tế là do có cầu thì sẽ có cung, và do tâm lý làm việc của người việt còn chuộng đồ miễn phí, đồ rẻ, đa phần không dám đầu tư, hoặc không có đủ thông tin để đánh giá và lựa chọn các giải pháp khác.
Lời khuyên được đưa ra ở đây là nếu bạn có nhu cầu áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, hãy chọn những phần mềm được nhiều người dùng nhất, có hệ thống hỗ trợ nhanh và đầy đủ nhất, liên tục cập nhật những tính năng mới, để những nhà quản lý có thể toàn tâm toàn ý phát triển công việc kinh doanh của mình.